PYME: ¿cómo gestionan sus activos digitales?

Datos de clientes, catálogos de productos, contratos, patentes, sitios web, contenidos multimedia, herramientas empresariales... Sus activos digitales son algo más que una colección de archivos: están en el centro de la creación de valor de su PYME. Pero, ¿cómo organizar, proteger y utilizar eficazmente estos recursos digitales? Descubra las mejores prácticas para evitar las trampas de una gestión digital improvisada.

Sus datos de clientes, catálogo de productos, contratos, patentes, sitio web, contenidos multimedia, herramientas empresariales... todos estos archivos representan los activos digitales de su empresa.

Pero no son sólo una colección de archivos: estos activos representan una parte considerable del valor de su empresa.

Por eso, estos valiosos datos deben ser fácilmente accesibles y estar protegidos contra robos.

Una mala gestión suele traducirse en pérdidas de tiempo que afectan a la productividad y la credibilidad ante sus socios y, en el peor de los casos, en el robo o la pérdida de sus datos en caso de ciberataque.

💡 ¿Lo sabías?  

Por término medio, un empleado pierde 7,5 horas semanalesUn día de trabajo buscando documentos extraviados. 

Fuentes : IDC, Abby, McKinsey, Copernic, 2024

Entre el 50 y el 60 % de las PYME afectadas por un ciberataque acaban cerrando en 18 meses según Orange Cyberdefense.

Ante estos hechos, organizar, asegurar y utilizar eficazmente sus recursos digitales es una necesidad absoluta.

¿Cuáles son las mejores prácticas para evitar las trampas de la gestión digital improvisada?

1. Identifique y clasifique sus activos digitales

El primer paso es saber lo que se tiene y hasta qué punto es sensible. Es imposible proteger o añadir valor a los datos si no sabes que existen o lo importantes que son. Por tanto, una cartografía rigurosa de tus activos digitales es la base de cualquier estrategia de gestión.

1.1 Hacer balance de sus activos digitales

Enumera todos tus activos (documentos de marketing, jurídicos, técnicos, de recursos humanos, etc.), ya estén almacenados en servidores, estaciones de trabajo o en la nube.

No olvide las bases de datos, los correos electrónicos de la empresa, las copias de seguridad y los archivos. Involucra a cada departamento en la identificación de los datos que genera o utiliza.

Para una PYME, este inventario incluye una gran variedad de archivos:

• Marketing y ventas : sitio web, imágenes, infografías, libros blancos, testimonios de clientes, logotipos, cartas gráficas, fotos de productos, vídeos publicitarios, folletos, presentaciones de ventas, publicaciones para redes sociales, etc....
• Administrativo y jurídico : contratos, facturas, presupuestos, documentos fiscales, estatutos sociales, pruebas de conformidad (RGPD), etc.
• Técnica y producción : archivos de diseño (CAD), códigos fuente, patentes, manuales técnicos, documentación de procesos, etc.
• Recursos humanos : contratos de trabajo, nóminas, evaluaciones anuales, CV de los candidatos, etc.

Una vez identificados estos activos, es fundamental clasificarlos de forma lógica, por ejemplo por departamento, proyecto, tipo de archivo o fecha.

Clasificar los ficheros según su grado de sensibilidad

Sin embargo, no basta con clasificar estos archivos. Clasifica cada activo según su importancia y sensibilidad, en orden ascendente:

-  Datos públicos información de libre acceso (por ejemplo, folletos de venta, comunicados de prensa)

-  Datos internos Información empresarial de carácter no confidencial (memorandos, documentos de proyectos en curso).

-  Datos confidenciales información estratégica o financiera sensible (planes de negocio, estrategia comercial, datos financieros internos).

-  Datos personales (RGPD) datos identificativos de personas físicas (expedientes de clientes, datos de recursos humanos, currículos) sujetos a estrictas obligaciones legales.

-  Datos estratégicos (NIS2, DORA) información relativa a sus sistemas de información críticos, continuidad de negocio o servicios financieros regulados.

