Nos domaines de formation :

Formation Cycle certifiant Assistant(e) Secrétaire

full learning orsys Blended learning : fiche descriptive
Cycle Certifiant
Blended learning
Durée : 11 jours
Réf : KSS
Prix  2018 : 4860 € H.T.
Remises non applicables
Pauses et déjeuners offerts
  • Programme
  • Composition
  • Participants / Prérequis
  • Intra / sur-mesure
Programme

Ce cycle certifiant vous permettra de maîtriser toutes les compétences dans votre métier d'assistant(e), en positionnant votre rôle dans l'organisation. Vous verrez comment gagner du temps dans la rédaction et la gestion de vos messages et comptes rendus de réunion. Enfin, vous découvrirez les principales fonctions du pack Office 2010 de Microsoft pour améliorer votre productivité quotidienne.

Objectifs pédagogiques

  • Exploiter les principaux outils bureautiques
  • Mettre en œuvre les méthodes et outils d'une bonne organisation
  • Entretenir des relations constructives
  • Améliorer la qualité des écrits
  • Assurer un classement efficace et pertinent

Tutorat

Chaque participant bénéficie de l’assistance d’un tuteur affecté à ce cycle chargé de répondre à ses questions, de l’accompagner dans l’utilisation des modules e-learning et de s’assurer de sa bonne progression tout au long du cycle de formation.

Travaux pratiques

Tests, exercices écrits ; mises en situation sur cas ; analyse des résultats en groupe.

Méthodes pédagogiques

Le stage OOA doit être suivi avant le stage ASS. Les stages CLA, CAT et PNR peuvent être suivis à n'importe quel moment dans le cycle.
PROGRAMME DE FORMATION

Le métier d'assistant(e) et secrétaire

  • Positionner son rôle d'assistant(e) et secrétaire dans l'organisation.
  • Etre une force de proposition et se faire reconnaître dans la culture de l'organisation.
  • Démarche et outils de base de la gestion de son activité : lister les activités et déterminer le degré de priorité.
  • Définir efficacement ses priorités selon l'urgent et l'important.
  • Gérer les interruptions : téléphone, visites et situations imprévues, changement de priorité, distractions.
  • Les principes de gestion de l'agenda (papier et électronique). Gérer l'agenda de son manager.
  • Organiser les réunions et manifestations professionnelles.
  • Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie.
  • Faire passer un message avec diplomatie. Formuler une critique de manière constructive et savoir dire non.
  • Gérer les tensions et les conflits.

Travaux pratiques
Test sur les capacités d'organisation. Identification des voleurs de temps et recherche de solutions. Elaboration de ses priorités ; construction d'un plan de journée. Préparation d'une réunion. Mises en situation sur cas de gestion de conflits.

E-Learning

    Blended learning   Les principes clés de la communication

    Classer utile, rapide, efficace

    • Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.
    • Les engagements et les objectifs personnels de chacun.
    • Rationaliser son espace de travail et réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation.
    • Connaître les différents outils pour une vue globale : to-do list, carte conceptuelle.
    • Organiser le classement sur ordinateur.
    • Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers informatiques et utiliser les astuces de rangement sur la messagerie.
    • Mettre en place un classement compréhensible par tous.
    • L'archivage : gestion des documents, procédure de sécurité, contrôle des accès aux fichiers.
    • Découvrir la GED.

    Travaux pratiques
    Difficultés rencontrées dans les tâches de classement des documents. Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place. Plan d'action : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour élaborer son plan de classement.

    E-Learning

      Blended learning   Diagnostiquer l’organisation de votre travail et de vos priorités
      Blended learning   Utiliser les outils pour mieux planifier son temps
      Blended learning   Maîtriser les perturbateurs

      Communiquer efficacement par mail

      • Définir son objectif de communication.
      • Proposer un contenu synthétique.
      • L'intention du message et la forme du message.
      • Structurer ses messages et organiser ses idées en plan.
      • Opter pour la bonne argumentation et hiérarchiser ses arguments.
      • Adopter un style pertinent et créer des titres clairs et percutants.
      • Privilégier les temps qui traduisent l'assertivité du rédacteur.
      • Choisir un vocabulaire précis et adapté à la cible.
      • Gérer sa messagerie : choisir judicieusement ses destinataires. Identifier le rôle de l'interlocuteur.
      • Stocker efficacement ses mails. Créer des dossiers et sous-dossiers de classement.

