Proyecto informático: cómo redactar un buen pliego de condiciones

En cualquier proyecto informático, el pliego de condiciones puede convertirse en su mejor aliado... o en su peor enemigo. Si es impreciso o demasiado genérico, abre la puerta a abusos. Si es demasiado técnico, pierde el contacto con los negocios. Si es demasiado rígido, ahoga la agilidad. Descubra cómo redactar un pliego de condiciones estructurado, legible y utilizable tanto por los equipos técnicos como por los responsables de los negocios.

Estás lanzando un nuevo proyecto informático. El ambiente es bueno, las ideas fluyen: una aplicación interna que finalmente agiliza los flujos de trabajo, un sitio web que aumenta la tasa de conversión, un CRM que habla el mismo idioma que tus equipos comerciales y de marketing, un alojamiento en la nube más fiable...

Luego llega el momento de pliego de condiciones (CDC). En el ámbito público, se habla de CCTP (Pliego de Cláusulas Técnicas Particulares). En muchas organizaciones privadas, el documento se denomina CCFT (Pliego de Cláusulas Funcionales y Técnicas).

Las siglas cambian, pero la función sigue siendo la misma: ofrecer un lenguaje común a la dirección de obra (MOA), que expresa la necesidad, y a la dirección de obra (MOE), que diseña y desarrolla la solución.

En concreto, el pliego de condiciones desempeña una triple función: 

• traduce el necesidad profesional en requisitos concretos,
• estructura los compromisos contractuales,
• sirve como referencia jurídica en caso de litigio.

Si carece de precisión, da lugar a sobrecostes, retrasos y contratos informáticos frágiles. Por el contrario, si es legible, coherente y jurídicamente sólido, se convierte en una herramienta de gestión, protege la relación cliente-proveedor y respalda sus decisiones.

Buenas noticias: puede redactar un pliego de condiciones a la vez. legible, operativo y seguro, sin abrumar a nadie con jerga técnica o lenguaje administrativo indigesto.

Mejor aún, puede diseñarlo de tal manera que sus equipos realmente quieran leerlo... y respetarlo.

Chronologie d’un projet IT

Antes de redactar: definir la necesidad y el mercado

De la necesidad difusa a la necesidad formalizada

El error fundamental, cometido incluso por equipos experimentados, es lanzarse de cabeza a la solución técnica. Por ejemplo: «necesitamos un nuevo ERP», «queremos’IA Generativa » o « hay que rehacer toda la página web ». Sin embargo, unas buenas especificaciones técnicas actúan, por el contrario, como un filtro estratégico.

En primer lugar, formule un objetivo claro, medible y con fecha límite. Antes de describir una interfaz o una funcionalidad, El CDC establece un objetivo profesional..

En la práctica, Una sola frase debe resumir la necesidad, con un objetivo claro, medible y con fecha..

Il ne s’agit donc plus d’annoncer : « nous voulons un nouveau système multilingue basé sur l’IA », mais plutôt de dire : « nous devons réduire de 40 % le temps de publication des contenus multilingues avant le T3, sans sacrifier la qualité ».

Este matiz lo cambia todo. Por un lado, ofrece una brújula para futuras decisiones. Por otro lado, cuando el presupuesto esté bajo presión, esta frase permitirá decidir entre lo esencial y lo superfluo.

Un ámbito preciso, incluyendo lo que no harás.

Una vez aclarado el objetivo, traduzca esta necesidad en requisitos funcionales : lo que los usuarios deben poder hacer, ver y decidir. Sobre todo, resista la tentación de imponer inmediatamente la solución («necesitamos absolutamente tal herramienta»).

Primero la intención, luego la tecnología.

A continuación, establezca los límites del proyecto. Defina lo que el proyecto incluye… y sobre todo lo que él excluye. En realidad, el poder de una no función bien formulada a menudo sorprende a los jefes de proyecto.

De hecho, definir lo que el proyecto no hará suele ser más eficaz que enumerar lo que sí hará. El hecho de grabar en piedra las exclusiones (el « fuera del alcance »), desactivas de antemano los excesos funcionales, ese famoso « »scope creep» que, según el PMI, afecta a más de la mitad de los proyectos de gran envergadura.

