Feedback ontvangen en geven was nog nooit zo cruciaal. Of je nu thuis werkt, met freelancers, in multidisciplinaire, internationale of internationale teams, feedback was nog nooit zo cruciaal. Als gevolg hiervan wordt de uitwisseling tussen generaties steeds complexer. Hoe maak je van deze feedback een hefboom voor vooruitgang en cohesie? Ontdek van Hélène Toye, expert trainer in communicatie en persoonlijke ontwikkeling, hoe je feedback kunt aanpassen aan elke context.
Telewerken, werken met freelancers of externe consultants van ESN's (digitale dienstverleners die specialisten in opdracht bij hun klanten detacheren), generatie- of culturele diversiteit... Het zijn allemaal situaties die de traditionele feedbackcodes op de proef stellen. In een voortdurend veranderende werkomgeving is het aanpassen van de manier waarop je feedback geeft niet langer een optie - het is een noodzaak.
Maar eerst, hoe definieer je feedback?
Praktisch gezien is feedback constructieve, positieve of corrigerende feedback, gericht op het evalueren van gedrag, acties of resultaten om verbetering en professionele ontwikkeling aan te moedigen. Het is daarom een belangrijk managementinstrument. Het stelt je in het bijzonder in staat om :
- voortdurend leren aanmoedigen
- de bijdragen van elk individu erkennen
- teams afstemmen op gemeenschappelijke doelstellingen
Deze praktijk is echter niet universeel: feedback die in de ene context relevant wordt geacht, kan in een andere context verkeerd worden begrepen of slecht worden ontvangen. Dus hoe kunnen managers hun feedback aanpassen aan de mensen met wie ze werken, de context en de manier waarop ze samenwerken?
Goede feedback hangt niet alleen af van wat je zegt. Het gaat erom hoe je het geeft.
Feedback over telewerken: de band behouden ondanks de afstand
De verspreiding van telewerken heeft de manier waarop mensen op het werk communiceren veranderd. De dagen van informele uitwisselingen bij de koffieautomaat of non-verbale signalen in een gang zijn voorbij. Van een afstand is feedback kouder en soms onhandiger. Als een geschreven bericht nuance of context mist, kan het snel verkeerd worden geïnterpreteerd. Om deze misverstanden te vermijden, hebben sommige managers het initiatief genomen en nieuwe rituelen ingevoerd.
Bijvoorbeeld:
- regelmatige, speciale videoconferenties voor directe, menselijke interactie
- duidelijke, gestructureerde schriftelijke feedback afwisselen met meer empathische mondelinge uitwisselingen
- het gebruik van de camera om visuele en emotionele nabijheid na te bootsen, essentieel voor het vastleggen van toon en reacties
Louisiana, ontwikkelaar achterkant in een technisch bedrijf, heeft hier ervaring mee:
«Toen we in Volledige afstandsbediening, Mijn manager stelde een wekelijkse videosessie van 15 minuten voor die alleen aan feedback was gewijd. Het heeft onze manier van samenwerken veranderd!»
Dit type initiatief, dat er eenvoudig uitziet, introduceert opnieuw een menselijke dimensie waar het scherm de neiging heeft om uitwisselingen te standaardiseren. Er wordt dus een nieuwe manier van feedback geven uitgevonden... waarbij de camera wordt ingeschakeld.
Feedback aan freelancers: zorg voor een duidelijke, constructieve... en welwillende dialoog
Het is niet altijd gemakkelijk om feedback te geven aan een freelancer. In tegenstelling tot werknemers werken freelancers buiten het traditionele hiërarchische kader. Ze zijn vaak betrokken bij eenmalige opdrachten en hebben noch dezelfde referentiepunten, noch dezelfde verwachtingen. Daarom is het zo belangrijk om al in een vroeg stadium de basis te leggen voor een gezonde en effectieve uitwisseling.
Dit is de aanpak van’Alessandro, Projectmanager in een digitaal bureau:
«Vanaf de eerste briefing neem ik de tijd om de verwachtingen, de deliverables en vooral de manier waarop ik mijn feedback zal formuleren te verduidelijken. Vervolgens organiseren we om de twee weken een evaluatievergadering om de deliverables te bespreken... met feedback in beide richtingen. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en een echte dialoog tot stand te brengen.»
Het is een aanpak die berust op duidelijkheid... maar ook op diplomatie. Want hoewel feedback aan freelancers feitelijk en resultaatgericht moet blijven, kan het zich niet veroorloven om brutaal te zijn. Erkenning van het verrichte werk, waardering voor de geleverde bijdragen en respectvolle communicatie zijn allemaal ingrediënten voor het opbouwen van een vertrouwensrelatie en, waarom niet, een verlangen om op lange termijn samen te werken.
[Training]
Feedback is een krachtig communicatiemiddel en een belangrijke motivatiefactor.
Door middel van praktische oefeningen (rollenspellen, casestudy's) oefent u in het geven van constructieve feedback en verankert u dit in uw dagelijkse managementpraktijken.
