Tu ordenador es una herramienta de uso diario... pero también es un terreno de juego ideal para el desorden digital: archivos guardados con prisas, descargas desordenadas, documentos duplicados... El resultado: pierdes tiempo, te fastidias y tu ordenador acaba ralentizándose. Aquí tienes las mejores prácticas para tener un ordenador despejado, eficiente y rápido.
Consejo nº 1: tu mesa debe estar casi totalmente vacía.
Más que un espacio de almacenamiento, sólo debe servir como zona temporal para los archivos que esperan ser archivados. Un escritorio desordenado ralentiza el ordenador y aumenta considerablemente el tiempo de búsqueda.
1 - Organice sus archivos de forma inteligente
Tres métodos sencillos y eficaces:
✔️ Ordenar por proyecto
Ideal si gestiona tareas, expedientes o actividades por separado.
➡️ Cree una carpeta para cada proyecto y, a continuación subcarpetas documentos, imágenes, presupuestos, entregables, etc.
✔️ Ordenar por tipo de archivo
Perfecto si determinados archivos afectan a varios proyectos.
➡️ Ejemplos: Imágenes, PDF, Hojas de cálculo, Documentos Word.
✔️ Utilizar atajos (alias)
Un acceso directo permite encontrar un archivo en varios sitios... sin duplicarlo.
➡️ Práctico para crear «puentes» entre tus carpetas.
2 - Priorización eficaz
Una buena jerarquía facilita la búsqueda de archivos y para evitar el desorden que se acumula con el paso de las semanas. El método más fiable se basa en una clasificación cronológico, porque aprovecha la capacidad natural del ordenador para ordenar automáticamente por orden alfabético... lo que resulta lógico si los nombres empiezan por la fecha.
✔️ ¿Por qué empezar por la fecha?
Porque un ordenador siempre clasifica los elementos del más pequeño al más grande (por orden alfabético o numérico).
Utilización de la AAAA-MM-DD, garantiza la clasificación automática de más antiguo a más reciente.
Ejemplos:
- 2024-12-15
- 2025-01-03
- 2025-11-26
Este formato es ideal para :
- seguir el progreso de un proyecto,
- encontrar fácilmente la versión correcta de un archivo,
- poner orden borrando los documentos obsoletos.
✔️ ¿Qué formato debo utilizar?
La misma historia de siempre:
➡️ AAAA-MM-DD
Puedes añadir el tiempo si tienes muchas versiones:
➡️ AAAA-MM-DD_HHhMM
Ejemplo completo:
2025-11-26_10h30_Rapport-mensuel.docx
✔️ ¿Dónde incluir la fecha?
Al principio del nombre del archivo, nunca al final.
Esto garantiza una clasificación inmediata y una visión cronológica coherente.
✔️ ¿Cuándo no debe utilizarse la fecha?
Cuando el documento es intemporal :
- un modelo,
- un folleto,
- un documento administrativo permanente,
- una carpeta «Fotos» organizada por eventos (en la que priman otras lógicas).
En estos casos, clasificamos por categoría y no por fecha.
3 - Poner nombre a los archivos
Asignar correctamente un nombre a sus archivos evita duplicaciones, facilita las búsquedas y crea una coherencia duradera. Una buena nomenclatura se basa en tres pilares Un orden lógico, palabras clave claras y una estructura idéntica en todo el texto.
✔️ Una nomenclatura sencilla, estable y sistemática
Definir una estructura fija y reutilizable. Ejemplo recomendado:
FECHA + PALABRA CLAVE PRINCIPAL + DESCRIPCIÓN
Por ejemplo:
- 2025-09-12_ClientX_Compte-rendu-reunion.pdf
✔️ Reglas de oro para nombrar correctamente sus archivos
1. Utilice siempre los mismos separadores
Lo más práctico :
- _ (guión bajo)
- - (guión)
Evita las lagunas que pueden ser un problema en algunos sistemas.
2. Elija palabras clave coherentes
La palabra clave principal se utiliza para identificar :
- un proyecto (ClientX, ProjetAlpha...)
- una categoría (Factura, Administrativo, Presupuesto...)
- un uso (Reunión, Informe, Fotos...)
⚠️ Usos siempre las mismas palabras :
Por ejemplo: siempre «Reunión», no una vez «Reunión», una vez «Reunión», una vez «Rdv».
3. Añada una descripción breve pero útil
He aquí algunos ejemplos:
- Informe
- Resumen
4. Evitar las trampas clásicas
- nombres vagos documento.pdf, final.docx, version2.doc
- caracteres especiales : / \ * # @ ? !
- títulos demasiado largos se vuelven ilegibles
- fechas al final evitar la clasificación automática
- acentos : a veces leído incorrectamente por algunos sistemas
5. Comprobar la coherencia general
Una buena nomenclatura puede reconocerse por lo siguiente:
- todos los archivos similares tienen nombres similares,
- la clasificación se hace sin esfuerzo,
- los duplicados saltan inmediatamente a la vista.
✔️ Ejemplo de nomenclatura lista para usar
Puede utilizar este modelo universal:
YYYY-MM-DD_MainKeyword_Description
Ejemplos:
- 2025-02-03_Admin_Dossier-Assurance
- 2025-06-14_ProjetAlpha_Compte-rendu-V1
4 - Creación de modelos organizativos
Ahorra tiempo configurando una plantilla de archivo estándar.
Por ejemplo, cada nuevo proyecto incluye automáticamente :
- 01_Admin
- 02_Documentos
- 03_Visuales
- 04_Entregables
- 05_Archivos
Además de ser claro, es tranquilizador: ya no piensas en cómo organizar, sólo guardabosques.
5 - Utilizar bien las subcarpetas
No hace falta abusar de ellos, pero pueden marcar una verdadera diferencia.
Ejemplos útiles:
- Facturas
- Recomendaciones
- Textos
- Contratos
- Fotos
El objetivo: aclarar, no complicar.
6 - Ordenar regularmente
Planificar con antelación tres zonas de clasificación fácil de gestionar :
📌 Por clasificar
Para los expedientes recientes, que se organizarán próximamente.
📌 Para archivar
Para documentos útiles pero más activos.
➡️ Conservar para futuras consultas o proyectos.
📌 Descartar
Porque un ordenador más ligero significa una mente más ligera.
Consejo
Programe un ritual de clasificación: 10 minutos cada viernes o a final de mes.
Al igual que con una oficina física, un poco cada semana es mejor que una gran limpieza anual.