Por ejemplo: «El sistema no gestiona la traducción automática de PDF complejos en la fase 1».»

Esta simple frase puede ahorrar semanas de debates con el departamento de TI o la dirección del negocio.

El triángulo de las restricciones: presupuesto, plazos, alcance

A continuación, dibuja tu triángulo de tensiones :

• el presupuesto : defina un rango presupuestario
• los plazos : cree una macroplanificación (fases principales, algunos hitos)
• el perímetro : especifique todo lo que hay que hacer (entregables, tareas, funcionalidades, etc.).

No es necesario buscar la precisión absoluta desde el principio. Basta con una orden de magnitud para evitar ilusiones.

Después, y solo después, baje hacia los restricciones técnicas : elección entre nube o local, interoperabilidad con su sistema de información existente, seguridad, volumetría, reversibilidad de los datos, etc.

¿Qué especificaciones se ajustan a su proyecto? ?

No todas las especificaciones técnicas cuentan la misma historia. En otras palabras, no se insiste en los mismos capítulos según se solicite un desarrollo específico, se elija un paquete de software o se solicite un servicio de asistencia para la gestión de proyectos.

▶ Para un desarrollo a medida

Deténgase en el diagnóstico de la situación actual, los procesos empresariales, los datos manipulados, los flujos de trabajo y las necesidades de calidad.

▶ ¿Quiere elegir un software del mercado o un ERP?

Describa principalmente sus necesidades empresariales, sus prioridades, sus limitaciones de integración y sus criterios de selección. Las especificaciones se convierten entonces en la base de un cuestionario detallado que cada editor debe completar. A continuación, puede comparar las ofertas, ponderarlas y elaborar una lista reducida basada en criterios objetivos, en lugar de en la demostración comercial más atractiva.

▶ Debe conectar varias herramientas.

Se pone más énfasis en las interfaces y los flujos. Los formatos de intercambio, la frecuencia, el volumen, la recuperación de datos y la gestión de errores se convierten en elementos centrales del documento.

▶ Para un sitio web o una plataforma web

Destaca más la experiencia del usuario, el rendimiento percibido, la seguridad de las cuentas, la accesibilidad, el posicionamiento, la escalabilidad y los requisitos de alojamiento.

▶ Vous cherchez un partenaire d’assistance à la maîtrise d’ouvrage (AMOA)

Su objetivo es encontrar un socio que le ayude a definir y dirigir el proyecto. Describa el ámbito de intervención de su socio: contribución a la expresión de las necesidades, organización de talleres, redacción del pliego de condiciones, análisis de las ofertas, animación de la recepción, gestión del cambio.

Tenga en cuenta lo siguiente: para proyectos complejos (ERP, rediseño de sistemas de información), prepárese para redactar varios pliegos de condiciones: suministro del software, integración, desarrollos específicos, migración, gestión de la información, TMA...

Los actores: MOA, MOE, patrocinador, comité directivo

Un buen pliego de condiciones no solo describe un sistema, sino también un conjunto de actores.

Lado del cliente, la dirección de obra (MOA) formula las necesidades, comprueba la idoneidad de las soluciones propuestas, organiza los talleres, valida los resultados, dirige el proyecto y la aceptación, y conduce el cambio. A menudo, la MOA se divide en dos niveles: a MOA estratégico, cercana a la dirección, que establece el mandato y las orientaciones generales, y una MOA operativa, que escribe y anima el trabajo diario.

Por parte del proveedor, la dirección de obra (MOE) conçoit les solutions, réalise la solution retenue, conseille techniquement la MOA et s’engage sur des moyens et des délais.

Por encima de este dúo, el patrocinador desempeña el papel de patrocinador del proyecto. Lleva el proyecto al más alto nivel de la organización, legitima los objetivos, arbitra los asuntos delicados y protege el presupuesto.

Finalmente, el comité directivo (Copil) Reúne a patrocinadores, representantes profesionales, directores de sistemas de información y, en ocasiones, responsables de compras, y toma decisiones estructurales en los hitos clave.

