La formación en la empresa permite desarrollar las competencias lo más cerca posible de las necesidades operativas, al tiempo que se aprovechan los conocimientos de los empleados experimentados. Pero hay que estructurar el proyecto para que tenga un efecto duradero. Philippe Argouges, experto en ingeniería de formación y análisis de necesidades, le guía paso a paso en el proceso de diseño, gestión y evaluación de un proyecto de formación interna que tenga un impacto real.
En tiempos turbulentos, las empresas tienden a pecar de precavidas. Sin embargo, hay un área que no puede esperar cuando los tiempos son inciertos: el desarrollo de las capacidades de los empleados.
Para reaccionar rápidamente a los cambios, la empresa debe contar con empleados adaptables. Esto significa formarlos. Un informe reciente de LinkedIn Formación. Las empresas líderes en desarrollo profesional obtienen mejores resultados que las demás.
Para solicitudes puntuales, la formación por catálogo ofrece la mejor relación calidad-precio. Pero cuando grandes equipos necesitan actualizar sus conocimientos, los proyectos de formación interna son más apropiados. Siempre que estén bien diseñados. Entonces, ¿cómo hacer que estos proyectos sean eficaces?
Sobre todo, adoptando un modo de construcción formal.
Estructuración del proyecto de formación interna
Como cualquier proyecto de formación, un proyecto de formación interna se divide en cuatro fases:
- Análisis de las necesidades
- Diseño de dispositivos
- Despliegue
- Análisis de los resultados
Análisis de necesidades: un paso esencial
No organizamos entrenamientos porque sí. Lo hacemos porque los equipos se enfrentan a una situación que requiere competencias que no poseen.
Las evaluaciones anuales son una herramienta clave para identificar las competencias que deben desarrollarse, y los resultados deben aprovecharse. También puede recurrir a encuestas o auditorías internas para poner de manifiesto las carencias de competencias.
Para empezar bien el proyecto, hágase las preguntas adecuadas. Algunas pueden parecer obvias: ¿quiénes son las personas a las que hay que formar, cuáles son sus conocimientos iniciales? Otras se olvidan más a menudo, pero son cruciales:
- ¿Por qué crear este curso de formación?
- ¿Qué resultados concretos espera obtener de la formación?
- ¿Cuáles serían las consecuencias si no se impartiera la formación?
- ¿Cuál sería la prueba del éxito?
El objetivo de todas estas preguntas es obligar al directivo que solicita formación para su equipo a cualificar su proyecto. Tiene que comprobar si la formación es la respuesta adecuada a la situación a la que se enfrenta.
Todas estas respuestas se incorporarán al pliego de condiciones y nos permitirán elaborar un programa de formación interna adecuado.
Puede recurrir a una organización externa para que diseñe y/o imparta la formación, o puede contar con formadores internos. En este último caso, los cursos de formación para formadores ocasionales les ayudarán a estar más motivados y ser más eficaces a la hora de transmitir sus conocimientos y compartir su experiencia.
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Formadores ocasionales: ¿por qué y cómo formarlos?
"¿Cuántos empleados que destacan en su campo reciben formación interna y aceptan de buen grado por curiosidad y/o deseo de cambio? ¿Y cuántos acaban desanimándose y/o son incapaces de transmitir sus competencias? La experiencia lo demuestra: necesitan apoyo para formarse eficazmente y obtener los resultados deseados.
[Formación]
Ser formador no se improvisa. Tener conocimientos no significa saber transmitirlos. ¿Le gustaría adquirir las herramientas y los métodos necesarios para impartir con éxito cursos de formación ocasional? Descubra el programa de formación Formación de formadores ocasionales.
Están hablando de :
"Una formación muy divertida, activa e interactiva". "Podré aplicar ciertos métodos con los recién llegados". "El contenido es denso, pero los casos prácticos hacen que este curso sea muy interesante".
Puesta en marcha del proyecto de formación interna
Diseñar un curso de formación implica algo más que redactar el material del curso. Dependiendo de la situación profesional que haya dado lugar al diseño, primero hay que definir las competencias que los participantes necesitarán adquirir. A continuación, hay que traducirlas en objetivos de aprendizaje. Por último, hay que combinar estos objetivos de aprendizaje para construir un programa.
Elegir las herramientas adecuadas
Apoyarse en la IA es posible. Pero cuidado: estas herramientas sólo te dan ideas. Es esencial comprobar y reescribir lo que sugieren.
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Para gestionar eficazmente estas distintas etapas, puede utilizar herramientas de gestión de proyectos como Monday o Microsoft Project. Ofrecen funciones de planificación y gestión de recursos muy útiles, especialmente en proyectos de gran envergadura.
