Als centrale functie is de officemanager verantwoordelijk voor het soepele verloop van de administratie en logistiek van het bedrijf. Op het kruispunt van personeelszaken, financieel beheer en teamcoördinatie zorgt deze veelzijdige professional ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Naarmate organisaties evolueren naar meer flexibele structuren, wordt de rol van de officemanager steeds complexer en vereist deze een breed scala aan vaardigheden om te voldoen aan de behoeften van een steeds dynamischer en gedigitaliseerd bedrijf. Maar hoe is dit beroep opgebouwd en wat zijn de belangrijkste uitdagingen? Wat zijn de belangrijkste vaardigheden? Vind de antwoorden in deze functiebeschrijving.
De functie van office manager wordt gevraagd door bedrijven van alle groottes (starters, KMO's, grote bedrijven), en meer specifiek door adviesbureaus. Het beroep is nog in ontwikkeling en opdrachten kunnen variëren afhankelijk van de grootte van het bedrijf. Het is een groeiend beroep, met de opkomst van organisatorische ondersteuning.
Geschiedenis van het beroep
Het beroep van office manager, dat zo'n twintig jaar geleden in Frankrijk ontstond met de opkomst van start-ups, heeft nog geen officiële functieomschrijving. Het zijn de ongeveer 30.000 professionals die, door hun taken op te eisen, geleidelijk de contouren van deze functie helpen definiëren. Hoewel hun taken niet nieuw zijn, heeft het feit dat ze zijn samengebracht onder één verantwoordelijkheid dit beroep doen ontstaan.
Wat zijn de belangrijkste taken van de Office Manager?
Office managers zijn veelzijdig en hebben een breed takenpakket.
- Coördinatie van dagelijkse administratieve activiteiten beheer van post, telefoon en e-mail
- Voorraadbeheer bijhouden van voorraden kantoorbenodigdheden, bestellen en beheren van voorraden
- Vergaderingen en evenementen organiseren plannen en organiseren van interne vergaderingen, seminars en evenementen
- HR-ondersteunende functies : assistentie bij het wervingsproces, het inwerken van nieuwe medewerkers en het beheer van personeelsdossiers
- Budgetbeheer toezicht houden op de administratieve uitgaven en financiële verslagen voorbereiden
- Interne coördinatie : het vergemakkelijken van de communicatie tussen verschillende afdelingen binnen het bedrijf
De office manager speelt een cruciale rol in de goede werking en het succes van het bedrijf.
Getuigenis
Charlotte, Office Manager in een KMO met 80 werknemers
«Mijn rol is ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Ik ben HR, manager, bemiddelaar en soms zelfs decorateur voor interne evenementen. Geen dag is hetzelfde en dat maakt deze baan zo boeiend.»
Professionele interacties
De Office Manager werkt op 4 verschillende niveaus binnen het bedrijf.
- Het team nauwe samenwerking met leden van het administratieve team, personeelszaken, boekhouding en, af en toe, de juridische afdeling
- Beheer : regelmatige interactie met het management en managers van verschillende afdelingen om een soepele werking te garanderen
- Leveranciers en dienstverleners onderhandelen en beheren van relaties met dienstverleners
- Klanten en bezoekers receptie, afhandelen van telefoontjes en vragen
Office manager, wat zijn de uitdagingen?
Ten eerste beheert de Office Manager een verscheidenheid aan complexe en vaak onvoorziene taken, waarvoor een groot aanpassingsvermogen vereist is. Hij of zij moet prioriteiten kunnen stellen, met stress kunnen omgaan en onder druk kunnen werken, vooral in drukke periodes.
Om de interactie tussen afdelingen te vergemakkelijken, moeten ze weten hoe ze moeten communiceren en interne conflicten kunnen oplossen.
Daarnaast moet het ervoor zorgen dat het een aangename en motiverende werkomgeving creëert voor werknemers, wat van invloed kan zijn op retentie en tevredenheid.
Tot slot moet de officemanager zich aanpassen aan nieuwe technologieën en digitale hulpmiddelen, met name de’kunstmatige intelligentie, administratieve en organisatorische processen te verbeteren.
Hoe kan kunstmatige intelligentie worden gebruikt?
Office managers kunnen virtuele assistenten gebruiken om agendabeheer of e-mailverwerking te automatiseren, AI-oplossingen om administratieve gegevens te analyseren of spraakherkenningstools om sneller notulen op te stellen.
AI stelt kantoormanagers ook in staat om het beheer van interne resources te verbeteren (bijvoorbeeld via HR-chatbots), de communicatie tussen afdelingen te stroomlijnen en te anticiperen op bepaalde logistieke behoeften op basis van voorspellende gegevens. Om effectief te blijven, moet de officemanager niet alleen trainen in deze tools, maar ook een digitale cultuur ontwikkelen die hem of haar in staat stelt de relevante technologische hefbomen te identificeren en effectief in te zetten.
Lees ook : Wat is de echte rol van de office manager?
Welke opleiding en ervaring heb je nodig om dit beroep te mogen uitoefenen?