Conclusión lógica: cuanto más claramente se describa esta gobernanza en el pliego de condiciones, más controlado estará el proyecto.

La estructura de un pliego de condiciones que inspira confianza

Un pliego de condiciones eficaz sigue una lógica sencilla: en primer lugar, explica por qué actúa, luego lo que esperas, luego cómo ¿Tienes pensado ir?, con quien y d¿En qué condiciones?.

Aquí tiene una estructura que puede utilizar tal cual y adaptar a su contexto.

1. Contexto y objetivos: plantee el escenario

Para empezar, describa el sistema actual : sus puntos fuertes, sus limitaciones, sus puntos débiles. Describa lo que sucederá si no se produce ningún cambio: retrasos, riesgos de cumplimiento normativo (RGPD...), pérdida de oportunidades, dependencia excesiva de un proveedor, etc.

A continuación, explique los objetivos empresariales y usuarios. Lo ideal es que sean medibles y estén priorizados según la lógica. Debe / Debería / Podría / No hará (obligatorio / deseable / deseable / fuera del alcance).

Por último, añada sus indicadores de éxito : los KPI (indicadores clave de rendimiento) y los criterios de aceptación.

Ejemplo: «95 % de los contenidos traducidos deben alinearse con el glosario en menos de 48 horas».»

¿Sus KPI realmente ayudan a tomar decisiones cuando se acumulan las solicitudes? Si la respuesta no está clara, simplifique. Tres indicadores claros son mejores que un cuadro de mando ilegible.

 «El día en que se puso sobre la mesa un único KPI: el tiempo medio entre la solicitud y la publicación online. Desde entonces, las decisiones se han vuelto mucho más sencillas», Damien, jefe de proyectos digitales en la industria.

2. Alcance y entregables: decir lo que sale de la caja

En primer lugar, describa el alcance funcional : lo que los usuarios podrán hacer y lo que no harán. Utilice verbos de acción e inspírese en la vida cotidiana: «crear contenido», «solicitar una traducción», «validar una campaña», etc.

A continuación, detalle los restricciones técnicas Principales: arquitectura de destino, integraciones clave (API, SSO, DAM, PIM, CRM) y normas de seguridad que deben respetarse.

Después, Por último, enumere los entregables previstos : software, documentación, juegos de pruebas, soportes de formación, maquetas, plan de implementación, prestaciones complementarias (TMA, gestión informática, recepción, migración, etc.).…

Finalmente, Ponga por escrito lo que figura en el contrato y lo que quedará fuera de su ámbito de aplicación. (o será objeto de otro contrato).

En resumen, explique claramente lo que debe hacer el CDC. describir :

• los servicios esperados (alojamiento, TMA, gestión informática, desarrollo, integración SaaS, etc.)
• los entregables (software, documentación, planes de pruebas, material formativo)
• las obligaciones del prestador (capacidad de respuesta, continuidad del servicio, seguridad, informes, asistencia)

En resumen, el lector debe comprender en pocas páginas ¿Dónde termina la promesa comercial y dónde comienza el compromiso contractual?.

El marco se va definiendo. Ya ha establecido el escenario y las reglas del juego. Ahora veamos qué experimentan los usuarios.

3. Recorrido de los usuarios y requisitos funcionales: describir el uso antes que la tecnología.

Su CDC debe dirigirse a jefes de proyecto, equipos técnicos, compradores y, en ocasiones, abogados. La única forma de hablar con todo el mundo es contar los usos.

Utilice los recorrido de los usuarios y historias de usuarios para evitar zonas grises.

Comience con sus personas :

• el editor que publica,
• el traductor que procesa una fila de contenidos,
• el jefe de proyecto que coordina,
• La DSI que garantiza la seguridad.

Describa un día típico con sus irritantes y sus expectativas.

A continuación, cambie a historias de usuarios. Una historia de usuario describe una necesidad funcional vista por el usuario, en el formato: «Como... quiero... para...». Asocie a cada historia de criterios de aceptación.