Ontdek het trainingsprogramma Effectieve feedback geven, praktische workshop.
[Lees ook]
Feedback is essentieel voor elke manager die zich bekommert om de prestaties en het welzijn van zijn of haar team.
Maar wat zijn de beste manieren om dit aan te pakken? En wat zijn de valkuilen die koste wat het kost vermeden moeten worden?
Lees meer over de kenmerken van effectieve feedback in het artikel Feedback: een hefboom voor succesvol management.
Feedback aan ESN-consultants: een directe dialoog creëren
In de complexe omgevingen waarin Digital Service Providers (DSP's) opereren, kan de communicatieketen snel te lang worden... met het risico dat de boodschap vervaagt. Tussen de klant, de projectmanager en de verkoper kan een eenvoudige feedback zijn duidelijkheid verliezen, verkeerd worden geïnterpreteerd of zelfs volledig worden veranderd.
Om deze valkuilen te vermijden, is het essentieel om directe kanalen te creëren tussen consultants en projectteams. Consulenten betrekken bij collectieve rituelen, zoals dagelijkse vergaderingen of terugblikken, Feedback is een eenvoudige en effectieve manier om uitwisselingen te vergemakkelijken. Feedback maakt deel uit van een continu verbeteringsproces, gericht op het project en niet op het individu.
Het is net zo belangrijk om een directe band te creëren tussen de consultant en de klant. Dit beperkt misverstanden en bevordert een effectievere samenwerking.
Aminata, consultant in opdracht, heeft dit aan den lijve ondervonden:
«Op een dag kreeg ik feedback van een klant via mijn vertegenwoordiger. Maar de boodschap had onderweg aan betekenis ingeboet en de toon was volledig veranderd. Sindsdien praten de klant en ik rechtstreeks aan het einde van elke sprint. Het is veel duidelijker en vooral veel gezonder.»
Generatie Z en senioren: feedback aanpassen aan het tempo van elk individu
Generatie Z geeft de voorkeur aan snelle feedback, vaak met behulp van digitale tools zoals Slack of Notion. Omgekeerd geven meer ervaren profielen de voorkeur aan meer formele, gestructureerde uitwisselingen, met een beetje afstand om dingen in perspectief te plaatsen.
Cindy, HR-manager, heeft dit verschil dagelijks ervaren:
«Mijn werkstudent verwachtte bijna onmiddellijk feedback op Slack. Persoonlijk heb ik tijd nodig om na te denken voordat ik reageer. We hebben een compromis gevonden: elke vrijdag flitsfeedback via video.»
Dankzij deze hybride aanpak kan iedereen een tempo vinden dat bij hem past. Het belangrijkste? Durf vanaf het begin de vraag te stellen: hoe ontvang je het liefst feedback? Een kleine reflex die veel misverstanden kan voorkomen...
[Lees ook] Managers, moderniseer uw feedback met AI
Interculturele feedback: wanneer verschillen sterke punten worden
In internationale of multiculturele teams kan feedback al snel... een delicate oefening worden. Wat in de ene cultuur vanzelfsprekend lijkt, kan in een andere cultuur slecht overkomen. Terwijl sommige mensen directe, ongecompliceerde feedback verwachten, geven anderen de voorkeur aan meer genuanceerde of zelfs zeer indirecte formuleringen.
Om misverstanden te voorkomen, neem je best de tijd om de culturele codes te leren kennen van de mensen met wie je te maken hebt. Door vanaf het begin een duidelijk, gedeeld kader vast te stellen, worden verwachtingen op één lijn gebracht en wordt de basis gelegd voor respectvolle communicatie.
Het samenstellen van een feedbackmodel is vaak de sleutel tot een soepele en harmonieuze samenwerking.
Dit is wat Théo, producteigenaar in een internationaal team:
«Mijn feedback was te direct voor mijn Japanse collega. Ik wilde direct ter zake komen, maar zij zag het als droog, zelfs kritisch. Ze trok zich geleidelijk terug en durfde zich steeds minder uit te spreken. Dus bouwden we samen aan een geleidelijker en genuanceerder feedbackmodel, dat meer respect toonde voor haar culturele codes. Sindsdien is de teamdynamiek veranderd: mijn Japanse collega draagt weer actief ideeën aan en onze uitwisselingen verlopen veel soepeler. Het klimaat van vertrouwen is terug.»
Het bewijs dat met een beetje luisteren en goede wil, culturele verschillen echte pluspunten voor het team kunnen worden.
Uiteindelijk is feedback meer dan een communicatietechniek; het is een strategische hefboom voor collectieve prestaties. Maar om echt effectief te zijn, moet je het aanpassen aan de context, het profiel van de persoon met wie je praat en de werkomgeving. Zoals deze getuigenissen aantonen, is het niet voldoende om de intentie te hebben om het juiste te doen. Je moet ook empathisch zijn, goed kunnen luisteren en flexibel zijn. Want in de kunst van feedback telt de vorm evenveel als de inhoud.