Er bestaat nog geen specifieke opleiding voor office managers. In de meeste gevallen vragen recruiters echter minimaal 2 jaar hoger onderwijs in de volgende vakgebieden:
- Bedrijfsadministratie
- Beheer
- Personeelszaken
Let op: een eerste ervaring in een administratieve of managementfunctie is vaak vereist.
Als je een managementfunctie wilt, is een masterdiploma in management een aanwinst.
Deze kwalificaties moeten worden aangevuld met gedegen werkervaring als executive assistant.
Welke vaardigheden heeft een Office Manager nodig?
Technische vaardigheden (harde vaardigheden)
- Vaardigheid in kantoorsoftware (Microsoft Office-suite, Google Werkruimte) en communicatietools (Slack, Teams)
- Projectbeheer
- Boekhouding
Zachte vaardigheden
- Schriftelijke en mondelinge communicatie
- Organisatorische vaardigheden
- Aanpassingsvermogen
- Flexibiliteit van geest
- Interpersoonlijke vaardigheden
- Het initiatief nemen
- Stijfheid
Hoeveel verdient een office manager?
De beloning van een officemanager kan variëren afhankelijk van een aantal factoren, waaronder ervaring, geografische locatie, bedrijfsgrootte en activiteitensector.
| Ervaring | Bruto jaarsalaris, tussen |
| Beginner | 25 000 en € 35 000 |
| Intermediair | 35 000 en € 45 000 |
| Bevestigd | 45.000 en € 60.000, of zelfs meer afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de specifieke verantwoordelijkheden |
Wat voor soort werkomgeving?
Office managers kunnen in veel verschillende professionele omgevingen werken.
SMEs De officemanager speelt vaak een veelzijdige rol en neemt een sleutelpositie in bij de dagelijkse leiding van het bedrijf.
Grote bedrijven meer gestructureerde werkomgevingen, waar de office manager gespecialiseerd kan zijn in bepaalde administratieve functies en een team heeft om toezicht op te houden.
Opstart De officemanager moet een groot aanpassingsvermogen hebben en vaak verschillende taken beheren in een dynamische en voortdurend veranderende omgeving.
Publieke sector Bij de overheid en openbare instellingen kan de rol een sterke component bevatten van het beheren van bureaucratische processen en het naleven van regelgeving.
Wat zijn de toekomstperspectieven voor Office Managers?
Office managers kunnen doorgroeien naar managementfuncties zoals :
- Financieel directeur (CFO)
- Directeur Personeelszaken (HRD)
- Directeur Operations
De opgedane ervaring in management en organisatie kan ook leiden tot functies in projectmanagement of organisatieadvies.
«De profielen van officemanagers zijn echte goudklompen. Hun cross-functionele visie op het bedrijf is een belangrijke troef voor coördinatie- en managementfuncties», zegt Sophie, HR-directeur van een in Parijs gevestigd ETI.
Wat zijn de voordelen en beperkingen van een Office Manager?
Attracties
- Veelzijdige functie met een breed takenpakket
- Centrale rol in de soepele werking van het bedrijf
- Grote projecten beheren en strategische beslissingen nemen
- Talrijke interne en externe interacties
Beperkingen
- Hoge werkdruk en frequente onvoorziene gebeurtenissen
- Druk in verband met de diversiteit van verantwoordelijkheden
- Conflictbeheersing zonder directe hiërarchische autoriteit
- Uitgebreide werktijden ('s avonds, in het weekend)
Laat je trainen!
Wil je meer weten over het beroep van Office Manager? Ontdek het opleidingsprogramma Office manager, de baan
Belangrijkste punten:
- Bepaal je werkterrein en verantwoordelijkheden
- Een houding van facilitator ontwikkelen in alle omstandigheden
- Efficiënte werkmethoden gebruiken
- Deelnemen aan het administratieve en financiële beheer van het bedrijf
- Logistieke en materiële ondersteuning bieden aan de teams
Voorbeelden van praktisch werk :
- Rollenspellen over probleemoplossing en interpersoonlijke communicatie
- Rollenspel over de presentatie van een project met contactpersonen van verschillende afdelingen
Deelnemers aan het woord:
«Verrijkende training die mijn toewijding aan dit beroep en aan de rol van officemanager bevestigt.»
«Deze cursus heeft me doen beseffen dat ik een officemanager ben zonder het te beseffen, en dat ik mijn zelfvertrouwen moet opbouwen om het cross-functionele managementaspect te kunnen ontwikkelen. Het was zeer de moeite waard en ik wil jullie hartelijk bedanken.»
De office manager is geen traditionele assistent of hiërarchische manager, maar neemt een centrale positie in binnen het bedrijf: die van een onmisbare facilitator die als schakel kan fungeren tussen teams, afdelingen en het management. Hun impact is reëel, ook al wordt die soms nog onderschat. Als bedrijven hun organisatiemodellen heroverwegen, zou de office manager een strategische functie op zich kunnen worden, in het hart van de nieuwe werkdynamiek.