Por ejemplo:

Historia
«Como jefe de proyectos editoriales, quiero poder solicitar una traducción con un solo clic desde el editor, para poder seguir el estado y validar los resultados sin salir de mi flujo de trabajo».»

Criterios de aceptación

• El botón «Solicitar una traducción» aparece para los roles autorizados.
• El sistema rellena previamente el idioma de origen y los idiomas de destino según una plantilla.
• El estado de la solicitud se actualiza en tiempo real y se guarda el historial.
• El usuario cierra la tarea con un comentario obligatorio.

Una buena historia de usuario suele sustituir a un largo párrafo de especificaciones ilegibles. Este tipo de formulación aclara rápidamente lo que la solución debe permitir hacer, sin limitar la elección técnica..

 «Hemos reescrito 40 páginas de especificaciones en forma de 80 historias de usuario. Los debates han disminuido y los desarrolladores han planteado menos preguntas», resume Claire, jefa de proyectos en el ámbito de los medios de comunicación.

4. Requisitos técnicos y arquitectura: trazar las vías

En esta parte, proporcionas a los equipos técnicos la profundidad que necesitan, sin perder a los demás lectores.

En primer lugar, describa un esquema de arquitectura de destino : módulos, flujos, API, almacenamientos, herramientas de terceros. Incluso un boceto simplificado hace que el tema sea más concreto.

A continuación, detalle:

• el integraciones (REST o GraphQL, autenticación mediante OAuth2 u OpenID Connect, mapeo de datos),
• el seguridad (cifrado en reposo y en tránsito, registro, conservación, RGPD, gestión de derechos por función),
• el rendimiento (tiempo de respuesta, carga, picos, estrategia de caché, tolerancia a fallos),
• el calidad y observabilidad (registros, métricas, alertas, SLO/SLA, trazabilidad).

Apóyese en el modelado UML. cuando sea útil: diagramas de casos de uso, de actividad, de secuencia, de clases. De este modo, se representan los datos, los actores y los intercambios, y no solo una lista de funcionalidades.

Un sistema vive, cambia, mejora. Usted ha puesto los primeros ladrillos. Ahora hay que definir quién lo dirige todo.

5. Gobernanza, funciones y responsabilidades: saber quién decide qué

Un proyecto que avanza mantiene una gobernanza transparente.

Presente su comité de proyecto : patrocinador, responsable de producto, referente técnico, seguridad, edición... Cada uno tiene un papel claro.

A continuación, introduzca la matriz. RACI (Responsable, Responsable, Consultado, Informado):

• que realiza (R),
• que tiene la responsabilidad final (A),
• que le consulta (C),
• que le informa (I).

Ejemplo de matriz RACI simplificada para un proyecto de SI (adaptable según sus necesidades)

Leyenda:

• R = Responsable (realiza)
• A = Responsable (decisor final)
• C = Consultado
• I = Informado

Añadir el ritmo de los puntos clave : revisiones de sprints, demostraciones de productos, comités de dirección, arbitrajes.

Por último, termine con una mapeo de riesgos con su probabilidad, su impacto y un plan B.

¿Ha designado a un propietario (responsable identificado) para cada requisito crítico? Si no es así, hágalo y anote su nombre en el CCFT.

6. Planificación y métodos: transformar la intención en trayectoria

À ce stade, il ne s’agit plus seulement de définir ce que le projet doit produire, mais cómo il va avancer, être contrôlé et livré dans les délais et le niveau de qualité attendus.

Méthode de conduite de projet

Tout d’abord, choisissez et expliquez votre aproximación de entrega :

• Ágil (Scrum o Kanban) avec sprints, backlog priorisé, démonstrations régulières, feedback continu
• Approche itérative ou cycle en V, si votre contexte l’impose : V : jalons formalisés, phases séquentielles, validations intermédiaires

A continuación, muestre una hoja de ruta legible que encadena las fases clave: exploración, diseño, construcción, integración, aceptación por parte del usuario, formación, puesta en marcha, hiperatención (periodo de asistencia reforzada tras la puesta en producción).

Ajoutez également des phases gestión del cambio : comunicación, soportes, formación, bucles de retroalimentación.

