Je e-mails zijn vaak de eerste weerspiegeling van je professionaliteit. Sommige schijnbaar kleine fouten kunnen je projecten vertragen, je berichten verwarren of je geloofwaardigheid aantasten. Dit zijn de 10 veelvoorkomende valkuilen... en goede praktijken om ze te vermijden.
1. Object ontbreekt of is onduidelijk
Een vaag object ("Info", "Aanvraag") geeft geen indicatie.
✅ Gebruik een duidelijk, bruikbaar object: "Notulen vergadering - te valideren voor vrijdag"..
2. Onjuist beheer van ontvangers (Aan / Cc / Bcc)
Als je een ontvanger van een sleutel vergeet of iedereen kopieert, wordt de uitwisseling omslachtiger.
Eenvoudige regel:
- À = direct betrokkenen
- Cc = voor informatie
- Cci = uitzonderlijk gebruik, om vertrouwelijkheid te bewaren
3. Misbruik van "Alles beantwoorden
Mailboxen lopen onnodig vol.
✅ Vraag jezelf af voordat je klikt: "Wie moet mijn antwoord echt lezen?".
4. Gebrek aan duidelijkheid over verwachte actie
De ontvanger weet niet wat hij moet doen.
✅ Gebruik directe bewoordingen: "Stuur het gevalideerde document dinsdag voor 14.00 uur naar mij terug..
5. Slordige inhoud
Fouten, lange zinnen, onverteerbare tekst.
✅ Structureer je e-mail :
- 1 idee = 1 alinea
- Trefwoorden vetgedrukt indien nodig
- Systematisch proeflezen voor verzending
6. Ongepaste toon
Te droog, te familiair of agressief.
Pas je toon aan aan de context en de ontvanger. Een e-mail wordt nog steeds geschreven → geef prioriteit aan duidelijkheid en hoffelijkheid.
7. Afwezigheid van beleefdheidsuitdrukkingen
Een bericht zonder te openen of te sluiten verschijnt abrupt.
✅ Altijd minstens :
- Begin: "Hallo [Voornaam],".
- Einde: "Bij voorbaat dank / vriendelijke groeten".
8. Slecht beheer van bijlagen
Het verkeerde document vergeten of bijvoegen.
Onderdelen toevoegen voor om je e-mail te schrijven. En noem ze duidelijk ("Contract_ProjectX_v2.pdf).
9. Te laat of geen antwoord
❌ Blokkeert projecten en tast je betrouwbaarheid aan.
✅ Als je meer tijd nodig hebt, bevestig dit dan: "Roger, ik neem donderdag contact met je op..
10. Slechte timing
Een niet-urgente e-mail versturen om 22u of in het weekend kan je onnodig onder druk zetten.
✅ Gebruik de uitgestelde programmering om de levering voor de volgende ochtend te plannen.
Samengevat is een goede e-mail duidelijk, gestructureerd en beleefd. Het bespaart je tijd... en geloofwaardigheid.
