¿Revolucionará la IA el sector de los eventos?

La IA generativa se está abriendo camino en todos los sectores, incluida la comunicación de eventos. ¿Es la promesa de una revolución tecnológica o sólo una moda pasajera? A los profesionales no les falta entusiasmo, pero sobre el terreno, las espectaculares transformaciones anunciadas aún no se han materializado. Sin embargo, se está produciendo una revolución más discreta, pero igual de decisiva. Poco a poco está cambiando la forma de diseñar y organizar los eventos. ¿Está la IA revolucionando el sector de los eventos sin que nos demos cuenta? ¿Qué herramientas deben utilizarse y con qué fines? Régis Clinquart, redactor, guionista y formador especializado en comunicación de eventos e inteligencia artificial, nos lo explica.

Si creemos a muchos profesionales de los eventos, la IA está llamada a revolucionar el sector. Sin embargo, todavía hay muy pocos ejemplos concretos de esta revolución en ciernes.

¿Por qué? Porque, a pesar de los impresionantes resultados de las IA generativas como ChatGPT, HeyGen, Kling o Midjourney, las numerosas actividades vinculadas a la concepción, organización y producción de eventos a las que pueden contribuir en mayor o menor medida no son las más espectaculares. Al contrario, la mayoría de ellas forman parte del indispensable pero mucho más confidencial trabajo que se realiza entre bastidores..

¿A qué se debe esta sorprendente paradoja? Salvo contadas excepciones, los IAG están diseñados para interactuar con un solo usuario a la vez, y no con grupos.

Por definición, sólo ofrecen interacción hombre-máquina, mientras que la inmensa mayoría de los eventos se basan en la interacción humana (los participantes interactúan con ponentes, expositores, artistas e incluso entre sí) y en la emoción compartida y la construcción de memorias colectivas.

En realidad, las aportaciones más decisivas de la IA en el ámbito de la comunicación de eventos no se refieren tanto a la organización de los mismos (aunque puede contribuir a ello) como a su preparación y optimización, tanto para los participantes como para los organizadores. Podemos hablar con razón de una revolución, pero se trata de una revolución que, en su mayor parte, es invisible.

IA para una mayor productividad

Ya se trate de redactar actas de reuniones, transcribir entrevistas, guionizar discursos a partir de una simple toma de notas, crear un programa de eventos, cuestionarios o encuestas de satisfacción, formatear los elementos de una presentación a un cliente o automatizar sesiones informativas para proveedores de servicios... Las IA no trabajan necesariamente mejor que los humanos, pero lo hacen mucho más rápido y con menos esfuerzo. En cuanto a la producción audiovisual y de medios de comunicación, las IA también permiten trocear vídeos a una velocidad récord y (como todo el mundo sabe ya) crear visuales, generar moodboardsIncluso podemos crear voces en off y música de forma muy rápida y rentable.

La IA como superasistente

Las IA facilitan la investigación documental... pero no sin cometer muchos errores que hay que corregir.

Pueden resumir, traducir y corregir documentos, extraer información de ellos y organizarla (CuadernoLM).

Pueden realizar un seguimiento estratégico y de la información, analizar un briefing del cliente (Xpert Event Resumen para el cliente), reducen la duración de una intervención, desempeñan un papel fundamental (Prueba de choque formular objeciones a las recomendaciones de los clientes y ayudar a responder a ellas), proponer planes B, crear un plan de medios de comunicación, redactar y dar formato a todo tipo de publicaciones posteriores al evento.

Por último, en el ámbito de la producción y la logística, las IA pueden comparar presupuestos (Comparar presupuestos de eventos), asesoramiento sobre soluciones técnicas (Asesor técnico de eventos), encontrar proveedores de servicios o ponentes (Búsqueda de oradores), encontrar lugares y destinos para el evento, combinar husos horarios, optimizar el flujo y la distribución de los participantes, proporcionarles información y orientación.

IA para potenciar la creatividad

Los RN pueden sugerir y desarrollar temas para la velada, ideas para talleres (Diseñador de talleres), eventos, teambuildings (Creador de equipos) y rompehielos (Rompehielos).

Nos permiten explorar las posibilidades de la escenografía (ScenoStarter).

Si se utilizan bien, son excelentes para contar historias, guionizar sketches, escribir espectáculos y vídeos (Guión de vídeo) y canciones, así como en la generación de teasers (Creador de teaser).

La IA como sustituto (aún imperfecto) de la experiencia humana

El avance más espectacular y visible en términos de "sustitución de conocimientos" se produce sin duda en el campo de la traducción simultánea automática (incluido el audio con Interprete por ejemplo).

Pero la IA también puede encargarse de un gran número de tareas editoriales automatizadas, como la redacción de invitaciones (Evento), o realizar análisis cualitativos de encuestas de satisfacción y extraer enseñanzas útiles (Stud'Event).

