4 effectieve methoden om prioriteiten te stellen voor je taken

Taakbeheer is een dagelijkse uitdaging in ons professionele en persoonlijke leven. Dus hoe kunnen we er zeker van zijn dat we, in deze wereld waar de eisen constant zijn en de dagen veel te kort zijn, prioriteit geven aan de taken die ons waarschijnlijk zullen helpen onze doelen te bereiken? Hoe wordt ons vermogen om deze taken effectief te prioriteren een essentiële troef? Uitleg met Rémy Jourdan, specialist in ondersteuning bij persoonlijke ontwikkeling, management, interpersoonlijke communicatie.

Geef prioriteit aan uw taken en effectief met uw tijd omgaanliegt kan het verschil maken tussen een geslaagde dag en een frustrerende dag, aan het einde waarvan je thuiskomt met een gevoel van onafgemaakte zaken of zelfs een schuldgevoel.

Er bestaan verschillende methoden om u te begeleiden. Hier zijn er vier die de kunst van het stellen van prioriteiten gebruiken. Elk biedt een unieke aanpak om u te helpen omgaan met de stroom aan dagelijkse taken.

1. De Eisenhower-matrix voor effectieve prioritering

De Eisenhower Matrix is vernoemd naar de generaal en voormalige Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower, die bekend stond om zijn vermogen om zijn tijd en prioriteiten effectief te beheren. Deze klassieke prioriteringsmethode is gebaseerd op een 2×2-systeem. De matrix categoriseert taken op basis van hun mate van urgentie en belang.

Deze matrix verdeelt jouw taken daarom in vier categorieën:

• Belangrijk en dringend : Deze taken vereisen onmiddellijke aandacht en houden rechtstreeks verband met uw kerndoelen. Dit zijn de problemen die u met prioriteit moet aanpakken. Zij zijn uw topprioriteit.
• Belangrijk, maar niet urgent: Deze taken hebben een grote impact op uw langetermijndoelen. Maar ze vereisen geen onmiddellijke interventie. Plan tijd in om ze op de juiste manier aan te pakken.
• Dringend, maar niet belangrijk: Delegeren of snel iets bereiken zijn vaak de beste opties. Deze taken zijn vaak misleidend en lijken dringend. Maar ze dragen niet noodzakelijkerwijs bij aan uw kerndoelen. Het zijn vaak afleidingen of dringende eisen... die meer de behoeften van anderen dienen dan uw eigen behoeften. U kunt ze dus indien mogelijk delegeren of snel beheren, maar zonder al te veel tijd te investeren.
• Noch belangrijk, noch dringend : Deze taken zijn activiteiten met weinig of geen productiviteit. Zorg ervoor dat ze uw kostbare tijd niet stelen. Dit zijn afleidingen die uw aandacht afleiden van wat belangrijk is en die vaak tijdrovend zijn. Minimaliseer de tijd die u aan deze wijzerplaat besteedt.

Met behulp van deze matrix kunt u uw taken prioriteren op basis van hun langetermijnimpact en mate van urgentie. Hierdoor kunt u weloverwogen en rustige beslissingen nemen.

Voorbeeld

Een projectmanagementteam bij een financiële dienstverlener gebruikt de Eisenhower-matrix om prioriteiten te stellen voor zijn dagelijkse taken:

• Belangrijk en urgent: Behandel een klantnoodgeval in verband met een kritieke financiële transactie. Dit is zowel een belangrijke (hoog financieel risico) als urgente (dreigende deadline) taak.
• Belangrijk, maar niet urgent : Opstellen van kwartaalprestatierapporten voor klanten. Deze taak is belangrijk voor het behouden van de klanttevredenheid, maar hoeft niet onmiddellijk te worden aangepakt.
• Dringend, maar niet belangrijk: Reageer op een routinematige e-mail van een collega waarin hij om informatie vraagt over een klein project. Deze taak is urgent omdat het om een onmiddellijk verzoek gaat. Maar het heeft geen significante impact op de hoofddoelstellingen.

Noch belangrijk, noch dringend : Vernieuw de informatiebrochure bedoeld voor klanten om deze aantrekkelijker te maken. Deze taak is noch belangrijk, noch urgent, althans vergeleken met de andere, en kan worden uitgesteld.

2. De meerwaardemethode om uw taken te evalueren

Bij deze methode wordt elke taak geëvalueerd op basis van twee sleutelfactoren: de potentiële impact op uw doelen en de inspanning die nodig is om deze te bereiken. Door aan elke factor een numerieke waarde toe te kennen (bijvoorbeeld een beoordeling van 1 tot 5), kunt u voor elke taak de verhouding tussen impact en inspanning berekenen.