Plan d’assurance qualité (PAQ)

Ensuite, le projet devra être encadré par un Plan d’assurance qualité (PAQ), formalisé par le prestataire et validé par la maîtrise d’ouvrage en début de mission.

Le PAQ définit le cadre de la qualité :

• l’organisation et les responsabilités,
• les processus de contrôle et de validation,
• les critères de conformité et de passage des jalons clés.

Il conditionne notamment la recette utilisateur, la décision de mise en production et le Go / No-Go. Le PAQ constitue ainsi un référentiel commun entre MOA et MOE pour sécuriser les livraisons tout au long du projet.

Qualité opérationnelle : tests et outillage

Enfin, côté qualité opérationnelle, décrivez les moyens concrets mis en œuvre pour appliquer ce cadre :

• el Canalizaciones CI/CD (intégration et déploiement continus),
• el revues de code et contrôles techniques,
• el stratégie de tests : unitaires, d’intégration, End-to-End (E2E) et sécurité.

Précisez les environnements (dev, test, recette, production), les critères d’acceptation, ainsi que les modalités de correction des anomalies.

L’objectif est simple : garantir que chaque livraison est testée, validée et conforme aux exigences fonctionnelles, techniques et de sécurité avant son déploiement.

Ha descrito cómo avanza el equipo día a día. Ahora queda por definir la relación contractual.

7. Cláusulas sensibles y cláusulas contractuales

Ici, certaines clauses portent une part importante du risque. Donc, rédigez-les avec soin. Parmi elles :

• Seguridad y continuidad del servicio : requisitos de cifrado, gestión de incidentes, plan de recuperación de la actividad (PRA), registro, habilitaciones.
• Interoperabilidad y compatibilidad : formatos de intercambio, API, estándares abiertos, restricciones de integración con su sistema de información (SSO, directorio, PIM, CRM, etc.).
• Reversibilidad y restitución de datos : formatos de exportación, plazos, responsabilidades, costes, asistencia del proveedor saliente.
• Protección de datos personales (RGPD) : categorías de datos, localización, subcontratistas, acuerdo de tratamiento de datos, función del delegado de protección de datos.
• SLA / SLO (Acuerdo de nivel de servicio/Objetivos): tiempo de respuesta, índice de disponibilidad, plazos de consideración y resolución, posibles sanciones.

Para cada cláusula, pregúntese: “¿Qué pasaría si...?”. Si la respuesta es confusa, la cláusula carece de precisión.

A continuación, defina la propiedad intelectual : código, entregables, plantillas, documentación, posibles modelos de IA.

Aborda también la confidencialidad y el RGPD : datos, subcontratistas, acuerdo de tratamiento de datos, función del DPO (delegado de protección de datos).

Termina con la facturación y cláusulas adicionales (cómo gestionan las solicitudes fuera del ámbito), y luego la reversibilidad : plan de salida, copias de seguridad, exportación de datos, transferencia de competencias.

Prevea un mesa redonda jurídica con el delegado de protección de datos y el servicio jurídico antes de la firma, no después del primer incidente.

Los proyectos más tranquilos se preparan... pensando desde el principio en el resultado final. Paradójico, pero tremendamente eficaz.

8. Anexos útiles: la caja de herramientas

Por último, no olvide los anexos. Estos convierten un buen CDC en herramienta de referencia.

Deslízalo:

• a glosario que traduce la jerga (API, SSO, PRA, TMA, etc.)
• de modelos (historias de usuarios, casos de prueba, listas de verificación de seguridad, ejemplo de RACI)
• de esquemas (arquitectura, flujo de datos, responsabilidades)

Los lectores con prisa encontrarán rápidamente la información esencial.

Escribir sin cansar: 10 consejos para que te lean

Las especificaciones deben ser operativas. En otras palabras, lo importante no es producir un documento exhaustivo, sino una herramienta de trabajo viva. Tampoco hay que olvidar que se trata de un texto. Y un texto se lee mejor cuando respeta algunas reglas sencillas.

