Sus correos electrónicos son a menudo el primer reflejo de su profesionalidad. Algunos errores aparentemente menores pueden ralentizar tus proyectos, confundir tus mensajes o dañar tu credibilidad. He aquí los 10 errores comunes... y buenas prácticas para evitarlos.
1. Objeto ausente o poco claro
❌ Un objeto vago ("Info", "Request") no da ninguna indicación.
✅ Utilice un objeto claro y procesable: "Actas de la reunión - para validar antes del viernes"..
2. Gestión incorrecta de los destinatarios (Para / CC / CCO)
❌ Olvidarse de un destinatario clave o copiar a todos hace más engorroso el intercambio.
Regla simple:
- À = personas directamente afectadas
- Cc = para información
- Cci = uso excepcional, para preservar la confidencialidad
3. Abuso de "Responder a todos
❌ Inunda los buzones innecesariamente.
✅ Antes de hacer clic, pregúntate: "¿Quién necesita realmente leer mi respuesta?".
4. Falta de claridad sobre la acción esperada
❌ El destinatario no sabe qué hacer.
✅ Utiliza palabras directas: "Por favor, devuélvame el documento validado antes de las 14:00 horas del martes..
5. Contenido descuidado
❌ Errores, frases largas, texto indigesto.
✅ Estructure su correo electrónico :
- 1 idea = 1 párrafo
- Palabras clave en negrita si es necesario
- Revisión sistemática antes del envío
6. Tono inadecuado
❌ Demasiado seco, familiar o agresivo.
✅ Adapta tu tono al contexto y al destinatario. Un correo electrónico no deja de ser un escrito → da prioridad a la claridad y la cortesía.
7. Ausencia de expresiones de cortesía
❌ Un mensaje sin abrir o cerrar aparece bruscamente.
✅ Siempre al menos :
- Inicio: "Hola [Nombre],"
- Fin: "Gracias de antemano / Saludos cordiales".
8. Mala gestión de los embargos
❌ Olvidar o adjuntar el documento equivocado.
✅ Añade tus piezas antes de para escribir su correo electrónico. Y nómbrelos claramente ("Contrato_ProyectoX_v2.pdf).
9. Respuesta tardía o ausencia de respuesta
❌ Bloquea los proyectos y empaña su fiabilidad.
✅ Si necesita más tiempo, por favor, acuse recibo : "Roger, me pondré en contacto contigo el jueves..
10. Mala sincronización
❌ Enviar un correo electrónico no urgente a las 10 de la noche o en fin de semana puede suponer una presión innecesaria.
✅ Utilizar el programación diferida para programar la entrega para la mañana siguiente.
En resumen, un buen correo electrónico es claro, estructurado y cortés. Le ahorra tiempo... y credibilidad.
