Total cost of ownership (TCO) wordt een strategische hefboom voor inkoop-, industriële en financiële afdelingen. Achter een aantrekkelijke aankoopprijs gaan vaak onzichtbare kosten schuil die een blijvende impact hebben op de prestaties van een bedrijf. Hoe kunnen we, tegen de achtergrond van druk op de marges en een streven naar efficiëntie, overstappen van een op de prijs gerichte benadering naar een globale, operationele analyse van de kosten gedurende de hele levenscyclus? Alain Wolgensinger, specialist in het optimaliseren van verkoopprestaties, geeft een overzicht. Aan de hand van een methodologie in 4 stappen, praktische voorbeelden en best practices ontdekt u hoe TCO kan worden gebruikt om aankoopbeslissingen veilig te stellen en de concurrentiepositie van uw bedrijf op de lange termijn te verbeteren!
Wist u dat? Volgens experts is 70 % van de kosten van een aankoop onzichtbaar op de offerte. In de industrie en logistiek, waar elke euro telt, wordt Total Cost of Ownership (TCO) het ultieme wapen voor slimme inkopers. Lees hier hoe u het in de praktijk kunt gebruiken.
TCO ontcijferd: de ijsberg van echte kosten
TCO: wat is de definitie?
Totale eigendomskosten. Dit zijn gewoon de totale kosten van een goed of dienst over de hele levenscyclus, inclusief alle kosten, inclusief verborgen kosten, zoals een ijsberg.
Dit is een echo van het gezegde van onze voorouders:
«Prijs is vergeten, kwaliteit blijft».»
Volgens hen verbergt een lage prijs een middelmatige kwaliteit die wordt terugbetaald tot slot.
De industrie en de dienstensector zitten vol met zulke voorbeelden.
1/ A lasrobot met geïntegreerde onderhoudsservice op afstand, wat duurder is, maar een betere voorspellende bewaking en snellere interventie garandeert, en dus meer operationele tijd die aan klanten kan worden gefactureerd.
2/ A voertuig in een hoger bereik maar met een betere doorverkoopwaarde en minder duur onderhoud en reserveonderdelen dan een instapmodel.
[Anekdote] Een CEO sprak ooit zijn verbazing en ergernis uit over het feit dat zijn prachtige Duitse auto hem elke keer dat hij naar de garage ging veel minder kostte dan de auto's van de Franse merken van zijn verkopers. Hij overwoog serieus om ze over te stappen op dezelfde serie, maar bedacht zich toen: wat zouden klanten van zulke luxe vinden?
3/ Een vuilnisbak gekocht door de medewerker algemene diensten van een gemeente op het internet, uiteindelijk goedkoper dan kopen bij een plaatselijke winkel en toch €20 goedkoper, door lagere administratieve kosten.
[Om te onthouden] In technische termen praten we over kosten voor het plaatsen van orders. Economen schatten deze doorgaans op tussen de €50 en €150 per bestelling, ongeacht de bestelde hoeveelheid. De kosten voor het plaatsen van een bestelling zijn ook een basisgegevens voor het berekenen van de QEC. Met andere woorden, de economische bestelhoeveelheid, die de totale voorraadkosten minimaliseert.
4/ Diensten De onmiskenbare kosten van deze diensten worden gecompenseerd door de onmiskenbare voordelen voor werknemers: een grotere beschikbaarheid op het werk, minder mentale belasting, behoud van fysiek kapitaal... met als gevolg een hogere productiviteit.
Dus hoe zorg je ervoor dat je op het juiste spoor zit?
4 stappen naar een efficiënte TCO
Stap 3: teams bouwen
Stap 1: Stel een volledige kostenkaart op
Le inkoopafdeling is duidelijk de beste plek om te beginnen. Maar hoe pak je het aan?
Eerst, lijst alle zichtbare en onzichtbare kosten. Beste praktijk: de «technische» afdelingen erbij betrekken» om deze lijst op te stellen of aan te vullen: onderhoud, logistiek, HR, enz.
En toen.., systematiseren de TCO-benadering op strategische of kritische inkoop, omdat ze complexer te behandelen zijn, vgl. matrix Kraljic.
Idealiter ook artikelen van klasse C (ABC-diagram).