Dit helpt u bij het identificeren van taken met een grote impact die uw prioritaire inspanningen vereisen.

Door prioriteit te geven aan de taken die een “ impact/inspanning » hoog optimaliseert u uw efficiëntie, omdat u zich zult concentreren op de activiteiten die met de minst mogelijke inspanning de meeste resultaten opleveren. U investeert uw energie op een intelligente manier en besteedt deze verstandig.

Dit is de typische logica van efficiëntie: de taken die prioriteit moeten krijgen, zijn de taken die het beste rendement per inspanningseenheid opleveren.

Voorbeeld

Het managementteam van een productiebedrijf moet kiezen tussen twee potentiële projecten. Het evalueert elk project op basis van de verhouding impact/inspanning.

Project A (nieuw product) zou een extra omzet van 1 miljoen euro per jaar kunnen opleveren, wat aanzienlijk is voor het bedrijf. Toegekende score: 5. De ontwikkeling en productie van dit nieuwe product zou echter een aanzienlijke hoeveelheid middelen vergen in termen van tijd en mankracht, maar onder het middelenplafond. Beoordeling: 4.

Project B (procesoptimalisatie) kan een kostenbesparing van circa 300.000 euro per jaar opleveren. Beoordeling: 3. Hoewel het enige inspanning vergt, is procesoptimalisatie minder intensief in termen van tijd en personeel dan Project A. Beoordeling: 2.

Resultaat: hoewel dit contra-intuïtief lijkt gezien de aanzienlijke impact van project A, zal voor project B worden gekozen. Project A biedt inderdaad een verhouding van 1,25 (impact 5/inspanning 4), terwijl project B een verhouding biedt van 1,5 (impact 3/inspanning 2). Het bedrijf kan met relatief minder inspanning aanzienlijke kostenbesparingen realiseren in vergelijking met Project A.

3. De Pomodoro-techniek om prioriteiten te stellen door middel van concentratie

Als je last hebt van uitstelgedrag of moeite hebt om gefocust te blijven, kan de Pomodoro-techniek de oplossing zijn. Vernoemd naar de tomaatvormige kookwekker (“pomodoro” in het Italiaans), is dit een even eenvoudige als innovatieve benadering van het stellen van prioriteiten. Het bestaat uit het verdelen van uw dag in vrij korte tijdsintervallen, doorgaans 25 minuten (“pomodoros” genoemd), gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Na 4 opeenvolgende pomodoro’s geef je jezelf een langere pauze van 15 tot 30 minuten.

Deze andere benadering van het stellen van prioriteiten is gebaseerd op de deugden van concentratie : een intervalwerkcyclus is afhankelijk van ons vermogen om maximale concentratie te behouden gedurende korte, maar repetitieve perioden.

Als we elk interval van 25 minuten aan een specifieke taak besteden, moeten we met maximale concentratie werken en complexe taken in kleine stapjes aanpakken, terwijl we een hoge mentale energie behouden. Hierdoor kunnen we voortdurend vooruitgang boeken zonder onszelf mentaal te vermoeien: er zijn regelmatig pauzes om de mentale last weg te nemen en de batterijen op te laden.

Voorbeeld

Een freelanceschrijver moet verschillende taken tegelijkertijd uitvoeren, waaronder het schrijven van artikelen, het maken van inhoud voor sociale media en het beoordelen van klantdocumenten. Tijdens elke pomodoro concentreert hij zich op een specifieke taak.

Tijdens de eerste pomodoro doet hij bijvoorbeeld documentair onderzoek om een nieuw artikel te schrijven. De timer die hij gebruikt herinnert hem eraan om niet onnodig te verdwalen in tijdrovende zoekopdrachten (klassiek bij Google).

Tijdens de tweede schetst hij een plan voor zijn artikel. Tijdens de derde wisselt hij volledig van taak en werkt hij aan content voor sociale media, enzovoort.

Na het voltooien van 4 opeenvolgende pomodoro's neemt hij een langere pauze van 15 tot 30 minuten om te ontspannen, op te laden en indien nodig te reageren op e-mails of telefoontjes.

Naast de directe efficiëntie tijdens de uitvoering van taken, merken we op dat deze methode hem in staat stelt de tijdseenheden die nodig zijn voor elk type activiteit beter te evalueren en daardoor zijn vermogen om te plannen te verbeteren.

