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Politique de protection des données personnelles

Le groupe ORSYS est soucieux de la protection des données personnelles de ses clients. Il s'engage à assurer le meilleur niveau de protection en conformité avec les réglementations européennes et françaises qui lui sont applicables en matière de protection des données personnelles. Pour toute information sur la protection des données personnelles, vous pouvez également consulter le site de la Commission Informatique et Liberté www.cnil.fr.

Quels sont nos principes en matière de traitement des données personnelles ?

Au regard de la réglementation en vigueur, les traitements de vos données personnelles effectués par ORSYS s’appuient sur les principes suivants :

  • Les données collectées sont proportionnelles aux finalités des traitements.
  • Les finalités de chaque traitement sont déterminées, explicites et légitimes.
  • Les traitements sont licites, loyaux et transparents.
  • Les données collectées font l’objet de mesures de sécurité, tant organisationnelles que techniques.

Qui est le responsable du traitement de mes données personnelles ?

On appelle responsable du traitement la société qui définit pour quel usage et comment vos données personnelles sont utilisées. Pour les données personnelles collectées sur nos sites Web et applications mobiles, ou lors de vos contacts avec nos équipes commerciales (études de besoin, commandes, suivis de dossiers…), le responsable du traitement est :

ORSYS
1 Parvis de la Défense, la Grande Arche, Paroi Nord, 92044 Paris La Défense
RC Nanterre: 482 761 160

Pourquoi ORSYS collecte mes données personnelles

ORSYS utilise vos données personnelles principalement pour les finalités suivantes :

  • La gestion des commandes de formation et de la relation client, la réalisation effective des formations

    Nos clients sont pour la très grande majorité des entreprises privées et des organismes publics, et quelques fois des particuliers. Nous avons besoin des informations qui vous concernent pour la gestion des commandes de formation professionnelle passées par votre employeur, ou par vous-même, et les suites de celle-ci. Par exemple : l’inscription à une session de formation inter, intra ou à une session e-learning ; l’envoi de vos convocations ou de vos identifiants de connexion à notre plateforme LMS (Learning Management System) ; l’accueil dans nos centres et salles de formation ; la réalisation de la prestation de formation et le suivi des périodes de formations effectuées ; l’évaluation des connaissances ; le suivi de la relation client tel que la réalisation d'enquêtes de satisfaction ; la gestion des réclamations et du service après-vente.

  • La personnalisation de nos services et les messages que nous vous adressons

    Les données vous concernant nous permettent d'améliorer les services que nous vous proposons et les communications que nous vous adressons. Par exemple : nous pouvons vous adresser des emails personnalisés ou vous recommander des formations en rapport avec celles que vous avez déjà suivies et qui correspondent à vos centres d'intérêts.

  • La connaissance client, les statistiques et les performances de notre site

    Nous pouvons utiliser des données anonymes pour analyser l'activité de notre site et améliorer les services que nous proposons. Nous effectuons des mesures d'audience, nous mesurons par exemple le nombre de pages vues, le nombre de visites du site, ainsi que l'activité des visiteurs et leur fréquence de retour. Nous pouvons utiliser les données vous concernant pour établir des statistiques internes liées à votre relation commerciale avec ORSYS.

Quelles sont les données personnelles qui sont collectées me concernant ?

Quelles données ?

Concernant nos clients, prescripteurs de formation (interlocuteurs du département formation, de la direction des ressources humaines, acheteurs, directeurs et managers opérationnels), les données personnelles collectées et traitées sont principalement les noms, prénoms et coordonnées professionnelles (entreprise, fonction, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone), quelques données de connexion, l’historique de commandes, et toute autre information communiquée spontanément si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement.

Concernant les participants aux formations ORSYS, les données personnelles sont collectées soit auprès de l’employeur, soit auprès du participant lui-même lors de l’inscription. Il s’agit principalement du nom, du prénom, des coordonnées professionnelles (nom de l’employeur, profession, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone), de quelques données de connexion, des évaluations des formations suivies, des auto-évaluations sur l’acquisition des connaissances, et toute autre information communiquée spontanément si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement.

La collecte des données du participant auprès de l’employeur répond à l’obligation légale de formation des employeurs vis-à-vis de leurs salariés. La collecte des données auprès du participant lui-même répond à l’obligation légale visée au paragraphe précédent ou à l’exécution d’une action de formation professionnelle telle que prévue à l’article L 6313-1 du Code du travail. Les données collectées sont alors nécessaires à la réalisation de l’action.
Le cas échéant, en application de l’article D 5211-3 du code du travail, ORSYS peut collecter des informations sur d’éventuelles situations de handicap afin de prévoir les adaptations nécessaires au déroulé de la formation.

Ces informations ne sont conservées que jusqu'à la fin de la formation. Elles sont alors retirées de nos systèmes et nous n’en gardons aucune trace.

Quand ?