Para una PYME, los talleres con los responsables de cada departamento suelen ser la forma más eficaz de llevar a cabo la cartografía inicial. Imprima listas de activos conocidos, hágalas completar/corregir en una reunión y definan juntos la sensibilidad de cada dato.

💡 ¿Lo sabías?  

Sólo 5 % PYME tener un documentación completa y conforme al RGPD7 años después de su entrada en vigor   

Fuente : francenum.gouv.fr

Además, apenas 28 % celebrar un registro de proceso de datos de datos personales (documento indispensable en caso de inspección por parte de la CNIL). Más de medio admiten que carecen del tiempo o los conocimientos necesarios para cuidarlos adecuadamente. Estas cifras ilustran la importancia de identifique y documente sus activos digitales desde el principioSi no lo hace, navegará a ciegas en lo que respecta al cumplimiento de la normativa.

1.2 Cartografía de la soberanía

Para cada tipo de datos, identifique dónde se almacenan físicamente (país, proveedor) y qué legislación se aplica.

Por ejemplo, los datos alojados fuera de la UE pueden estar sujetos a leyes extraterritoriales como la Ley de la Nube de EE.UU., que puede dar al gobierno estadounidense acceso a sus datos, aunque estén almacenados en Europa por una empresa estadounidense.

Esta cartografía le ayuda a identificar los datos sensibles fuera de su control legal y a planificar su eventual repatriación a infraestructuras soberanas.

2. Centralizar el almacenamiento en un lugar seguro y conforme a las normas

Ficheros dispersos en distintos ordenadores, discos duros externos y servicios en la nube no seguros. es una fuente importante de ineficacia y riesgo.

Centralizar sus activos digitales es, por tanto, una prioridad. Siempre que elijas bien tu "caja fuerte digital", es decir, un espacio de almacenamiento seguro, soberano y conforme a la normativa.

La solución: DAM (Gestión de Activos Digitales)

El software DAM es una biblioteca digital centralizada para almacenar, organizar, recuperar, compartir y gestionar todos sus activos digitales.

Es una herramienta mucho más potente que un simple servicio de almacenamiento en línea como Dropbox, OneDrive o Google Drive, porque ofrece funciones avanzadas:

• Búsquedas de archivos más rápidas : asocia palabras clave, descripciones y otra información (metadatos) a tus archivos para facilitar su búsqueda.
• Gestión de versiones : realizar un seguimiento de los cambios y garantizar que todo el mundo utiliza siempre la versión más reciente de un documento.
• Control de acceso : definir con precisión quién tiene derecho a ver, descargar o modificar cada activo.

Para las pymes, existen soluciones DAM adecuadas, a menudo basadas en la nube, con precios flexibles. Entre ellas están Oodrive, Wedia y Bynder, así como opciones más económicas como Filecamp.

Elija soluciones de almacenamiento o DAM que garanticen que los datos se alojan exclusivamente en la Unión Europea. Busque certificaciones como SecNumCloud (expedido por la ANSSI en Francia), que representa hoy en día el más alto nivel de seguridad y soberanía. Esta etiqueta tan exigente solo se concede a un puñado de ofertas en la nube (nueve hasta la fecha, entre ellas Oodrive, Outscale, OVHcloud...), prueba del nivel de confianza que garantiza.

Para las pymes con departamento informático, existen soluciones de código abierto autoalojadas, como Nextcloud o Seafile, que pueden implantarse en su propio servidor o en una nube soberana. De este modo, conservas el control total sobre la aplicación y los datos. Eso sí, asegúrese de proteger el servidor y de actualizarlo periódicamente.

3. Establecer procesos y normas claros

La tecnología no basta. Los procesos humanos y organizativos deben integrarse desde la fase de diseño los principios de cumplimiento y seguridad. Estos son los planteamientos "Privacidad desde el diseño" y "Seguridad desde el diseño.

En la práctica, esto significa incorporar controles y buenas prácticas en cada etapa del ciclo de vida de sus activos digitales, en lugar de añadir medidas correctivas a posteriori.

