Cada día redacta correos electrónicos, informes, informes o propuestas comerciales... Pero le falta tiempo y le cuesta encontrar las palabras adecuadas. La inteligencia artificial (IA) puede ayudarle a mejorar su productividad editorial, desde la primera idea hasta el texto final. Françoise Landuré, consultora en comunicación, le guía paso a paso para utilizar la IA generativa de forma concreta y razonada. Descubra herramientas accesibles y ejemplos prácticos para transformar su forma de escribir, conservando al mismo tiempo su singularidad.
Para redactar un texto profesional, hay que seguir varios pasos. En primer lugar, recopilar y organizar las ideas, luego redactar, releer y corregir. Por último, aumentar el impacto mediante títulos y elementos visuales. Las herramientas de IA generativa pueden ayudarle en cada uno de estos pasos. Existen IA generalistas como ChatGPT, Copilot, le Chat, Claude o Gemini. Otras herramientas también pueden servir para usos específicos, como redactar un informe o realizar una presentación. A continuación le explicamos cómo sacar partido a estas diferentes soluciones a lo largo del proceso de redacción.
La IA para empezar más rápido: encontrar ideas y estructurar tus escritos
¿Empezar un texto es para usted la tarea más laboriosa? La IA le ayuda a superar este obstáculo generando rápidamente ideas inspiradoras. Por ejemplo: un enfoque para una nota interna, argumentos para un informe, un hilo conductor para una presentación. Los modelos de IA conversacional estimulan la reflexión y amplían sus perspectivas. También destacan en la síntesis y el análisis de contenidos existentes, mediante copiar y pegar o un documento descargado.
Una vez encontradas las ideas, la IA se convierte en una aliada para organizarlas. Puede redactar un resumen o proponer un plan detallado. También puede clasificar la información en forma de listas jerárquicas o tablas claras.
Existen numerosas herramientas y funciones que facilitan esta etapa de reflexión y preparación. Por ejemplo, la búsqueda en la web (a través de ChatGPT o la IA dedicada Perplexity, por ejemplo) complementa tus conocimientos con información específica. Además, puede crear mapas mentales para plasmar sus ideas y resaltar las conexiones entre ellas. La IA los genera automáticamente, ya sea en forma de texto o directamente de manera visual si se trata de una IA especializada (XMind AI, Mindmeister AI, etc.).
Es posible generar mapas más específicos y complejos utilizando indicaciones más elaboradas.
Testimonio
«Para recopilar información, lo cual lleva mucho tiempo, utilizo ChatGPT como motor de búsqueda avanzado. Por ejemplo, para evaluar empresas: hay que analizar muchos datos, comprender los modelos de negocio de las empresas, su mercado, la competencia, etc. También lo utilizo para aprender cosas. Por ejemplo, tenía que crear un gráfico en Excel y no sabía cómo hacerlo: ¡ChatGPT me dio las instrucciones en 5 minutos!». Maud, contable (fuente: Philonomist)
Escribir con fluidez: la IA como copiloto de la escritura
Una vez que hayas establecido tu plan, la IA generativa puede convertir tus ideas en un texto coherente. Para obtener un resultado relevante, todo depende de la calidad de tus instrucciones (o prompt). Cuanto más precise el objetivo, el público objetivo, el contexto, el formato y el tono deseado, más adecuada será la respuesta. Incluso es posible proporcionar un ejemplo (uno de sus escritos anteriores, un contenido redactado por su departamento de comunicación...) o solicitar una redacción «al estilo de» (un autor conocido, un humorista...) para definir el tono.
La IA domina las buenas prácticas de redacción profesional: frases cortas, voz activa, vocabulario claro. Pero las aplica mejor si se le pide explícitamente. Por ejemplo, pídale una estructura de frase simple del tipo «sujeto, verbo, complemento».
Un truco consiste en preguntarle primero cuáles son esas buenas prácticas antes de empezar a escribir. Ella sabe aplicar técnicas eficaces como el storytelling y el método AIDA, útiles para los correos electrónicos o los contenidos de marketing.
Aquí hay dos titulares redactados por ChatGPT para una publicación en LinkedIn.
