Het jaarlijkse functioneringsgesprek in de openbare dienst vereist een aangepaste houding en een goede voorbereiding. Deze verplichte afspraak is tegenwoordig een centraal instrument van het openbaar bestuur, op het snijvlak van evaluatie, opleiding en mobiliteit. Maar hoe maak je er een constructief moment van voor iedereen? Ontcijfering van de regels, praktische tips en belangrijke houdingen om dit bilaterale gesprek tot een succes te maken met Laurence Rochette, specialist in het beheer van lokale overheden.
De hervorming van het functioneringsgesprek, begin jaren 2000 en in de drie takken van de openbare dienst (staats-, territoriaal en ziekenhuiswezen), past in het streven naar modernisering van het overheidsoptreden. Het functioneringsgesprek is een centraal instrument geworden op het snijvlak van human resources management en overheidsbeleid. Het vervangt het traditionele beoordelingssysteem door een gemoderniseerde en geprofessionaliseerde evaluatiemethode. Terwijl het beoordelingssysteem gebaseerd was op een rangschikkingslogica, moet het functioneringsgesprek een geïndividualiseerd beheer van de ambtenaren mogelijk maken in overeenstemming met de veranderende behoeften van de openbare dienst.
Het functioneringsgesprek: wat is het wettelijke kader?
Het functioneringsgesprek in de openbare dienst is volledig geregeld in de wetgeving. Het is dus verplicht voor alle werkgevers in de openbare sector.
Wie neemt deel aan het functioneringsgesprek?
Het functioneringsgesprek veronderstelt een functionele band tussen de beoordelaar en de beoordeelde. De leidinggevende De directe leidinggevende is degene die het werk van de medewerker organiseert, coördineert en controleert. Hij is dus verantwoordelijk voor het functioneringsgesprek.
Het functioneringsgesprek betreft ambtenaren en bepaalde contractuelen.
Onthoud: het gesprek is tweezijdig.
Wanneer?
Het onderhoud vindt jaarlijks plaats.
Waar gaat het functioneringsgesprek over?
1/ De behaalde professionele resultaten ten opzichte van de doelstellingen die in jaar N-1 zijn vastgesteld
Zo kan de manager de beoordeelde medewerker aan het denken zetten door middel van open vragen:
- Wat is uw mening over het behalen van de doelstellingen die u vorig jaar hebt vastgesteld?
- Welke moeilijkheden bent u tegengekomen?
- Welke vaardigheden hebt u ingezet?
2/ De doelstellingen voor het komende jaar
- Wat kan er volgens u beter worden gedaan in onze dienstverlening aan gebruikers?
- Hoe kunnen we volgend jaar onze dienstverlening aan de gebruiker evalueren?
- Welke middelen hebt u nodig om dit doel te bereiken?
3/ De manier waarop de ambtenaar zijn functie uitoefent
Bijvoorbeeld tegen een lokale manager die verantwoordelijk is voor de gezondheid en veiligheid van zijn team: «Wat betreft de hygiëne- en veiligheidsregels heb ik soms de indruk dat de medewerkers hun persoonlijke beschermingsmiddelen niet dragen. Afgelopen maandag op de wegenbouwplaats droegen drie medewerkers geen handschoenen, dat baart me zorgen. Ik wil graag uw mening hierover.»
4/ Opleidingsbehoeften met het oog op de uit te voeren taken
- Op welke gebieden wilt u vooruitgang boeken?
- Als onderhoudsmedewerker van groene ruimtes moet u uw Certiphyto-certificaat vernieuwen om fytosanitaire producten te mogen gebruiken. De geldigheidsduur van 5 jaar loopt af, dus ik schrijf u in voor de vernieuwing ervan. Kunt u mij uitleggen hoe dit certificaat uw manier van werken heeft veranderd?
- Ik zie dat u een goede band heeft met uw collega's. Het zou goed zijn voor de afdeling als u de referentiepersoon zou worden op het gebied van gezondheid en veiligheid. Hoe ziet u deze competentieontwikkeling?