Las normas de uso deben ser claras y compartidas por todos los empleados:

3.1 Convención de nombres

Adopte una estructura uniforme para nombrar los archivos.

• Coherencia utilizar siempre el mismo formato, sin excepción
• Legibilidad nombres claros y comprensibles, evitando abreviaturas oscuras
• Normalización sin espacios, sin caracteres especiales (%, &, é, à...), prefiera _ o -.
• Clasificación automática utilizando el formato ISO AAAA-MM-DD por fechas para garantizar el orden cronológico
• Versionado Incluya un indicador de versión (v1, v2, final) para evitar duplicaciones confusas.
• Firma añadir las iniciales de la última persona que editó el fichero

Un nombre de fichero puede tener la siguiente estructura:

[Fecha]_[Departamento/Proyecto]_[Tipo de documento]_[Asunto]_[Confidencialidad]_[Versión]_[Iniciales][Extensión].

 

Ejemplos:

• 2025-02-15_Commercial_Contrat_ClientX_CONF_v1_AS.pdf
• 2024-12-01_Marketing_PlanCampagne_Print_INTERNE_v3_JD.docx

(AS = André Sobriquet, JD = Jeanne Dupont)

Campos definidos :

• Fecha : AAAA-MM-DD → garantiza una correcta ordenación cronológica
• Departamento/Proyecto ex. RRHH, Finanzas, Comercial, ProyectoX
• Tipo de documento : Contrato, Factura, Informe, Procedimiento
• Asunto o cliente (Presupuesto2025, ClienteX, AuditoríaCNIL)
• Confidencialidad : PUB, INTERIOR, CONF, STRAT
• Versión : v1, v2, Final, Aprobado
• Iniciales Identificador de la última persona que modificó el archivo.

Las archivos terminar con ARCO y se almacenan en una carpeta específica.

Centralización de la norma publicar un carta de nomenclatura dentro de la empresa.

 

3.2 Flujos de trabajo

Definir los procesos de creación, validación, archivo y supresión de activos. ¿Quién debe aprobar un nuevo folleto antes de su publicación? ¿Cuándo debe archivarse un logotipo antiguo?

Añade pasos de validación legal o de cumplimiento normativo a tus procesos de creación y gestión de contenidos. Por ejemplo, antes de publicar una nueva campaña de marketing que incluya datos de clientes, un flujo de trabajo en tu DAM puede requerir la aprobación previa del responsable de protección de datos (DPO).

Del mismo modo, la publicación de un documento técnico sensible puede requerir el acuerdo del CISO (o responsable de seguridad). Estos puntos de control "por diseño" evitan errores costosos, como la distribución de datos personales o confidenciales sin saberlo.

• Política de conservación y archivo : Determine la vida útil de cada tipo de activo en cuanto se cree. Los documentos legales deben conservarse durante varios años, mientras que los visuales de campañas de corta duración pueden archivarse más rápidamente. El RGPD exige que los datos personales no se conserven más tiempo del necesario para el fin para el que se recogieron. Una buena herramienta de gestión de documentos puede utilizarse para definir reglas para archivar o eliminar automáticamente los archivos que alcancen una fecha determinada (por ejemplo, eliminar los CV después de 2 años, archivar las facturas después de 10 años, etc.). De este modo se garantiza el cumplimiento permanente del principio de minimización de datos sin necesidad de un esfuerzo o supervisión manual constante.
• Carta del usuario de IA Con el auge de las herramientas de IA y la Ley Europea de IA, resulta crucial regular el uso de estas tecnologías por parte de sus equipos. Defina por escrito qué tipos de datos pueden -o no- someterse a IA generativa externa como ChatGPT o Gemini. Por ejemplo, prohíba copiar y pegar datos de clientes o código propietario. El objetivo de esta carta interna es evitar que se filtren datos confidenciales a través de herramientas mal controladas.

4. Prioridad a la seguridad

La pérdida o el robo de activos digitales puede tener consecuencias desastrosas. Por eso la seguridad no es negociable.