- La primera corresponde a la primera etapa del método AIDA, «atraer la atención»: «El 70 % de los profesionales dedican más de dos horas al día a redactar correos electrónicos, informes o publicaciones... ¿Y si una IA pudiera reducir este tiempo a la mitad sin sacrificar la calidad?».
- La segunda aplica la técnica del storytelling: «Ayer mismo, estaba releyendo un informe que había pulido durante horas... y seguía sin estar satisfecho con el estilo. Así que probé algo nuevo: le pedí a una IA que lo reelaborara. El resultado me sorprendió gratamente».»
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Algunas herramientas resultan ser auténticos aceleradores: Copilot en Outlook (incluido en la suscripción a Microsoft 365) permite redactar un correo electrónico directamente en la interfaz del correo electrónico, a partir de un mensaje de solicitud. Otras soluciones, como AI Note Taker o Noota, automatizan la redacción de actas de reuniones a partir de grabaciones o notas.
Testimonio :
«En materia de contratación, la contribución de ChatGPT es innegable: redactar una oferta de empleo para un puesto muy especializado que requiere competencias técnicas, en un tiempo récord. Preparar un cuestionario para una prueba profesional, elaborar una ficha de puesto o rediseñar un sitio web de empleo...». Dan Guez, cofundador de la consultora de selección de personal Opensourcing (fuente: Feel-rh).
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Reformular, corregir, adaptar: la IA para perfeccionar y aumentar la fuerza de tus escritos.
Una vez redactado el texto, la IA puede corregirlo y mejorarlo. También es capaz de adaptar un texto a su destinatario. Para informar de un fallo, puede enviar un mensaje técnico al equipo de expertos y una versión simplificada a su cliente o a la dirección.
La IA sabe cómo hacer que un contenido resulte más profesional, más accesible o más natural en francés, especialmente cuando el texto ha sido redactado por un hablante no nativo.
También sabe ajustar el tono según el contexto: más directo, más diplomático o más formal.
Ejemplo
Por lo tanto, puede solicitar una versión más diplomática de este mensaje de reclamación: «Le escribo para informarle de un problema grave con mi pedido [número de pedido]. No solo se ha retrasado la entrega, sino que varios artículos han llegado dañados. Esta situación es inaceptable y requiere una intervención inmediata por su parte. Espero una propuesta de compensación y explicaciones claras sobre este fallo».»
La respuesta será, por ejemplo: «Me permito ponerme en contacto con usted en relación con mi pedido [número de pedido]. Entiendo que pueden surgir imprevistos en el proceso de entrega, pero estoy bastante decepcionado con la situación. El paquete no solo llegó con cierto retraso, sino que además contenía artículos dañados, lo cual es bastante frustrante. ¿Podrían indicarme, por favor, los pasos a seguir para encontrar una solución satisfactoria?».»
Por último, puede pedirle modificaciones específicas: que aclare un mensaje, lo haga más elegante, lo resuma o, por el contrario, lo desarrolle... Tome una frase complicada y prolija como esta: «Recientemente se ha observado un aumento sustancial de los gastos operativos en nuestra empresa, lo que podría requerir la aplicación de medidas de ajuste presupuestario que se anunciarán próximamente». «. Pídale a la IA que la transforme en frases cortas, claras y en voz activa. Resultado: »Nuestros gastos operativos han aumentado considerablemente. Estamos ajustando el presupuesto y pronto comunicaremos las nuevas medidas».»
Las herramientas de IA generalistas detectan la mayoría de los errores ortográficos y sintácticos, y explican las reglas que deben aplicarse (sin embargo, es posible que se produzcan omisiones y que algunas explicaciones sean inexactas). En cuanto a las herramientas especializadas como Grammarly, LanguageTool o Antidote, ahora se han enriquecido con la IA. Otra característica interesante es que Canevas de ChatGPT ofrece un espacio separado de la conversación donde se pueden reelaborar y perfeccionar directamente pasajes específicos de un texto.
Testimonio :
«Escribo muchos correos electrónicos de prospección o seguimiento a diferentes interlocutores. Y aunque no cometo errores de francés, tengo que adaptar mi lenguaje a cada uno de ellos. ¡Se pueden perder clientes por ser demasiado descortés! ChatGPT me ha ayudado a dominar esta diferencia cultural entre Italia y Francia». Elisabetta, comercial de origen italiano (fuente: Philonomist).
