Formation organisation personnelle

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• Définir et comprendre les caractéristiques d'un classement
• Organiser et " faire vivre " son classement
• Analyser l'information et choisir une méthode de classement simple et efficace
• Organiser le classement sur ordinateur
• Faciliter l'accès de tous à l'information
• La procédure de classement
• L'archivage
• Découvrir la GED

Toute personne amenée à organiser le classement de ses propres dossiers et la gestion de la documentation.

Aucune connaissance particulière.

Alternance d'apports théoriques et d'exercice pratiques : à partir d'éléments concrets basés sur l'expérience de chaque participant, analyse et amélioration de son efficacité

Définir et comprendre les caractéristiques d'un classement

- Un dossier pour quoi faire ? information, action...

- Un dossier pour qui, pour quand ? sous quelle forme ?

- Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.

- Les différents outils et méthodes de classement.

- Choisir les bons critères.

Organiser et " faire vivre " son classement

- Instaurer une logique commune.

- Les principaux effets d'une mauvaise organisation personnelle.

- Avoir le réflexe organisation.

- Le confort de travail.

- Les engagements et les objectifs personnels de chacun.

- Rationaliser son espace de travail.

- Réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation.

Analyser l'information et choisir une méthode de classement simple et efficace

- Analyser l'information à traiter dans son service.

- Identifier les atouts et contraintes.

- Mettre en oeuvre les quatre principes du classement.

- Connaître les différents outils pour une vue globale : Todolist, carte conceptuelle.

- Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs.

Organiser le classement sur ordinateur

- Choisir une arborescence claire pour tous.

- Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers.

- Utiliser les astuces de rangement sur la messagerie.

Faciliter l'accès de tous à l'information

- La démarche pour réorganiser le classement existant d'un service.

- Elaborer un plan de classement.

- Structurer ses dossiers de façon pratique.

- Faire coïncider le classement papier et informatique.

- Mettre en place un classement compréhensible par tous : le tri et la restructuration des dossiers.

La procédure de classement

- Qui emprunte ? Utilité de la fiche.

- Qui reclasse ? Où ? Comment ?

- Définir les procédures.

L'archivage

- Gestion des documents. Procédure de sécurité.

- Contrôle des accès aux fichiers.

- Durée légale de conservation des documents.

Découvrir la GED

- Les apports essentiels de la GED (Gestion Électronique des Documents).