Nous collectons les informations que vous nous fournissez notamment quand :

Pour les prescripteurs de formation (interlocuteurs du département formation, de la direction des ressources humaines, acheteurs, directeurs et managers opérationnels…)

  • Vous demandez la création d’un compte client Espace Pro.
  • Vous effectuez une commande sur l’un nos sites Web, applications mobiles ou auprès de nos équipes commerciales (email ou formulaires Web).

Pour les personnes qui suivent une formation ORSYS

  • Vous utilisez un compte MyOrsys pour récupérer les ressources pédagogiques d’une formation que vous avez suivie.
  • Vous évaluez une formation que vous avez suivie.
  • Vous naviguez sur nos sites Web et applications mobiles et consultez nos produits de formation.
  • Vous contactez notre Service Client.

Pour tous

  • Vous soumettez une demande d’information.
  • Vous nous envoyez une demande d’inscription à l’un de nos évènements gratuits

Lors d’une collecte en ligne, le caractère obligatoire ou facultatif des données vous est signalé par un astérisque.

Quelles sont les communications que je suis susceptible de recevoir ?

  • Emails de service

    Suite à une commande ou dans le cadre de la gestion d'un contrat vous recevrez des emails afin de vous permettre de suivre votre commande ou l'exécution de votre contrat (confirmation de commandes, organisation des formations, récupération des documents administratifs...). Ces messages de service sont nécessaires à la bonne exécution des commandes et services que vous avez sollicités. La réception de ces informations n'est pas liée aux choix que vous aurez exprimés pour la réception des communications à vocation commerciale.

  • Emails commerciaux et newsletters

    En devenant client et si vous ne vous y êtes pas opposé, vous pourrez recevoir des informations et offres d’ORSYS par email. Ces messages vous permettent de vous tenir informés de l'actualité d’ORSYS, de l’évolution de son offre de formation, du remplissage des sessions, et d’événements type conférences d’actualités (séminaires et webinaires). Nous mesurons le taux d'ouverture de nos envois électroniques afin de les adapter au mieux à vos besoins.

  • Courriers postaux

    Si vous ne vous y êtes pas opposé, vous pourrez recevoir des offres et informations par courrier, par exemple nos catalogues généraux ou thématiques.

Sur quelle base légale et pour quelles durées mes données personnelles sont-elles traitées ?

Le traitement de vos données personnelles est justifié par différents fondements (base légale) en fonction de l'usage que nous faisons des données personnelles. Vous trouverez ci-dessous les bases légales et durées de conservation que nous appliquons à nos principaux traitements.

Bases légales des traitements

Parmi les bases légales applicables :

  • Le contrat : le traitement des données personnelles est nécessaire à l'exécution du contrat auquel vous avez consenti.
  • Le consentement : vous acceptez le traitement de vos données personnelles par le biais d'un consentement exprès (case à cocher, contact email ou téléphonique avec votre commercial ORSYS). Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
  • L'intérêt légitime : ORSYS a un intérêt commercial à traiter vos données qui est justifié, équilibré et ne vient pas porter atteinte à votre vie privée. Sauf exception, vous pouvez à tout moment vous opposer à un traitement basé sur l'intérêt légitime en le signalant à ORSYS.
  • La loi : le traitement de vos données personnelles est rendu obligatoire par un texte de loi.

Durées de conservation

La plupart des données (informations de votre compte client, historique de commandes…) sont conservées tant que vous êtes un client « actif » et pendant une durée de 5 ans à compter de votre dernière activité. Vos données sont ensuite archivées avec un accès restreint pour une durée supplémentaire pour des raisons limitées et autorisées par la loi (paiement, demandes d’anciens documents comme une attestation de formation ou un diplôme...). Passé ce délai, elles sont supprimées.

Finalité du traitement Base légale Durée de conservation en base opérationnelle Archivage Observations utiles
Gestion des commandes de formations ou de services associés Contrat 5 ans à compter de la dernière activité 5 à 10 ans Un client est actif par exemple lorsqu'il passe une inscription pour l’un de ses collaborateurs ou lui-même, suit une formation, rencontre l’un de nos commerciaux ou se connecte à son compte.
Utilisation du compte Espace Pro (pour les prescripteurs) ou MyOrsys (pour les participants) Contrat 5 ans à compter de la dernière activité 5 à 10 ans Un client prescripteur est actif par exemple lorsqu'il procède à un achat, récupère des documents administratifs ou se connecte à son compte Espace Pro. Un client participant est actif lorsqu’il a suivi une formation ou se connecte à son compte MyOrsys.
Envoi de documents par courrier postal (prospection commerciale) par ORSYS Intérêt légitime 5 ans à compter de la dernière activité N/A Dans le cadre de la gestion de votre compte client, vous pourrez recevoir des communications papiers d’ORSYS concernant ses produits ou services (catalogues généraux et thématiques, plaquettes…). Vous pouvez vous y opposer dès la création du compte puis à tout moment.
Envoi de messages par email (prospection commerciale électronique) par ORSYS Intérêt légitime 5 ans à compter de la dernière activité N/A Dans le cadre de la gestion de votre compte client, vous pourrez recevoir des communications électroniques d’ORSYS concernant ses produits ou services. Vous pouvez vous y opposer dès la création du compte puis à tout moment.
Partage des données au sein du groupe ORSYS à des fins de connaissance client Intérêt légitime 5 ans à compter de la dernière activité 5 à 10 ans Vous pouvez signaler à tout moment votre opposition au partage des informations au sein du groupe ORSYS par courrier postal ou électronique.