No puede haber gestión de activos digitales sin medidas de protección sólidas y adaptadas al contexto de su PYME. Esto significa no solo evitar intrusiones y fugas, sino también garantizar la resistencia de su empresa en caso de incidente (ataque, catástrofe, avería).

• Sensibilización de los trabajadores : Forme a sus equipos en buenas prácticas de ciberseguridad (phishing, contraseñas seguras, etc.). Una sensibilización regular reduce en gran medida el riesgo de error humano, causa de numerosos incidentes (por ejemplo, 19 % de las PYME ya han tenido que enviar documentos por error a un tercero no autorizado, según francenum.gouv.fr). La seguridad es cosa de todos, no sólo de la tecnología.
• Gestión de accesos (IAM) : Aplicar el principio del menor privilegio. Cada empleado sólo debe tener acceso a los archivos estrictamente necesarios para su trabajo. Un comercial no necesita abrir los contratos de trabajo de RRHH, y un desarrollador no necesita el archivo de contabilidad. Utiliza la gestión de derechos basada en funciones (RBAC - Role-Based Access Control), definiendo perfiles de acceso por función. Establezca grupos de seguridad en su DAM o servidor de archivos (por ejemplo, el grupo "Gestión" para los documentos estratégicos, "RRHH" para los datos de personal, etc.). Revalide periódicamente estos derechos.
• Autenticación multifactor (AMF) imponer la doble autenticación para acceder a cualquier plataforma sensible (almacenamiento en la nube, correo electrónico profesional, VPN, etc.). Ya no basta con una contraseña. La activación de un segundo factor (aplicación móvil de código de un solo uso, SMS, clave U2F, etc.) bloquea todo acceso a una plataforma sensible. 99,9 % ataques de relleno de credenciales según Microsoft. Se trata de un requisito básico incluido ahora en NIS2 y DORA para los sectores críticos, pero cualquier PYME deben cumplirla ahora, dado el uso generalizado de ataques de suplantación de identidad y robo de contraseñas.
• Copias de seguridad periódicas : establecer un política de copias de seguridad automáticas de su repositorio de activos. Pruebe periódicamente la restauración de estas copias de seguridad.
• Actualizaciones : asegúrate de que todo el software que utilizas, incluido el sistema DAM, se actualiza constantemente para protegerte frente a nuevas amenazas.
• Trazabilidad y registros de auditoría Asegúrese de que su solución de gestión de activos registra todas las acciones realizadas sobre los ficheros (consulta, descarga, modificación, supresión, compartición externa, etc.). En caso de incidente de seguridad o auditoría, estos registros detallados son esenciales para comprender lo sucedido.

5. Analizar el uso y optimizar continuamente

Para asegurarse de que su estrategia es eficaz, realice un seguimiento del uso de sus activos. Los sistemas DAM modernos suelen ofrecer herramientas de análisis que pueden responder a preguntas como:

• ¿Cuáles son los activos más descargados?
• ¿Quién utiliza qué y con qué frecuencia?
• ¿Hay archivos infrautilizados u obsoletos?

Esta información le ayudará a optimizar sus futuras creaciones y a limpiar periódicamente su base de activos para conservar sólo lo que es relevante.

El cumplimiento de la normativa y una buena gestión de los activos digitales no son proyectos puntuales que se marcan y luego se olvidan. Son un proceso de mejora continua. Las tecnologías evolucionan, su empresa y sus datos también, y la normativa también. Por eso es esencial establecer un ciclo regular de revisión, auditoría y optimización.

Adoptando un enfoque estructurado en torno a estos cinco pilares, una PYME puede transformar la gestión de sus activos digitales de un potencial quebradero de cabeza en una auténtica ventaja competitiva.

Cada documento bien archivado, cada dato debidamente protegido, cada proceso optimizado refuerza los activos intangibles de su empresa. El resultado es una eficaces, resistentes y fiables a los ojos de sus clientes y socios.