We willen ons allemaal verstaanbaar maken. De professionele wereld vraagt, nog meer dan elders, onberispelijke en duidelijke communicatie, zowel mondeling, schriftelijk, para-verbaal, enz. Maar hoe kunnen we de impact van onze persoonlijke communicatie in het bedrijfsleven verbeteren?
Op de werkplek is communicatie essentieel en moet assertief zijn. Het neemt alle mogelijke vormen aan: mondeling (interview, presentatie, informele uitwisselingen, enz.), schriftelijk (e-mail, chat, enz.), face-to-face of op afstand (Teams, Zoom, enz.).
Jezelf beter kennen en weten hoe je naar anderen moet luisteren, de aandachtspunten in schriftelijke communicatie kennen, omgaan met je zelfvertrouwen en mogelijke plankenkoorts, je bewust zijn van je non-verbale communicatie, de basis kennen voor het omgaan met delicate situaties, hier zijn de belangrijkste punten die Sandrine Bertrand, expert in communicatie en persoonlijke ontwikkeling, in dit artikel behandelt.
Luister naar jezelf en anderen voor goede persoonlijke communicatie
Om een goede communicator te zijn, moet je eerst jezelf kennen. Zelfontdekking is eeuwigdurend omdat het de cycli van het leven volgt en de onophoudelijke veranderingen die het ons oplegt. Hoewel het onmogelijk is om jezelf ‘volledig’ te kennen, is het belangrijk om te weten ‘wie je bent’. Het kennen van uw stereotypen en vooroordelen en het begrijpen van uw eigen manier van werken, om zo nodig een stapje terug te kunnen doen, zijn allemaal sleutels om te weten hoe u naar anderen moet luisteren.
Door jezelf te kennen, kun je vervolgens naar anderen luisteren en vervolgens je eigen communicatie aanpassen. Dit zijn de toegangspoorten tot het verbeteren van de impact van persoonlijke communicatie in het bedrijfsleven. Het concept van actief luisteren is geheel in deze richting georiënteerd. Hij geeft de voorkeur aan luisteren met neutraliteit, zonder oordeel en zonder interpretatie. Door te weten hoe we moeten luisteren en onze gesprekspartner zorgvuldig kunnen observeren, kunnen we mensen en situaties beter analyseren en nauwkeuriger lezen. Hierdoor kunt u uw gesprekspartner beter begrijpen en interpretatiefouten beperken.
- Opleiding : actief luisteren om uw communicatie te verbeteren
Van verbaal naar non-verbaal
Wanneer we mondeling communiceren, drukken we ons uit via onze verbale, para-verbale en non-verbale taal. Verbale taal omvat de gebruikte woordenschat en uitdrukkingen. Het wordt op natuurlijke wijze aangevuld met para-verbale taal: intonatie, ritme, stemstroom, enz. Er wordt geschat dat de combinatie van verbale taal en para-verbale taal verantwoordelijk is voor 34% van de impact van een communicatie. De woordkeuze die volgens de gesprekspartner moet worden gemaakt, is daarom cruciaal. Goed verstaanbaar zijn en goed kunnen praten zijn aandachtspunten. Werken aan je spreekvaardigheid is essentieel. Oefenen (idealiter door jezelf op te nemen) met het hardop lezen van teksten door de intonaties, het ritme, het spelen op stiltes, etc. te variëren, kan veel helpen. Hierdoor kun je wennen aan het op verschillende manieren uiten van jezelf. En niet te vergeten de beroemde “aartshertoginsokken”: door goed te articuleren kun je vloeiender worden en het tempo vertragen (vaak te snel als je plankenkoorts hebt).
Non-verbaal: wat niet gehoord kan worden, wordt het meest gevoeld
Maar als het verbale en het para-verbale een impact hebben van 34%, waar zijn de resterende 66% dan? Het antwoord ligt in non-verbale taal. Gebaren, houdingen, gezichtsuitdrukkingen, gezichtsuitdrukkingen, blik... zijn allemaal troeven voor communicatie. De observatie is unaniem: non-verbale taal is erg belangrijk in interacties. Zorg dragen voor je houding en het beeld dat je wilt uitstralen is essentieel. Ook hier is het vaak handig om te oefenen: door jezelf te filmen bijvoorbeeld, of met de hulp van een zorgzame collega die je kan wijzen op wat er scheelt.