Deze worden vaak als onnodig beschouwd, maar vormen uiteindelijk een last omdat ze lukraak worden ingekocht (buiten het gecontroleerde inkoopproces om) en de administratieve kosten te vaak worden onderschat. Bijvoorbeeld: kantoorbenodigdheden, recepties en dagelijkse verbruiksgoederen (suiker, koffie/thee, bekers, enz.).
[Echt geval] Omdat een bedrijf vond dat het te veel tijd kwijt was aan kantoorbenodigdheden, besloot het een abonnement te nemen bij een winkel in de buurt. Net als een drankautomaat komt de winkel elke maand langs en vult de kantoorbenodigdheden aan in de gewenste hoeveelheden. Vervolgens wordt de klant gefactureerd. Om prijsschommelingen te voorkomen, werd aan het begin van het jaar een prijs afgesproken. Elke prijsstijging van meer dan 10 % moet worden gemeld. Het bedrijf zei blij te zijn dat het niet langer het risico loopt om zonder voorraad te zitten, terwijl het tegelijkertijd de mentale werkdruk verlaagt.
Stap 2: nauwkeurige modellering uitvoeren
Ook hier zal deze formalisering logischerwijs toevertrouwd aan de inkoopafdeling.
- Gebruik sectorsjablonen
Bijvoorbeeld: typologie en ordes van grootte van geassocieerde kosten voor machines, voertuigen of training. Met andere woorden: kosten versus werknemerstevredenheid, of zelfs productiviteitstoename in % verkregen na het evenement, enz.
- Neem bij voorkeur 3 scenario's op: optimistisch, realistisch, pessimistisch
Bijvoorbeeld: de doorverkoop van elektrische voertuigen van TESLA, ooit zeer gewaardeerd, is problematischer geworden nu het imago van de leider is aangetast door het kortstondige DOGE (Department of Government Efficiency) binnen de Amerikaanse regering.
[Een verrassend voorbeeld]
Een gedetailleerde analyse van de TCO-kosten en berekeningen van het rendement op investering kunnen verbazingwekkende resultaten opleveren.
Een fabrikant van auto-onderdelen was ontzet over de extra verzekeringskosten die zijn werknemers moesten betalen na een arbeidsongeval en introduceerde een driemaandelijkse presenteïsmebonus. Dit betekent x dagen aanwezigheid over de periode, zonder afwezigheden veroorzaakt door een arbeidsongeval. Werknemers zijn nu zo waakzaam dat :
1/ Ongelukken zijn zeldzamer geworden.
2/ Het aantal bezoekers is gestegen en daarmee ook de productie.
3/ We moesten er zelfs op aandringen dat «kleine» maar onvermijdelijke ongelukken (sneetjes, snijwondjes, enz.) niet werden genegeerd om de gezondheid van onze werknemers te beschermen.
4/ De premie werd - duidelijk - gecompenseerd door deze besparingen en winsten.
Een duidelijke win-win TCO!
Fase 3: Teams vormen
Deze taak, logisch toevertrouwd aan de inkoopafdeling, Hiervoor is een interne memo van het management nodig om het belang ervan te onderstrepen. Ook de creatie van een of meer «TCO-referentie» in de betrokken afdelingen. Bijvoorbeeld: inkoop, boekhouding, etc. Ten slotte is het een kwestie van voorstellen praktische workshops met casestudy's, waarin de werkelijke kosten zo getrouw mogelijk zijn opgenomen en met getuigenissen van TCO-referenten.
De feedback uit het veld kan spectaculair en snel zijn. Een sitemanager legt uit:
«Onze jonge kopers zien nu twee keer zoveel verborgen kosten.»
[Trainingsreflex].
De grondbeginselen
Een goed gestructureerde inkoopfunctie is een belangrijke motor voor bedrijfsprestaties. Wilt u een duidelijke en operationele visie op het bedrijf krijgen? Onze training De sleutels tot de inkoopfunctie stelt je in staat om de inkoopfunctie binnen de organisatie te plaatsen, de economische aspecten ervan te begrijpen, met name de impact op de winstgevendheid, en het hele inkoopproces onder de knie te krijgen.