1. Adopte una estructura modular: cada sección grande se lee por separado.
2. Adopte un tono neutro y objetivo, orientado a los resultados.
3. Hable con los usuarios, no con los sistemas.
   Prefiera «El editor activa la traducción» a «El módulo de traducción se activa».
4. Utiliza títulos concretos y llamativos.
   «Lo que hace el editor en 3 clics» describe mejor que «Funcionalidades del editor».
5. Acorta las frases.
   Dos frases claras informan mejor que una sola que se extiende a lo largo de cinco líneas.
6. Muestre el progreso con palabras de conexión al principio de la frase (Primero, Después, Por otra parte, Por último…)
7. Evite la voz pasiva.
   «El equipo de seguridad valida el diseño» tiene más ritmo que «El diseño está validado».
8. Favorezca la legibilidad: ilustre con imágenes, tablas, diagramas y miniescenarios.
   Un recorrido sencillo en 5 pasos, con capturas o maquetas, convence más rápidamente que una página de texto.
9. Guarde los detalles técnicos en recuadros o anexos. Mantienes una narración fluida al tiempo que proporcionas precisión a quienes la buscan.
10. Actualice el documento cada vez que se produzca un cambio importante.

Una buena prueba: si un proveedor externo puede comprender sin explicaciones verbales el objetivo del proyecto, este se considera un éxito.

La parte técnica: alinear las expectativas y la calidad

Coloque requisitos cuantificados. Las cifras reducen los malentendidos.

• Rendimiento : «95 % de solicitudes en menos de 300 ms para 500 usuarios simultáneos (excluyendo picos planificados)».»
• Seguridad : «Cifrado AES-256 en reposo, TLS 1.2+ en tránsito, rotación mensual de claves secretas».»
• Interoperabilidad : «API REST paginada, JSON, versionada, documentación OpenAPI, límites de consumo publicados».»
• Calidad : «80 % de cobertura de pruebas unitarias en módulos críticos», «cero incidentes de gravedad P1 en producción».»

Las cifras protegen el debate: todo el mundo sabe lo que significan “rápido”, “fiable” o “seguro” en este proyecto concreto.

Gobernanza y comunicación: la mecánica que evita los excesos

El buen gobierno se basa en rutinas sencillas en lugar de en comités excepcionales.

Por ejemplo, establezca:

• a demostración cada dos semanas : cada sprint concluye con una puesta en visibilidad.
• a comité directivo mensual : decisiones, arbitrajes, riesgos, finanzas
• a Canal único para solicitudes de cambio (un formulario breve con impacto, coste y plazo)
• a registro de decisiones compartido en 24 horas

¿Quién lleva este registro de decisiones? Nombra a una persona, dale la autoridad para decir: «Esto no entra dentro del ámbito definido».»

Presupuesto, plazos, riesgos: poner las cartas sobre la mesa

Hable de dinero y plazos desde el principio, con claridad. Para el presupuesto, estructurada en grandes apartados: Build, Integraciones, Seguridad, Pruebas, Formación, Ejecución. Añade una reserva para imprevistos (10-15 %).

Lado plazos, utilice un Gantt ligero o una hoja de ruta visual: hitos con fechas, principales dependencias.

Lado riesgos, enuméralos junto con un plan de mitigación.

Ejemplo: «Retraso en la integración SSO» → «POC previo + interlocutor DSI dedicado».

Un prototipo sencillo, realizado en una fase temprana, a veces elimina la mitad de las incertidumbres: no dude en negociar un pico de velocidad para los puntos técnicos delicados.

Un pliego de condiciones no se limita a definir el marco de un proyecto. Explica por qué cambia la organización, cómo se organiza para hacerlo, con qué socios y en qué condiciones. Relaciona la oportunidad con el contrato, las ambiciones profesionales con las pruebas de aceptación, el día a día de los usuarios con los modelos UML, las promesas comerciales con los SLA.

Bien diseñado, se convierte en una brújula compartida por todas las partes interesadas. Reduce las fricciones, acelera las decisiones y asegura la relación con los proveedores.

Y, sobre todo, deja de parecer un tocho burocrático. Se convierte en un documento que se abre en las reuniones no por obligación, sino porque realmente ayuda a trabajar.