In een ruimte moet de blik op het publiek gericht zijn, werken aan je glimlach is belangrijk en ‘spreken met je lichaam’ boeit vaak. Thuis oefenen en handelen. Vergeet nooit één ding: het lichaam vertelt de waarheid! Het geeft uitdrukking aan uw toestand en uw gevoelens tijdens uw interventie. Vandaar het belang om aan jezelf te werken als je te veel plankenkoorts hebt.
In communicatiesituaties op afstand verdient het de voorkeur om uitwisselingen te bevorderen via een camera. Dit om goed op de hoogte te zijn van de reacties van de ander en om het eigen gedrag hierop aan te kunnen passen. In het geval van een uitwisseling met een groep, als jij het bent die “de dans leidt”, frame jezelf dan tenminste onder de borst, zodat je handen en armen zichtbaar zijn bij je uitdrukkingen. Dit zal je helpen effectiever te zijn in het vasthouden en langer vasthouden van de aandacht.
Persoonlijke communicatie, een kwestie van zelfvertrouwen?
Assertief communiceren in een professionele omgeving is van fundamenteel belang voor het opbouwen van goede relaties en effectieve interacties. Dit betekent voor jezelf opkomen zonder agressie, jezelf niet wegcijferen, weten hoe je moet vragen zonder brutaal of te autoritair te zijn, je emoties onder controle houden, je grenzen kennen en deze respecteren, terwijl je die van anderen respecteert. Daar zelfvertrouwen is een motor van assertiviteit.
Afhankelijk van onze cultuur en ons maatschappelijk model zijn we niet noodzakelijkerwijs goed ‘gewapend’ op dit gebied. Je geest ‘een boost geven’, aan je ademhaling werken en loslaten zijn allemaal mogelijkheden die je kunt verkennen om de situatie mogelijk te verbeteren. Het leren herkennen, accepteren en overwinnen van je angsten of stress om deze om te zetten in positieve energie is voor iedereen toegankelijk. Het belangrijkste is om het te willen!
- opleiding: assertiviteit en zelfbevestiging
Schriftelijke communicatie, een risico?
Als het effectief blijkt voor het bijhouden van belangrijke elementen in het kader van professionele uitwisseling, heeft schriftelijke communicatie evenveel voordelen als aandachtspunten. Onder de steunen die vaak in het bedrijfsleven worden gebruikt, kunnen we vooral een naam noemen
E-mail
Om optimaal te zijn, moet een e-mail beknopt zijn geschreven en een nauwkeurig onderwerp hebben. Wees voorzichtig bij het kiezen van de ontvanger! Niets is vervelender dan gekopieerd worden op een e-mail die ons niet aangaat: een gegarandeerde tijdverspilling en concentratieverlies. Als u veel informatie moet verzenden, kunt u deze in plaats daarvan in een bijlage opnemen. Ten slotte: wees voorzichtig met uw woordkeuze! De woorden vliegen weg, de geschriften blijven... Het belangrijkste risico van deze manier van communiceren is een foutieve interpretatie.
Het gesprek
Chat is erg handig voor snelle, onmiddellijke uitwisselingen en vaak informeler dan e-mail. Het heeft een plaats veroverd in het huidige professionele landschap. Het is ook interessant voor lichtere en ‘ongeremde’ communicatie.
- opleiding: verbeter uw professionele schrijven
Een delicate situatie beheren
Hoe dan ook kan slechte communicatie tot een delicate situatie leiden. We moeten altijd onthouden dat verbaal geweld contraproductief is en de zaken alleen maar erger maakt. Om dit soort contexten zo goed mogelijk te beheren, worden enkele basisregels aanbevolen:
- luister voordat je reageert;
- de verleiding weerstaan om te reageren op persoonlijke bedreigingen of aanvallen;
- beheers uw emoties, doe een stapje terug, blijf kalm en zorgzaam;
- de emoties van anderen begrijpen (heel vaak bedreiging = angst voor de gesprekspartner/agressie = gebrek aan zelfvertrouwen of pijn/weigering = hij wil iets anders, enz.);
- begrijp eerst wat de ander bedoelt voordat je jezelf verstaanbaar probeert te maken;
- gebruik feitelijke argumenten;
- herformuleren;
- een consensus vinden, een ‘ja’ krijgen…
- opleiding: Beheers uw emoties om effectiever te zijn
Je zult het begrepen hebben: goed communiceren is een kunst! Gedurende ons leven kunnen we onze capaciteiten op dit niveau optimaliseren. Een aantal trainingen helpen het potentieel van iedereen te verbeteren. Aarzel niet, want opleiden betekent leren en evolueren!
