U schrijft elke dag e-mails, verslagen, rapporten of commerciële voorstellen... Maar u heeft te weinig tijd en moeite om de juiste woorden te vinden. Kunstmatige intelligentie (AI) kan u helpen uw schrijfproductiviteit te verbeteren, van het eerste idee tot de definitieve tekst. Françoise Landuré, communicatieconsultant, begeleidt u stap voor stap bij het concreet en doordacht gebruik van generatieve AI. Ontdek toegankelijke tools en praktische voorbeelden om uw schrijfstijl te veranderen, zonder uw eigenheid te verliezen.
Om een professioneel document op te stellen, zijn verschillende stappen nodig. Eerst moet u uw ideeën verzamelen en ordenen, vervolgens schrijven, nalezen en corrigeren. Ten slotte vergroot u de impact met titels en afbeeldingen. Generatieve AI-tools kunnen u bij elk van deze stappen helpen. Er bestaan algemene AI's zoals ChatGPT, Copilot, le Chat, Claude of Gemini. Andere tools kunnen ook worden gebruikt voor specifieke doeleinden, zoals het schrijven van een verslag of het maken van een presentatie. Hieronder leest u hoe u tijdens het hele schrijfproces van deze verschillende oplossingen kunt profiteren.
AI om sneller te starten: ideeën vinden en je teksten structureren
Vindt u het moeilijk om een tekst te beginnen? AI helpt u daarbij door snel inspiratiebronnen te genereren. Bijvoorbeeld: een invalshoek voor een interne nota, argumenten voor een rapport, een rode draad voor een presentatie. Conversational AI-modellen stimuleren het denkproces en verbreden uw perspectief. Ze blinken ook uit in het samenvatten en analyseren van bestaande inhoud, via kopiëren en plakken of een gedownload document.
Zodra de ideeën zijn gevonden, wordt AI een bondgenoot om ze te ordenen. Het kan een samenvatting schrijven of een gedetailleerd plan voorstellen. Het kan uw informatie ook ordenen in hiërarchische lijsten of overzichtelijke tabellen.
Talrijke tools en functies vergemakkelijken deze fase van reflectie en voorbereiding. Zo vult onderzoek op het internet (via ChatGPT of de speciale AI Perplexity bijvoorbeeld) uw kennis aan met gerichte informatie. Bovendien kunt u mindmaps maken om uw ideeën op een rijtje te zetten en de verbanden tussen deze ideeën te benadrukken. De AI genereert deze automatisch, hetzij in tekstvorm, hetzij direct in visuele vorm als het om een gespecialiseerde AI gaat (XMind AI, Mindmeister AI, enz.).
Het is mogelijk om meer specifieke en complexere kaarten te genereren met behulp van meer uitgebreide prompts.
Getuigenis
«Voor het verzamelen van informatie, wat erg tijdrovend is, gebruik ik ChatGPT als een verbeterde zoekmachine. Bijvoorbeeld voor het evalueren van bedrijven: dat vereist enorm veel data-analyse, inzicht in de bedrijfsmodellen van bedrijven, hun markt, de concurrentie, enz. Ik gebruik het ook om dingen te leren. Ik moest bijvoorbeeld een grafiek maken in Excel en wist niet hoe dat moest: ChatGPT gaf me binnen 5 minuten een handleiding!» Maud, boekhoudster (bron: Philonomist)
Vloeiend schrijven: AI als copiloot bij het schrijven
Zodra uw plan klaar is, kan generatieve AI uw ideeën omzetten in coherente tekst. Om een relevant resultaat te verkrijgen, hangt alles af van de kwaliteit van uw instructies (of prompt). Hoe duidelijker u het doel, de doelgroep, de context, het formaat en de gewenste toon aangeeft, hoe beter het antwoord zal zijn. U kunt zelfs een voorbeeld geven (een van uw eerdere teksten, een tekst die door uw communicatiedienst is geschreven...) of vragen om een tekst «in de stijl van» (een bekende auteur, een humorist...) om de toon te bepalen.
AI beheerst de beste praktijken voor professioneel schrijven: korte zinnen, actieve stem, duidelijk vocabulaire. Maar het past deze beter toe als u er expliciet om vraagt. Vraag bijvoorbeeld om een eenvoudige zinsstructuur van het type «onderwerp, werkwoord, aanvulling».
Een tip is om haar eerst te vragen wat die goede praktijken zijn, voordat je begint met schrijven. Ze weet namelijk hoe ze effectieve technieken zoals storytelling en de AIDA-methode moet toepassen, die nuttig zijn voor e-mails en marketingcontent.
Hier zijn twee pakkende zinnen die ChatGPT heeft geschreven voor een LinkedIn-bericht.
