Uw computer is een alledaags hulpmiddel... maar het is ook een ideale speeltuin voor digitale rommel: haastig opgeslagen bestanden, rommelige downloads, dubbele documenten... Het resultaat: u verspilt tijd, u ergert zich en uw computer wordt trager. Hier zijn de best practices voor een overzichtelijke, efficiënte en snelle computer.
Tip 1: je bureau moet bijna helemaal leeg zijn.
Het is meer dan een opslagruimte, het zou alleen moeten dienen als een tijdelijke ruimte voor bestanden die wachten om gearchiveerd te worden. Een rommelig bureaublad vertraagt de computer en verlengt de zoektijd aanzienlijk.
1 - Organiseer je bestanden op een slimme manier
Drie eenvoudige en effectieve methoden:
✔️ Sorteren op project
Ideaal als je afzonderlijke opdrachten, bestanden of activiteiten beheert.
➡️ Maak een map voor elk project en submappen documenten, visuals, offertes, deliverables, enz.
✔️ Sorteren op bestandstype
Perfect als bepaalde bestanden betrekking hebben op meerdere projecten.
➡️ Voorbeelden: Afbeeldingen, PDF, Rekenbladen, Word-documenten.
✔️ Snelkoppelingen (aliassen) gebruiken
Een snelkoppeling maakt het mogelijk om een bestand op meerdere plaatsen te vinden... zonder het te dupliceren.
➡️ Handig om «bruggen» te maken tussen je mappen.
2 - Effectieve prioritering
Een goede hiërarchie maakt het gemakkelijk om je bestanden te vinden en om de rommel te vermijden die zich in de loop van de weken opbouwt. De meest betrouwbare methode is gebaseerd op een classificatie chronologisch, omdat het gebruik maakt van het natuurlijke vermogen van de computer om automatisch op alfabetische volgorde te sorteren... wat logisch is als de namen beginnen met de datum.
✔️ Waarom beginnen met de datum?
Omdat een computer items altijd classificeert van de kleinste tot de grootste (in alfabetische of numerieke volgorde).
De JJJJ-MM-DD, garandeer je automatische classificatie van oudste naar meest recente.
Voorbeelden:
- 2024-12-15
- 2025-01-03
- 2025-11-26
Dit formaat is ideaal voor :
- de voortgang van een project bijhouden,
- gemakkelijk de juiste versie van een bestand vinden,
- opruimen door verouderde documenten te verwijderen.
✔️ Welk formaat moet ik gebruiken?
Hetzelfde oude verhaal:
➡️ JJJJ-MM-DD
Je kunt de tijd toevoegen als je veel versies hebt:
➡️ JJJJ-MM-DD_HHMM
Volledig voorbeeld:
2025-11-26_10h30_Rapport-mensuel.docx
✔️ Waar moet ik de datum invoegen?
Helemaal aan het begin van de bestandsnaam, nooit aan het einde.
Dit zorgt voor een onmiddellijke sortering en een coherente chronologische weergave.
✔️ Wanneer mag de datum niet worden gebruikt?
Wanneer het document tijdloos is :
- een model,
- een folder,
- een permanent administratief document,
- een map «Foto's» georganiseerd per gebeurtenis (waar andere logica voorrang heeft).
In deze gevallen classificeren we door categorie en niet op datum.
3 - Bestanden een naam geven
Het correct benoemen van je bestanden voorkomt duplicatie, vergemakkelijkt het zoeken en zorgt voor blijvende consistentie. Een goede naamgeving is gebaseerd op drie pijlers Een logische volgorde, duidelijke trefwoorden en een identieke structuur.
✔️ Een eenvoudige, stabiele en systematische nomenclatuur
Definieer een vaste, herbruikbare structuur. Aanbevolen voorbeeld:
DATUM + BELANGRIJKSTE TREFWOORD + BESCHRIJVING
Voorbeeld:
- 2025-09-12_ClientX_Compte-rendu-reunion.pdf
✔️ De gouden regels voor het correct benoemen van je bestanden
1. Gebruik altijd dezelfde scheidingstekens
De meest praktische :
- _ (onderstrepingsteken)
- - (streepje)
Vermijdt hiaten die op sommige systemen een probleem kunnen vormen.
2. Kies consistente trefwoorden
Het belangrijkste trefwoord wordt gebruikt om :
- een project (ClientX, ProjetAlpha...)
- een categorie (Factuur, Administratief, Offerte...)
- een gebruik (vergadering, verslag, foto's...)
⚠️ Gebruikt altijd dezelfde woorden :
Bijvoorbeeld: altijd «Reunion», niet één keer «Réunion», één keer «Meeting», één keer «Rdv».
3. Voeg een korte maar nuttige beschrijving toe
Hier zijn een paar voorbeelden:
- Rapporteer
- Samenvatting
4. Vermijd de klassieke valkuilen
- vage namen document.pdf, definitief.docx, versie2.doc
- speciale tekens : / \ * # @ ? !
- Te lange titels ze worden onleesbaar
- data aan het einde automatisch sorteren voorkomen
- accenten : soms onjuist gelezen door sommige systemen
5. Controleer de algehele consistentie
Een goede nomenclatuur is te herkennen aan het volgende:
- alle gelijkaardige bestanden hebben gelijkaardige namen,
- sorteren gaat moeiteloos,
- duplicaten zijn onmiddellijk duidelijk.
✔️ Voorbeeld van een gebruiksklare nomenclatuur
Je kunt dit universele model gebruiken:
JJJJ-MM-DD_MainKeyword_Description
Voorbeelden:
- 2025-02-03_Admin_Dossier-Assurance
- 2025-06-14_ProjetAlpha_Compte-rendu-V1
4 - Organisatiemodellen maken
Bespaar tijd door een standaard bestandssjabloon.
Elk nieuw project bevat bijvoorbeeld automatisch :
- 01_Admin
- 02_Documenten
- 03_Visuals
- 04_Deliverables
- 05_Archief
Het is niet alleen duidelijk, het is ook geruststellend: je denkt niet langer na over hoe organiseren, gewoon ranger.
5 - Submappen verstandig gebruiken
Ze hoeven niet misbruikt te worden, maar ze kunnen echt een verschil maken.
Nuttige voorbeelden:
- Rekeningen
- Aanbevelingen
- Teksten
- Contracten
- Foto's
Het doel: verduidelijken, niet compliceren.
6 - Regelmatig sorteren
Plan vooruit drie sorteerzones gemakkelijk te beheren :
Te classificeren
Voor recente bestanden, die binnenkort worden georganiseerd.
Te archiveren
Voor nuttige maar meer actieve documenten.
➡️ Bewaren voor toekomstige referentie of projecten.
Weggooien
Want een lichtere computer betekent een lichtere geest.
Tip
Plan een sorteerritueel in: 10 minuten elke vrijdag of aan het einde van de maand.
Net als bij een fysiek kantoor is elke week een beetje beter dan een grote jaarlijkse schoonmaak!