IA para nuevos usos sin precedentes

Además de los muchos casos de uso mencionados, las IA están haciendo posible lo que ayer no lo era:

• reescalado de imágenes y vídeos para mejorar la resolución (Topacio, Magnífica IA, Lupa )
• creación de itinerarios personalizados para los participantes
• búsqueda de pareja muy sofisticada
• doblaje de audio multilingüe sincronizado con los labios de los oradores (HeyGen)
• creación de avatares realistas y deepfakes de audio y vídeo (ElevenLabs, Hedra, Pixverse, Krea, Sincroniza...)
• personalización de vídeos mediante síntesis vocal (HeyGen)
• creación automática de podcasts (Cuaderno LM) o vídeos (Invideo, Pictory)
• diseño de talleres y teambuildings "aumentados
• puesta en marcha de eventos originales como pruebas a ciegas de IA, photocalls de IA con generación de imágenes, intervenciones virtuales sin mocap, rompehielos basados en el reconocimiento de emociones, etc.
• creación de animaciones colaborativas innovadoras basadas en la copromptación
• extracción y publicación automática de vídeos a medida que se graban (Clip Opus, Picos)
• distribución de fotos de reconocimiento facial (Memento)
• etc.

Resumen: casos de uso a todos los niveles

Dominios	Aplicaciones de IA
Creación audiovisual	Vídeo, gráficos, ilustración, sonido y música
Redacción/diseño	Documentación, ideación, edición, traducción
Seguimiento del proyecto	Resumen, análisis, informes
Producción	Sedes y proveedores de servicios, soluciones logísticas y técnicas, estudio de costes
Guiones	Guión, narración
Comunicación	Invitaciones, programas, chatbots de IA, boletines informativos, post-evento
Interacción/animación	Concursos, juegos, rompehielos, talleres, teambuildings, matchmaking

¿Estamos abocados a la desaparición programada del peritaje de eventos?

Es LA pregunta que ronda por la cabeza de los profesionales de la industria de eventos, así como de los de otros sectores. Y es una pregunta legítima, nos guste o no.

Mientras que los empleos sobre el terreno -anfitrión, catering, técnico de sonido, iluminación y vídeo, director de escena, decorador, roadie, artista escénico, etc.- no parecen amenazados a corto plazo por la competencia de las IA (al menos hasta que los avances en la robotización cambien la situación), no puede decirse lo mismo de los empleos "intelectuales" previos.

La IA puede potenciar las capacidades analíticas, estratégicas, creativas, editoriales y organizativas de diseñadores, redactores publicitarios, gestores de proyectos, directores artísticos, desbastadores, directores, traductores y logistas, permitiéndoles realizar muchas tareas con mayor rapidez y eficacia... pero también puede sustituirlos, al menos en parte.

Para estos últimos, la IA es, a pesar de sus méritos pero también a causa de ellos, un peligro.

Y sería un error que las agencias creyeran que saldrán ganando sustituyendo la experiencia humana, porque sus clientes también les harán frente gradualmente a esta misma amenaza.

En efecto, cuanto más se democratice el uso de la IA en las empresas, así como en la vida cotidiana personal de los clientes, más inclinados estarán estos últimos a aprovechar el pretexto de la IA para ejercer presión sobre los costes de producción, con un impacto potencial muy fuerte en el volumen de negocios, así como en los márgenes de las agencias...

¿Cómo pueden las agencias prepararse y defenderse contra este riesgo?

En primer lugar, dado que la IA ahorra tiempo, entre otras cosas, será necesario separar la cuestión de la remuneración de la del tiempo empleado (salvo en los trabajos de campo).

Para preservar sus márgenes, las agencias tendrán que dejar de vender días-hombre y empezar a vender un resultado, y sólo un resultado: "Usted me confía tal o cual encargo. El precio es fijo y cuesta tanto".

Pero no será suficiente.

Porque cuando aumenta la productividad horaria de un proveedor, el cliente espera -y exige- naturalmente que esas ganancias se traduzcan en menores costes. Y la mayoría de las veces, esto puede conseguirse aumentando la competencia.

Con la IA, que a menudo se percibe como "mágica", el cliente puede incluso tener la tentación de sustituir a la agencia para realizar una serie de tareas denominadas de "bajo valor añadido" (o consideradas como tales): menos trabajo y, por tanto, menos presupuesto para la agencia...

Por tanto, las agencias tendrán que demostrar, mañana incluso más que ayer, la superioridad de sus conocimientos sobre los del cliente en muchos ámbitos. Tendrán que convencer a la gente de que el trabajo estará mejor hecho (¡y valdrá lo que cuesta!) si lo hacen ellos mismos, con o sin IA, que si lo hace el cliente, asistido por IA.

Para ello, deben :

• Demostrar su creatividad, rigor y profundo conocimiento de las cuestiones y soluciones relacionadas con los eventos.
• Pero también tienen que formar muy seriamente a sus equipos en IA, para que los resultados de la agencia sean al menos equivalentes, pero preferiblemente mucho mejores, que los de un cliente cuyas habilidades hayan sido "aumentadas" por la IA.