Al utilizar robots de software, la automatización robótica de procesos (RPA) libera a los empleados y gerentes de tareas digitales repetitivas y que consumen mucho tiempo. Hoy, RPA avanza hacia la hiperautomatización. Los robots software ya no se limitan a automatizar y ejecutar acciones preestablecidas: gracias a la inteligencia artificial, ahora pueden automatizar tareas complejas, procesar información no estructurada e incluso tomar decisiones.
RPA. Tres letras sinónimo de productividad. La automatización robótica de procesos consiste en automatizar al máximo las tareas digitales repetitivas, lentas y sin valor añadido de una organización.
Para ello, los robots de software reproducirán la secuencia de clics o copiar y pegar que un empleado hace manualmente en su estación de trabajo para recopilar y procesar información. Generalmente se trata de tareas sencillas, como rellenar formularios, extraer datos de una tabla o base de datos, realizar cálculos, manipular archivos, carpetas, etc.
RPA mejora la eficiencia
Gracias a RPA la empresa ganará en productividad. Tomemos el ejemplo de un banco. Al abrir una cuenta bancaria, un bot se asegura de que se recopilen todos los documentos de respaldo. Otro consulta diferentes bases de datos para verificar que el nuevo cliente no tenga prohibido realizar operaciones bancarias. La empresa gana así en eficiencia operativa al tiempo que reduce el riesgo de errores humanos o incumplimientos.
La automatización trae otros beneficios. Al automatizar sus procesos administrativos, una organización depende menos de la presencia de sus empleados en el sitio y gana resiliencia. De acuerdo a el mismo Gartner, el mercado de RPA habrá aumentado casi un 39 en el 1TP3Q en 2020 hasta alcanzar los 1.900 millones de dólares. En Francia, 29 % de grandes empresas y ETI ya han implementado esta tecnología según otro estudio, publicado por Mazars y UiPath, el líder del mercado de RPA.
RPA ya era una gran tendencia con la crisis sanitaria, la pandemia de Covid-19 no ha hecho más que acentuar la necesidad de que las empresas automaticen cada vez más sus procesos. Así, la RPA está evolucionando hacia la hiperautomatización. Este término fue acuñado por la consultora estadounidense Gartner, que lo identificó como uno de los nueve tendencias tecnológicas de 2021.
De la RPA a la hiperautomatización
Por tanto, RPA es parte de un movimiento más amplio de hiperautomatización que utiliza diferentes componentes tecnológicos, el principal de los cuales es la inteligencia artificial.
Antes de la cadena de procesamiento, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extrae datos relevantes de un documento como una orden de compra o una factura. Luego, los robots de software RPA conciliarán estos datos con otros, mientras que el aprendizaje automático proporcionará una capa de inteligencia artificial.
Una solución de hiperautomatización también puede utilizar la gestión de procesos de negocio (BPM) y el enfoque de código bajo/sin código. Hablamos luego de la automatización robótica de escritorio (RDA). Al utilizar plataformas de diseño de aplicaciones que requieren poco o ningún código, los expertos empresariales automatizan sus procesos ellos mismos. Una democratización que tenga sentido. Por último, ¿quién sabe mejor que el personal operativo qué procesos deberían industrializarse prioritariamente?
También se ha ampliado el espectro de procesos susceptibles de automatización. Después de comenzar con las operaciones contables y financieras, RPA abordó funciones de soporte como TI o RRHH. En el caso de un proceso de integración para un nuevo empleado (onboarding), los bots activarán automáticamente una solicitud de insignia o crearán un perfil en el directorio de la empresa.
¿Quiénes son los especialistas en RPA?
En este creciente nicho de RPA encontramos especialistas como Automation Anywhere, Blue Prism y UiPath, el líder del mercado. Este último fue valorado en alrededor de 40 mil millones de dólares durante su oferta pública inicial el pasado mes de abril. El Contextor francés fue comprado por SAP. Procedentes del mundo de la gestión de procesos de negocio (BPM), actores como Appian y Pega también tienen toda la legitimidad para reclamar un lugar en la automatización de procesos.
Los gigantes digitales tampoco pudieron mantenerse al margen del fenómeno. Google Cloud se ha asociado con Automation Anywhere y AWS se ha asociado con Blue Prism o UiPath. Con Power Automate, Microsoft ofrece su propia plataforma de hiperautomatización combinando bloques de construcción de código bajo, RPA e inteligencia artificial.
Microsoft también ofrece una versión cliente de su solución destinada a especialistas empresariales que no son profesionales de TI. Power Automate Desktop (PAD), que se puede descargar de forma gratuita, permite al usuario automatizar una serie de tareas personales directamente desde su estación de trabajo. Una forma de democratizar la RPA a través de la práctica.
Por ejemplo, puede recibir un correo electrónico que contenga la lista de sus próximas citas, analizar automáticamente los tweets y transmitir los resultados a un conjunto de datos de Power BI, o crear una tarea tan pronto como se le mencione en un correo electrónico.
¿Cuáles son los impactos de la RPA y la hiperautomatización en el negocio?
Sin embargo, a nivel empresarial, el despliegue de RPA no es neutral. Al abordar procesos potencialmente estructurantes, un proyecto de este tipo puede tener impactos en la organización del trabajo y, por tanto, en el empleo. Si bien se suele decir que los robots liberan a los empleados de tareas tediosas, el alcance de su trabajo puede verse modificado.
Por lo tanto, RR.HH. participará en las fases iniciales para evaluar los impactos sociales de la automatización de un proceso e implementar, en su caso, acciones de formación o incluso de reciclaje si la RPA quiere eliminar puestos.
En términos de gobernanza, la empresa debe crear un comité directivo que reúna al departamento de TI y a los departamentos de negocio para definir los objetivos perseguidos y los casos de uso asociados. Más allá de la búsqueda de ganancias de productividad, la RPA puede mejorar notablemente las relaciones con los clientes o optimizar la experiencia de los empleados.
Algunas grandes empresas, maduras en el tema, han industrializado este enfoque con decenas de robots en producción. Para ello, han creado un Centro de Excelencia (CoE) que puede tener diferentes nombres. Una fábrica de RPA, una fábrica cognitiva o una fábrica de automatización reúne diferentes perfiles, desarrolladores de robots y expertos en negocio.
Todos los proyectos de RPA pasan por esta fábrica que garantizará la calidad, seguridad y mantenimiento de los robots desarrollados. En aras de la coherencia, generalmente está adscrito al departamento de TI para garantizar una buena integración con el sistema de información de la empresa.