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Capar la atención: objetos, títulos y eslóganes impactantes
En cualquier texto profesional, la primera impresión es fundamental. La IA puede contribuir a que sea más impactante. Genera infinidad de títulos, titulares, introducciones, conclusiones o frases de transición, variando los estilos, los tonos y los formatos. En pocos segundos, propone varias formulaciones adaptadas a su público objetivo y a su objetivo.
Algunas IA también son capaces de generar imágenes personalizadas, cada vez más realistas y con una integración del texto cada vez más cualitativa. Ideal para crear una viñeta, una imagen para un artículo o una diapositiva atractiva.
Otras IA producen presentaciones llave en mano: dan formato a un texto proporcionado o crean diapositivas completas a partir de una indicación.
Gamma aparece regularmente en los primeros puestos de las clasificaciones de las mejores herramientas de IA para la creación de presentaciones. Ofrece tres niveles de detalle de las diapositivas, desde el más sencillo hasta el más completo. Copilot en PowerPoint (incluido en la suscripción a Microsoft 365) permite crear rápidamente una buena base para una presentación, lista para personalizar.
Testimonio :
«Utilizo ChatGPT para encontrar juegos de palabras para los asuntos de los correos electrónicos, campos léxicos cuando hago redacción publicitaria»... Esto me permite tener una buena base, que luego reelaboro». Anaëlle, responsable de proyectos de comunicación (fuente: Cadremploi)
Lo que la IA aún no hace por usted: mirada crítica, ética y sentido común.
Por muy eficaz que sea, la IA no sustituye ni sus competencias ni su criterio. Al ser generalista, conoce los usos correctos, pero no las sutilezas de un ámbito profesional. Por lo tanto, puede generar información imprecisa o errónea, e incluso jurídicamente arriesgada. Tampoco posee conciencia ética.
Además, una vez pasado el efecto «wow» de un texto generado a toda velocidad, es posible que nos desilusionemos al leerlo detenidamente: un texto prolijo que ahoga lo esencial, ideas que se repiten de un párrafo a otro, formulaciones pesadas como negaciones, oraciones subordinadas relativas, adverbios o participios presentes en exceso. Preste especial atención a expresiones repetitivas como «En un mundo en el que...» e «Imagínese...», o al uso excesivo de puntos suspensivos o guiones, que delatan el uso de la IA.
Para sacarle el máximo partido, hay que avanzar paso a paso, releer sistemáticamente, tomar perspectiva, personalizar los contenidos y entrenar a la IA para que adopte tus preferencias editoriales.
Las soluciones de IA generativa gratuitas tienen importantes limitaciones: número reducido de consultas, capacidad limitada para procesar contenidos largos, funciones inaccesibles... Para un uso regular, las suscripciones de pago son imprescindibles.
Tu lista de verificación para textos asistidos por IA
- Verificar la información
- Verificar la claridad y la estructura
- Eliminar redundancias y fórmulas «estándar»
- Adaptar el tono y el estilo al contexto y al lector.
- Personalizar con su toque personal y su experiencia
- Perfecciona tus títulos y eslóganes
- Corregir la ortografía y la sintaxis.
¡Fórmate!
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Puntos clave:
- Mejorar tus escritos profesionales gracias a los asistentes de IA
- Redactar informes y resúmenes con la ayuda de generadores de texto.
- Encuentra la inspiración generando ideas con asistentes de IA.
- Mejorar el estilo y la legibilidad mediante la corrección aumentada
Ejemplos de trabajos prácticos:
- Producción de un resumen con asistentes de IA
- Redacción de un correo electrónico con un programa de escritura asistida
Como habrás comprendido, la IA ofrece un apoyo real para ganar en productividad. Pero sin un dominio mínimo, se corre el riesgo de producir contenidos genéricos, que carecen de precisión o de adaptación a tu contexto. Formarse es aprender a explotar el potencial de la IA al tiempo que se valoriza tu experiencia y tu personalidad. Haz de la IA tu copiloto y mantén el control total de tus escritos profesionales. !