- De eerste komt overeen met de eerste stap van de AIDA-methode, «de aandacht trekken»: «70 % van de professionals besteden meer dan 2 uur per dag aan het schrijven van e-mails, rapporten of posts... Wat als een AI deze tijd zou kunnen halveren zonder aan kwaliteit in te boeten?».
- De tweede past de techniek van storytelling toe: «Gisteren las ik nog een rapport dat ik urenlang had bijgeschaafd... en ik was nog steeds niet tevreden over de stijl. Dus probeerde ik iets nieuws: ik vroeg een AI om het te herwerken. Het resultaat verraste me aangenaam.»
Lees ook : Notities maken optimaliseren voor meer efficiëntie
Sommige tools blijken echte versnellers te zijn: Copilot in Outlook (inbegrepen in het Microsoft 365-abonnement) maakt het mogelijk om een e-mail rechtstreeks in de e-mailinterface te schrijven op basis van een prompt. Andere oplossingen, zoals AI Note Taker of Noota, automatiseren het schrijven van vergadernotulen op basis van opnames of aantekeningen.
Getuigenis :
«Op het gebied van werving is de bijdrage van ChatGPT onmiskenbaar: het schrijven van een vacature voor een zeer gespecialiseerde functie die technische vaardigheden vereist, in recordtijd. Het opstellen van een vragenlijst voor een beroepstest, het maken van een functieomschrijving of het vernieuwen van een carrièrewebsite...» Dan Guez, medeoprichter van wervingsbureau Opensourcing (bron: Feel-rh)
Lees ook : AI en HR: welke praktische toepassingen?
Herschrijven, corrigeren, aanpassen: AI om uw teksten te verfijnen en krachtiger te maken
Zodra uw tekst is geschreven, kan de AI deze corrigeren en verbeteren. De AI kan een tekst ook aanpassen aan de ontvanger. Om een storing te melden, kunt u een technisch bericht sturen naar het team van experts en een vereenvoudigde versie naar uw klant of uw leidinggevende.
AI kan inhoud professioneler, toegankelijker of natuurlijker maken in het Frans, vooral wanneer de tekst is geschreven door iemand die geen moedertaalspreker is.
Ze weet ook haar toon aan te passen aan de context: directer, diplomatieker of formeler.
Voorbeeld
U kunt dus vragen om een meer diplomatieke versie van deze klacht: «Ik schrijf u om een ernstig probleem met mijn bestelling [bestelnummer] te melden. Niet alleen werd de levering te laat uitgevoerd, maar verschillende artikelen waren ook beschadigd. Deze situatie is onaanvaardbaar en vereist onmiddellijke actie van uw kant. Ik verwacht een voorstel voor compensatie en een duidelijke uitleg over deze storing.»
Het antwoord zou bijvoorbeeld kunnen zijn: «Ik neem contact met u op over mijn bestelling [bestelnummer]. Ik begrijp dat er zich onvoorziene omstandigheden kunnen voordoen tijdens het leveringsproces, maar ik ben nogal teleurgesteld over de situatie. Niet alleen kwam het pakket met enige vertraging aan, maar het bevatte ook beschadigde artikelen, wat nogal frustrerend is. Kunt u mij alstublieft vertellen wat ik moet doen om een bevredigende oplossing te vinden?»
Ten slotte kunt u de AI vragen om specifieke wijzigingen aan te brengen: een boodschap duidelijker of eleganter maken, deze samenvatten of juist uitbreiden... Neem bijvoorbeeld een ingewikkelde en omslachtige zin als deze: «Onlangs is binnen ons bedrijf een aanzienlijke stijging van de operationele uitgaven geconstateerd, waardoor mogelijk budgettaire aanpassingsmaatregelen moeten worden doorgevoerd, die binnenkort zullen worden aangekondigd. » Vraag de AI om deze zin om te zetten in korte, duidelijke zinnen in de actieve vorm. Resultaat: «Onze operationele uitgaven zijn sterk gestegen. We passen het budget aan en zullen binnenkort de nieuwe maatregelen bekendmaken.»
Algemene AI-tools detecteren de meeste spelling- en syntaxisfouten en leggen uit welke regels moeten worden toegepast (er kunnen echter nog steeds fouten worden over het hoofd gezien en sommige uitleg is onnauwkeurig). Gespecialiseerde tools zoals Grammarly, LanguageTool of Antidote worden nu aangevuld met AI. Een andere interessante functie is Canevas van ChatGPT, dat een aparte ruimte biedt waar je bepaalde passages van een tekst direct kunt bewerken en verfijnen.
Getuigenis :
«Ik schrijf heel veel e-mails om klanten te werven of op te volgen naar verschillende contactpersonen. En ook al maak ik geen fouten in het Frans, ik moet ervoor zorgen dat ik mijn taalgebruik aanpas aan mijn verschillende contactpersonen. Je kunt klanten verliezen door te nonchalant te zijn! ChatGPT heeft me geholpen om dit culturele verschil tussen Italië en Frankrijk onder de knie te krijgen.» Elisabetta, verkoopster van Italiaanse afkomst (bron: Philonomist)
Lees ook : Verbeter je zakelijke schrijfstijl!