De onderhandeling
Succesvolle inkooponderhandelingen zijn gebaseerd op een goede mix van technische expertise en communicatie. Volg onze training om meer te leren over best practices Onderhandel beter over uw aankopen Het geeft je de sleutels in handen om je voor te bereiden op onderhandelingen, je leverancier en zijn aanbod beter te leren kennen, onderhandelingshefbomen te identificeren en doelstellingen te definiëren in lijn met de strategie van je bedrijf.
Verantwoord inkopen
Door sociale, ecologische en ethische criteria mee te nemen in aankoopbeslissingen, vermindert u risico's, stimuleert u innovatie bij leveranciers en versterkt u het imago van uw merk. Wilt u de algehele prestaties van uw bedrijf verbeteren door middel van verantwoord inkopen? Bekijk dan het trainingsprogramma. Verantwoord inkopen: inkoopprestaties en MVO-kwesties op elkaar afstemmen.
Stap 4: Regelmatige controle en communicatie
Dit is een fundamenteel punt, want wat niet gemeten kan worden, kan ook niet verbeterd worden!
Dus hoe pak je het aan?
- Via kwartaaldashboards (maandelijks lopen ze het risico inhoudelijk slecht te zijn
- Kwartaaloverzichten met de financiële afdeling om afwijkingen van een te optimistische of pessimistische visie op te sporen
- Zorg voor een Belangrijkste KPI's Verschil tussen geplande en werkelijke TCO (<5 % = doel)
Checklist: 4 vragen + 1 houding
De benadering van en relatie met je leveranciers zal veranderen!
Om dit te doen, moet u het volgende installeren 4 belangrijke vragen.
1/ Wat is uw inzet voor de levensduur van het product?
- Vergelijk eerst de garanties tussen producten. Bijvoorbeeld: 5 jaar versus 2 jaar.
- Hoe zit het met uitgebreide garanties of preventieve onderhoudscontracten?
- Evalueer vervolgens de kosten over 3/5/10 jaar.
2/ Wat zijn jullie gemiddelde storingspercentages en responstijden?
- Zorg ervoor dat je deze (betrouwbare) cijfers hebt.
- Dring aan op klantreferenties: telefoonnummers van kopers of klanten.
- Als de leverancier een nieuwe kandidaat is, vraag dan om onafhankelijke laboratoriumtests of overweeg een eenvoudige proefbestelling om de degelijkheid te controleren.
- Oplossingen voor reparatie op afstand (onderhoud op afstand).
- Bereken de impact van stilstand in termen van bedrijfskosten en omzetverlies.
3/ Kunnen jullie producten gelijke tred houden met nieuwe regelgeving?
Het doel is om te anticiperen op de kosten van updating, die vaak onderschat worden.
[Echt geval]
De directeur van een communicatiebureau feliciteerde zichzelf met de keuze voor Apple computers, zowel voor zijn grafisch ontwerpers als voor de rest van zijn personeel.
Toegegeven, de aankoopprijs was veel hoger dan voor concurrerende pc's met Windows (50 tot 75 % meer). Maar alle medewerkers hadden gemerkt dat ze zich geen zorgen meer hoefden te maken over eindeloze updates. Ze waren niet langer bang om gegevens te verliezen tijdens deze kritieke fase. Bovendien maakte de sterk verbonden omgeving de overdrachten gemakkelijker. Sommigen hadden zelfs het gebruik van de muis opgegeven vanwege de efficiëntie van het Trackpad.
De TCO is misschien niet te kwantificeren, maar de bespaarde kosten zijn veel gunstiger dan verwacht, waardoor het onmogelijk is om de klok terug te draaien!
4/ Wat is uw beleid voor terugname/recycling aan het einde van de levensduur?
Het is essentieel om’ontmantelingskosten omvatten.
LOA (lease met koopoptie) is de oplossing die een bankier voorstelt om zijn klant te ontlasten van de demontage: als de klant het object (machine of voertuig in het algemeen) niet wil kopen, neemt de bankier het terug.
Suggestie: neem idealiter alle TCO-criteria op in het selectierooster voor leveranciers.
[1 aanvullende houding]
Je moet deze 4 vragen invullen met een een houding van aandachtig maar kritisch luisteren.
Het is vermeldenswaard dat een verkoper die zijn naam waardig is, eerst de argumenten heeft geïdentificeerd die het voertuig concurrerend maken buiten de prijsklasse. Hij of zij zal dan alle elementen opnoemen die meespelen in de TCO.