      Travaux pratiques
      Définir des plans. Travailler des messages : sujet, objectif, structure, argumentaire. Rédaction de messages. Manipuler les titres, les locutions, les temps, le vocabulaire, etc. Mise en pratique des techniques d'optimisation de la messagerie et des communications par email.

      E-Learning

        Blended learning   Communiquer efficacement par mail
        Blended learning   Rédiger un mail efficace

        Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunion

        • Qu'est-ce que la prise de notes ? Quels sont les rôles du compte rendu ?
        • Prendre des notes efficacement. Identifier votre objectif : informer, expliquer... Comprendre l'intérêt de vos lecteurs.
        • Pratiquer l'écoute active et sélective. Filtrer l'information : messages essentiels et secondaires, superflu à éliminer.
        • Cartes heuristiques en tant qu'outil principal pour la prise de note.
        • Savoir abréger : constituer son système d'abréviations. Utiliser des symboles et liens logiques entre les informations.
        • Construire la structure du compte rendu : choisir un plan en fonction de vos objectifs.
        • Organiser les paragraphes. Ecrire un brouillon.
        • Présenter (objet, ordre du jour, présents, etc.) le compte rendu.
        • Rédiger les titres et sous-titres. Rédiger avec des phrases courtes et claires, en s'adaptant aux lecteurs.

        Travaux pratiques
        Simulation de réunions. Les participants prennent les notes associées et font une restitution au groupe. Débriefing collectif. Les participants réalisent le plan du compte rendu et font un premier brouillon qui sera progressivement transformé en compte rendu final.

        E-Learning

          Blended learning   Prise de notes efficace

          Exploiter efficacement Word, Excel, PowerPoint, Outlook 2010

          • Prise en main du poste de travail.
          • Word : créer des documents professionnels.
          • Excel : maîtriser les tableaux.
          • PowerPoint : parfaire votre communication.
          • Outlook : communiquer efficacement.

          Travaux pratiques
          Créer un document modèle. Insérer et présenter un tableau. Effectuer des calculs, trier et filtrer. Créer et modifier efficacement une présentation PowerPoint. Personnaliser l'affichage d'Outlook. Utiliser les outils de suivi des messages, les règles automatiques. Organiser l'agenda.


          Journée de certification

          Cette journée est destinée à valider les connaissances acquises au cours du cycle certifiant "Assistant(e) Secrétaire". Ce cycle permet de maîtriser toutes les compétences dans votre métier d'assistant(e), en positionnant votre rôle dans l'organisation.

          Certification

          Dans le cadre de cette journée, les participants auront à passer des épreuves écrites et un entretien individuel avec l'examinateur.
          PROGRAMME DE FORMATION

          Présentation des épreuves

          • Présentation du déroulement de la journée de certification.
          • Prise de connaissance des documents et questions des participants.

          Etudes de cas

          • Etude de cas sur la réalisation de mails.
          • Etude de cas sur la réalisation d'un plan de classement
          • Etude de cas sur la réalisation d'un compte-rendu.
          • Etude de cas sur la réalisation d'une présentation PowerPoint.

          Mises en situation

          • Préparation individuelle et simulation de deux entretiens avec l'examinateur sur la relation assistant(e) / manager .
          • Préparation individuelle et simulation avec l'examinateur de deux entretiens sur la relation assistant(e) / collègue.
          Composition
          Participants / Prérequis

          » Participants

          Ce cycle s'adresse aux assistant(e)s et aux secrétaires.

          » Prérequis

          Aucun.
          Intra / sur-mesure
          Programme standard     Programme sur-mesure
          Oui / Non

          Vos coordonnées

          Dates de sessions

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          PARIS

          Horaires

          Les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
          Les participants sont accueillis à partir de 8h45.
          Pour les stages pratiques de 4 ou 5 jours, les sessions se terminent à 15h30 le dernier jour.
          Formations conseillées
          Filières métiers
          Thème associé