Formation développement personnel

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• Positionner son rôle d'assistant(e) et secrétaire dans l'organisation
• Gérer son temps et organiser ses tâches
• Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie

Cette formation s'adresse aux assistant(e)s et aux secrétaires.

Aucune connaissance particulière.

Tests, exercices écrits ; mises en situation sur cas ; analyse des résultats en groupe.

Positionner son rôle d'assistant(e) et secrétaire dans l'organisation

- La définition de la fonction et ses implications : le rôle et le statut.

- L'étendue du champ d'action de l'assistant(e) et secrétaire.

- Se faire reconnaître dans la culture de l'organisation.

- Comprendre les enjeux du rapport avec le management

- Définir et maintenir les paramètres d'une bonne collaboration.

- Comment "manager son manager".

- Les attitudes réactives et proactives.

- Etre une force de proposition.

Gérer son temps et organiser ses tâches

La démarche et les outils de base de la gestion de son activité

- Les lois et principes de la gestion du temps.

- Fixer et lister les objectifs.

- Lister les activités.

- Déterminer le degré de priorité.

- Les facteurs associés à une bonne gestion de l'activité.

- Des solutions applicables à la perte de temps et d'énergie.

- Eviter les tensions contre-productives.

- Eviter les surcoûts.

- Dégager du temps libre pour gérer les imprévus.

- Analyser son emploi du temps.

- Des solutions applicables à la perte de temps et d'énergie.

- Analyser son emploi du temps.

Connaître ses "voleurs" de temps

- Quels sont vos voleurs de temps ?

- Gérer les interruptions : téléphone, visites et situations imprévues, changement de priorité, distractions.

- Le manque d'objectifs, de planification, de priorités.

- La volonté d'en faire trop, l'incapacité à dire " non ".

- Le manque d'organisation.

- Les réunions mal préparées.

- L'information incomplète ou en retard.

- L'absence de classement des informations.

- La mauvaise définition des responsabilités.

- Les conséquences de la perte de temps.

- Analyse des causes : dans l'organisation et les causes individuelles.

Définir efficacement ses priorités

- Définir des objectifs.

- Elaborer la matrice des priorités de son poste.

- Définir et lister les priorités, l'urgent et l'important.

- Elaborer un plan de journée.

- Organiser les réunions et manifestations professionnelles.

- L'organisation matérielle d'une réunion.

- Les principes de gestion de l'agenda (papier et électronique).

- Gérer l'agenda de son manager.

Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie

- Les attitudes dans les relations en face-à-face.

- Faire passer un message avec diplomatie.

- Savoir argumenter et convaincre.

- Formuler une critique de manière constructive.

- Négocier avec son manager.

- Gérer les tensions et les conflits.