Bijvoorbeeld geval van een vertegenwoordiger bij KUBOTA, een kraanfabrikant.
Voor de verkoop van oplossingen voor werkoptimalisatie worden :
- verbeterde productiviteit (sneller, veiliger werken, minder vertragingen)
- grotere winstgevendheid (minder late boetes)
- maar ook een beter imago (minder korting bij wederverkoop dan de Chinese concurrentie, ondanks dat ze 40 % goedkoper zijn!)
Maar deze presentaties kunnen de argumenten die ongunstiger voor hen zijn of het cijfermatige bewijs «vergeten».
Hierdoor zal de TCO-bewuste koper niet vergeten om ook de negatieve (de verborgen kosten) te verzamelen.
Bijvoorbeeld:
«Wat zijn de belangrijkste tekortkomingen van uw product, afgezien van de prijs?»
«Wat zeggen je ontevreden klanten?»
«Wie kan bevestigen wat je me vertelt?»
Kom in actie!
Voor optimale resultaten gebruik je verschillende hulpmiddelen en benaderingen!
IT-hulpmiddelen
Er bestaan een aantal TCO-softwarepakketten, gericht op de behoeften van zowel KMO's als grote groepen. Ze zijn gemakkelijk te vinden op het internet, maar het is een goed idee om gebruikers naar hun mening te vragen.
Training in de basisprincipes van de TCO-benadering
Moedig je nieuwe medewerkers al tijdens de inwerkfase aan om de TCO-benadering over te nemen (bijvoorbeeld in het introductieboekje).
Een mentaliteitsverandering
Ten eerste onder uw werknemers binnen het bedrijf, die zullen worden aangemoedigd om niet meer te kopen in een opwelling of gericht op de prijs, maar zorgvuldig te kopen, rekening houdend met de voordelen en verborgen kosten.
Een delegatie die zich waarschijnlijk in de opstartfase bevindt
Fase 1 en 2 - het in kaart brengen en modelleren van de kosten - kan soms veel tijd in beslag nemen, maar kan heel goed worden toevertrouwd aan een junior inkoper die goed wordt gecoacht door een manager.
Doorlopend beheer van de TCO-benadering
Om deze veeleisende aanpak levend te houden en de valkuilen van voorbijgaande rages te vermijden, kunt u uw ervaring delen met andere bedrijven.
Vraag je beroepsorganisatie of CCI om getuigenissen. Ze openen vaak nieuwe wegen, zoals enkele van de voorbeelden hierboven.
Een paar punten om in gedachten te houden voor een geïnformeerde TCO-koper
- Natuurlijk moeten we niet naïef zijn. Ten eerste, de digitaal bestellen zou het leven van lokale leveranciers, die vaak essentieel zijn voor de dagelijkse werking van het bedrijf, kunnen bemoeilijken.
- Ten tweede zijn de kosten soms moeilijk te beoordelen, Vooral als ze pas duidelijk worden bij gebruik. En sommige voordelen zijn er niet.
- De wedstrijd, China, dat ooit een achterstand had, kan ook vooruitgang boeken. Dit is het emblematische geval van de Chinese elektrische auto's: aanvankelijk geprezen om hun betaalbare prijs, beweren sommigen nu dat ze beter zijn dan Europese fabrikanten. Hun TCO gaat er dus op vooruit!
- Tot slot druk op de prijzen is sterk en is vaak noodzakelijk voor klanten met krappe kasstromen. Onder deze omstandigheden is de TCO-benadering niet geschikt voor hen.
Als deze TCO-benadering echter eerder was veralgemeend, zou «Made in» waarschijnlijk minder geconcentreerd zijn op andere continenten, aangezien er beter rekening wordt gehouden met verborgen bijkomende kosten.
Uiteindelijk is TCO een echte hefboom voor concurrentie. Het is zowel een benadering die verenigbaar is met MVO als een benadering die gericht is op efficiëntie (het meeste uit je middelen halen) en veiligheid. Door naïviteit te vermijden en voor een pragmatische aanpak te kiezen, versterken inkopers hun rol als economische strategen, die in staat zijn de beslissingen van het bedrijf op de lange termijn te informeren en actief bij te dragen aan de duurzame prestaties ervan.