4. De MoSCoW-methode voor het classificeren van taken

Deze methode wordt vaak gebruikt in projectmanagement of softwareontwikkeling, maar het kan ook worden toegepast op taakbeheer in het algemeen. Dit houdt in dat elke taak in een van de volgende categorieën wordt ingedeeld:

• Hebbeding: de essentiële taken die essentieel zijn voor het succes van uw project of het behalen van uw doelstellingen. U moet ze met prioriteit voltooien.
• Zou moeten hebben: belangrijke taken, maar die op korte termijn niet essentieel zijn. U moet ze voltooien zodra de “must have”-taken zijn voltooid.
• Zou kunnen hebben : taken die wenselijk zijn, maar niet kritisch. Als de tijd het toelaat, kunnen ze worden aangepakt na de taken in de eerste twee categorieën.
• Zal niet hebben : taken die een lagere prioriteit hebben of die kunnen worden gedelegeerd of geheel geëlimineerd zonder de doelstellingen in gevaar te brengen.

Met behulp van de MoSCoW-methode kunt u weloverwogen beslissingen nemen over wat eerst MOET gebeuren en wat u KUNT doen, uitstellen of elimineren.

Voorbeeld 

Een ontwikkelteam voor mobiele applicaties moet tijdens de lancering prioriteit geven aan de functionaliteiten van een nieuwe applicatie voor online winkelen:

• Hebbeding : het opzetten van de beveiligde betaalfunctie, het weergeven van producten en winkelwagen. Deze functies zijn essentieel voor de kernapp-ervaring.

• Zou moeten hebben : integratie van prijsvergelijkingsfunctie en geavanceerde zoekfilters. Deze functies verbeteren de gebruikerservaring, maar zijn niet cruciaal voor de eerste lancering.
• Zou kunnen hebben : een gepersonaliseerde aanbeveling en deelfunctie toegevoegd op sociale netwerken. Deze functies voegen waarde toe, maar kunnen later worden geïntegreerd.
• Zal niet hebben : integratie van een livechatfunctie voor realtime klantenondersteuning. Deze functie is helemaal niet doorslaggevend voor de eerste lancering.

Door gebruik te maken van de MoSCoW-methode kan het team ervoor zorgen dat essentiële functies eerst worden ontwikkeld, waardoor een succesvolle lancering van de applicatie met basisfunctionaliteit mogelijk wordt en er tegelijkertijd flexibiliteit ontstaat voor latere toevoegingen.

Een win-win-logica

Deugd is besmettelijk en als het bedrijf het gebruik van deze tools veralgemeniseert, zou het bijvoorbeeld kunnen beweren:

– besluitvorming informeren en optimaliseren met objectievere criteria;

– dagelijkse activiteiten afstemmen op de strategische doelstellingen van het bedrijf en daardoor de winstgevendheid optimaliseren;

– ervoor zorgen dat grote problemen met prioriteit worden opgelost. Dit voorkomt kostbare vertragingen, zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald en dat de klant tevreden is;

– de tijd die wordt besteed aan het opsporen en corrigeren van fouten en bugs verminderen, verspilling verminderen, vertragingen en crisissituaties en de stress die daarmee gepaard gaat, vermijden;

– op tijd nieuwe producten lanceren (of projecten opleveren) en een concurrentievoordeel op de markt verwerven door eerdere verkopen te realiseren;

– haar klanten beter tevreden te stellen door zich te concentreren op hun belangrijkste verzoeken en behoeften en deze dus te behouden.

Gemotiveerde medewerkers brengen geluk in het bedrijf, en de efficiëntie van elke persoon draagt bij aan het verbeteren van de klanttevredenheid. Dus afgezien van uw persoonlijke comfort, wint iedereen.

Elk van deze methoden biedt een specifieke invalshoek om deze complexe uitdaging aan te pakken: het optimaliseren van uw kostbaarste bezit: uw tijd. Elke methode heeft zijn voordelen en kan zich aanpassen aan verschillende werkstijlen en situaties. Experimenteer met elk ervan om degene te vinden die het beste bij u past. U neemt eindelijk de controle over uw planning en richt uw energie en inspanningen op de belangrijkste taken. Je zult je geest bevrijden van deze secundaire taken, die hoe dan ook door tijdgebrek geëlimineerd zouden zijn. Door uw middelen verstandig in te zetten, kunt u uw doelen aanzienlijk bereiken, uiteindelijk uw persoonlijke en professionele succes optimaliseren... en u bevrijden van een grote hoeveelheid stress!