De aandacht trekken: opvallende objecten, titels en slogans
In elk professioneel document is de eerste indruk cruciaal. AI kan helpen om die indruk nog sterker te maken. Het genereert oneindig veel titels, slogans, inleidingen, conclusies of overgangszinnen, in verschillende stijlen, tonen en formaten. Binnen enkele seconden stelt het verschillende formuleringen voor die zijn afgestemd op uw doelgroep en uw doelstelling.
Sommige AI's zijn ook in staat om op maat gemaakte afbeeldingen te genereren, die steeds realistischer worden en tekst op een steeds kwalitatiefere manier integreren. Ideaal voor het maken van een thumbnail, een afbeelding voor een artikel of een aantrekkelijke dia.
Andere AI's produceren kant-en-klare presentaties: ze geven een aangeleverde tekst vorm of maken complete dia's op basis van een prompt.
Gamma staat regelmatig bovenaan de ranglijst van beste AI-tools voor het maken van presentaties. Het biedt drie niveaus van detail voor dia's, van het meest gestroomlijnde tot het meest complete. Met Copilot in PowerPoint (inbegrepen in het Microsoft 365-abonnement) kunt u snel een goede basis voor een presentatie creëren, die klaar is om te worden gepersonaliseerd.
Getuigenis :
«Ik gebruik ChatGPT om woordspelingen te vinden voor e-mailonderwerpen, lexicale velden wanneer ik bezig ben met copywriting… Zo krijg ik een goede basis, die ik vervolgens verder uitwerk.» Anaëlle, communicatieprojectmanager (bron: Cadremploi)
Wat AI nog niet voor u doet: kritisch kijken, ethiek en gezond verstand
Hoe krachtig AI ook is, het kan uw vaardigheden en uw beoordelingsvermogen niet vervangen. Als generalist kent het de juiste toepassingen, maar niet de subtiliteiten van een bepaald vakgebied. Het kan dus vage of onjuiste informatie produceren, die zelfs juridisch riskant kan zijn. Het heeft ook geen ethisch bewustzijn.
Bovendien kan men, zodra het «wow»-effect van een snel gegenereerde tekst is verdwenen, bij een grondige lezing teleurgesteld raken: een tekst die het essentiële ondergesneeuwd raakt, ideeën die zich van paragraaf tot paragraaf herhalen, zware formuleringen zoals ontkenningen, relatieve bijzinnen, bijwoorden of te veel deelwoorden. Let vooral op herhalende uitdrukkingen zoals «In een wereld waarin...» en «Stel je voor...», of op het overmatig gebruik van ellipsen of streepjes, die wijzen op het gebruik van AI.
Om er het beste uit te halen, moet je stap voor stap te werk gaan, alles systematisch nalezen, afstand nemen, de inhoud personaliseren en de AI trainen zodat deze jouw redactionele voorkeuren overneemt.
Gratis generatieve AI-oplossingen hebben belangrijke beperkingen: beperkt aantal zoekopdrachten, beperkte capaciteit om lange teksten te verwerken, ontoegankelijke functies... Voor regelmatig gebruik zijn betaalde abonnementen onvermijdelijk.
Uw checklist voor AI-ondersteunde teksten
- Controleer de informatie
- Controleer de duidelijkheid en structuur
- Overbodige informatie en standaardformules verwijderen«
- Pas de toon en stijl aan de context en de lezer aan
- Personaliseer met uw eigen stijl en expertise
- Uw titels en slogans verfijnen
- Spelling en zinsbouw corrigeren
Laat je trainen!
Wilt u verder gaan? Ontdek het opleidingsprogramma Schrijf efficiënter met AI.
Belangrijkste punten:
- Verbeter uw professionele schrijfvaardigheid met behulp van AI-assistenten
- Rapporten en samenvattingen opstellen met behulp van tekstgeneratoren
- Inspiratie vinden door ideeën te genereren met AI-assistenten
- Verbeter stijl en leesbaarheid door verbeterde correctie
Voorbeelden van praktische opdrachten:
- Productie van een samenvatting met AI-assistenten
- Een e-mail schrijven met tekstverwerkingssoftware
U begrijpt het al: AI biedt dus een echte ondersteuning om uw productiviteit te verhogen. Maar zonder een minimale beheersing bestaat het risico dat u generieke inhoud produceert die onnauwkeurig is of niet is aangepast aan uw context. Opleiding betekent leren hoe u het potentieel van AI kunt benutten en tegelijkertijd uw expertise en persoonlijkheid kunt valoriseren. Maak van AI uw copiloot en blijf volledig de controle behouden over uw professionele teksten. !