Quelles sont les mesures prises pour sécuriser mes données ?

ORSYS prend des mesures techniques et organisationnelles pour interdire l'accès non autorisé ou la divulgation de données :

  • L’accès à nos locaux et à nos environnements informatiques sont sécurisés.
  • L’accès, le partage, et le transfert de données sont sécurisés.
  • Nos collaborateurs amenés à accéder aux données personnelles sont formés aux exigences de confidentialité.

Qui sont les destinataires de mes données ?

Transmission de données à des sous-traitants

Les données que nous collectons peuvent être transmises aux prestataires (sous-traitants) auxquels ORSYS fait appel pour la réalisation de ses formations dans le cadre des finalités mentionnées ci-avant, principalement dans le cadre de la réalisation effective des formations en présentiel ou en distanciel.

Partage des données au sein du groupe ORSYS

Les données vous concernant peuvent également être transmises aux autres sociétés filiales du groupe ORSYS à des fins d'étude et de connaissance client. Pour connaître la liste à jour des entités du groupe susceptibles d'être destinataires de vos données vous pouvez en faire la demande.

Partage des données avec des tiers

ORSYS partage uniquement vos données, et à minima, avec les prestataires nécessaires à la réalisation de ses formations et avec des sociétés qui collectent et certifient des Avis Clients. Dans ce dernier cas les données échangées (votre prénom, la première lettre de votre nom, votre avis sur l’une de nos formations) ne permettent pas de vous identifier de façon nominative.

Comment exprimer mes choix sur l'usage de mes données ?

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement ou formuler une opposition concernant les usages de vos données :

  • Par email à rgpd@orsys.fr
  • Par courrier à l'adresse : ORSYS, Traitement des données personnelles, 1 Parvis de la Défense, La Grande Arche, Paroi Nord, 92044 Paris La Défense.
  • Si vous possédez un compte, en ligne dans votre Espace Pro (pour les prescripteurs de formation) ou dans votre MyOrsys (pour les participants à nos formations).

Tous nos emails publicitaires contiennent un lien de désinscription, vous permettant d’exprimer à tout moment votre opposition à l’utilisation de votre adresse email.

Quels sont mes droits au regard de l'utilisation des données personnelles ?

Conformément à la règlementation sur la protection des données personnelles, vous pouvez exercer vos droits (accès, rectification, suppression, opposition, limitation et portabilité le cas échéant) en écrivant à rgpd@orsys.fr ou par courrier ORSYS, traitement des données personnelles, 1 Parvis de la Défense, la Grande Arche, Paroi Nord, 92044 Paris La Défense. Afin de nous permettre de répondre rapidement, nous vous remercions de nous indiquer vos nom(s) / prénom(s), société, adresse email professionnelle utilisée dans votre relation avec ORSYS, ainsi que la modification souhaitée. Certaines demandes d'exercice de vos droits (droit d'accès) devront être accompagnées de la photocopie d'un titre d'identité portant votre signature afin de vérifier votre identité et préciser l'adresse à laquelle doit vous parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d'un mois suivant la réception de la demande.

Vous disposez par ailleurs, du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.

ORSYS dispose d'un Délégué à la Protection des données personnelles (DPO) chargé de garantir la protection des données personnelles. Vous pouvez contacter le DPO d’ORSYS à l'adresse dpo@orsys.fr (hors exercice de vos droits qui s'effectuent principalement à l'adresse rgpd@orsys.fr).

Mes données sont-elles transférées en dehors de l'Union Européenne ?

Vos données collectées dans le cadre de votre relation commerciale avec ORSYS ne sont pas transmises en dehors de l’Union Européenne.

Qu'en est-il des données personnelles des mineurs ?

Les services d’ORSYS ne sont pas destinés aux mineurs, en conséquence ORSYS ne traite pas de données concernant spécifiquement les mineurs.

Quels sont les Cookies utilisés ?

Nous utilisons des cookies pour collecter des statistiques de navigation sur nos sites Web au moyen de Google Analytics.

Quelles sont les données collectées par les applications mobiles ?

Utilisation de vos données en lien avec l'application ORSYS

Si vous utilisez l'application mobile ORSYS, certaines données personnelles peuvent être collectées par les éditeurs des systèmes d'exploitation utilisés dans votre téléphone mobile ou votre tablette. Nous vous invitons à prendre connaissance des politiques de confidentialité des éditeurs de système d'exploitation (iOS, Android, Windows...) afin de connaître l'utilisation qui est faite de vos données par les éditeurs de système d'exploitation en tant que responsables de traitement.