Elegir los formatos adecuados
¿Sincrónico o asincrónico? ¿Cara a cara o a distancia? Muy a menudo, la elección es ante todo económica. Sin embargo, los criterios pedagógicos son igual de importantes. Así, según el tipo de conocimiento de que se trate, los distintos sistemas son igualmente eficaces:
| Dispositivos | Tipos de conocimiento | Características especiales | Ejemplos de formación |
| En el sitio | Conocimientos, competencias y saber hacer | Intercambios más fáciles, limitaciones organizativas | Todos |
| Remoto | Conocimientos, competencias individuales, conocimientos informáticos | Menos debates en grupo, menos desplazamientos | Informática, redacción profesional, gestión de proyectos, etc. |
| Asíncrono | Conocimientos, habilidades interpersonales (sensibilización), saber hacer (sin validación del aprendizaje previo) | Poca o ninguna retroalimentación, autonomía del alumno | Normativa, ofimática para el aprendizaje individual, desarrollo personal |
Implicar a los alumnos
Siempre es importante implicar a los alumnos lo antes posible.
He aquí un ejemplo concreto de un grupo audiovisual. En 2021, este grupo de unas quince cadenas de televisión y radio quiere unificar su sistema de gestión de programas.
El nuevo sistema permite gestionar al segundo la emisión de programas, películas, series, vídeos musicales e incluso anuncios. A continuación, permite calcular fácilmente los gastos e ingresos generados por cada programa en todos los soportes del Grupo. Por último, facilita la programación a través de sitios de streaming o de repetición. Hasta ahora, las cadenas utilizaban sistemas diferentes y poco compatibles. Era complejo programar un programa en un canal y luego en otro. Incluso era imposible calcular con exactitud los costes e ingresos asociados a un programa determinado si se reprogramaba en varios canales. Por tanto, se hacía necesaria una unificación.
En la práctica, 2.500 empleados del Grupo utilizarán el nuevo software. Para apoyar su despliegue, el Grupo cuenta con una treintena de empleados voluntarios, que son a su vez usuarios. Como embajadores del producto, contribuyeron a definir los requisitos y recibieron formación técnica. A continuación, les impartí un curso de formación de formadores. Así pudieron formar a sus 2.500 colegas en 6 meses. Dependiendo de los perfiles, las sesiones de formación duraban entre dos horas y dos días.
Al implicar a estos embajadores lo antes posible, este grupo audiovisual pudo apoyar mejor el cambio. Además, los empleados reticentes recibieron formación de sus compañeros, lo que contribuyó a limitar los rechazos y las objeciones.
Comunicar
En general, para involucrar a los alumnos, la comunicación es clave; incluso un simple correo electrónico puede resultar suficiente.
Por ejemplo:
Hola Marie,
Está inscrito en el Presentar información técnica que hemos creado específicamente para el equipo. En su nueva función de gestor de proyectos, tendrá que presentar periódicamente su proyecto a diversos comités. Este curso de formación le ayudará a ser más eficaz en este ámbito. Adjunto encontrará una descripción del curso y, en particular, los objetivos de aprendizaje.
Hágame saber si responden a sus necesidades. Además, le invito a reflexionar de antemano sobre los resultados concretos que espera de esta formación. Así podrá compartir esta información con el formador cuando llegue el momento, para que el curso se adapte mejor a sus actividades.
[Formación]
¿Desea dar a conocer su formación interna entre su equipo?
Descubra el programa de formación Marketing de formación.
Puntos clave:
- Experimentar con técnicas de promoción de eficacia probada para despertar la curiosidad y el interés de los participantes.
- Diseñe un potente plan de marketing multicanal centrado en las necesidades de sus alumnos
- Producir medios de comunicación y contenidos atractivos utilizando herramientas digitales e IA generativa.
Medir el impacto del proyecto de formación interna
Dado que los cursos de formación se diseñan para satisfacer necesidades específicas, es vital medir su impacto.
Para ello, puede utilizar el modelo de 4 niveles desarrollado por Donald Kirkpatrick, profesor emérito de la Universidad de Wisconsin y figura destacada de la evaluación de la formación. Este modelo sugiere :
- Opiniones de los participantes → encuestas in situ
- Conocimientos adquiridos → exámenes o autoevaluación
- Aplicar los conocimientos → encuestas en frío
- Resultados obtenidos → encuestas en frío
Mientras que los sentimientos y los conocimientos adquiridos siempre se evalúan, los resultados no tanto. Aun así, hay algunas buenas prácticas que son fáciles de adoptar:
- Haga que los directivos informen al responsable de formación sobre la aplicación de la formación por parte de los empleados. Esto puede hacerse mediante evaluaciones anuales.
- Establecer encuestas simplificadas en frío e implicar a los directivos para maximizar los comentarios.
- Establecer sistemas complementarios (comunidades de práctica, talleres de retroalimentación)
Y, sobre todo, aprovechar al máximo esta información. El objetivo es mantener vivos los planes, evitar repetir los mismos errores y capitalizar los éxitos.
En resumen, un proyecto eficaz de formación interna comienza con una necesidad bien definida, un diseño adecuado y resultados visibles para la empresa. Implicando a sus equipos y comprobando lo que realmente cambia, podrá optimizar su inversión en formación. ¿Y mañana? El auge de la IA generativa y el aprendizaje combinado abre nuevas vías que explorar.