5/ De vooruitzichten voor professionele ontwikkeling op het gebied van carrière en mobiliteit
- Hoe ziet u uw professionele toekomst?
- U gaat over twee jaar met pensioen. Hoe ziet u de komende twee jaar?
De beoordelingscriteria
De beoordelingscriteria variëren naargelang de functie en de werkgever. Ze worden vastgesteld door de vertegenwoordigende instanties van de drie takken van de openbare dienst (CSA voor de FPE, CST voor de FPT, CSE voor de FPH).
Bijvoorbeeld:
- Het vermogen om een team te begeleiden
- Technische vaardigheden
- Naleving van de hygiëne- en veiligheidsvoorschriften
- Interpersoonlijke vaardigheden
Woordenlijst
FPE: overheidsdienst
FPT: lokale overheid
FPH: openbare ziekenhuisdienst
CSA: sociaal comité van bestuur, vertegenwoordigend orgaan van de FPE
CST: territoriaal sociaal comité, vertegenwoordigend orgaan van de FPT
CSE: sociaal comité van de instelling, vertegenwoordigend orgaan van de FPH
De sociale comités, adviesorganen die zijn ontstaan uit de fusie van de technische comités (CT) en de comités voor gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden (CHSCT), zijn belast met het onderzoek van collectieve arbeidskwesties en de arbeidsomstandigheden binnen de openbare dienst. Dit zijn de instanties die betrokken zijn bij de sociale dialoog.
CAP: paritaire administratieve commissie, vertegenwoordigingsorgaan van ambtenaren, geraadpleegd over bepaalde beslissingen met betrekking tot de situatie en de individuele loopbaan van vaste ambtenaren, d.w.z. ambtenaren
CCP: paritaire adviescommissie, vertegenwoordigingsinstantie van contractuele ambtenaren, geraadpleegd over bepaalde beslissingen met betrekking tot de individuele situatie van contractuele ambtenaren
Waar vindt het functioneringsgesprek plaats?
De beoordelaar kiest een rustige, neutrale en vertrouwelijke locatie om de dialoog te bevorderen.
Tip: reserveer een kleine vergaderzaal met een ronde tafel.
«Die Form ist der Inhalt, der an die Oberfläche kommt.»
Victor Hugo
Hoe doen we dat?
Voor
De medewerker moet ten minste 8 dagen voor de afspraak op de hoogte worden gesteld. De uitnodiging moet een blanco formulier voor het gesprek en de functieomschrijving van de beoordeelde medewerker bevatten. Deze termijn geeft beide partijen de tijd om zich voor te bereiden op deze jaarlijkse afspraak.
💡 De functieomschrijving is onmisbaar voor zowel de beoordelaar als de beoordeelde medewerker. Zo weet iedereen op basis waarvan de beoordeling wordt uitgevoerd.
Tijdens
Het is de taak van de hiërarchische meerdere om het individuele gesprek te voeren en daarbij een klimaat van vertrouwen te creëren.
Tip: laat uw computer op uw bureau staan en neem pen en papier mee om het document in te vullen. De computer zou een scherm vormen tussen u en de beoordeelde medewerker.
De beoordelaar stelt een verslag op met een algemene beoordeling.
💡 U mag geen melding maken van de individuele situatie van de beoordeelde medewerker (zwangerschap, ziekte, handicap, enz.).
Na
Binnen twee weken na het gesprek stuurt de beoordelaar het verslag naar de beoordeelde medewerker, die er opmerkingen bij kan maken. De hiërarchische leidinggevende ondertekent het ingevulde verslag en voegt het toe aan het persoonlijke dossier van de medewerker.
Wat is de waarde van de handtekening van de beoordeelde op zijn functioneringsgesprek?
De handtekening houdt geen akkoord in zoals in een contract. Ze geeft alleen aan dat het verslag van het gesprek aan de ambtenaar is meegedeeld en dat hij ervan kennis heeft genomen. Bovendien stelt ze de ambtenaar in staat zijn recht op beroep uit te oefenen.
Het functioneringsgesprek met ambtenaren: een strategisch managementinstrument met drie dimensies
Fragment uit een interview: luisteren ten dienste van de ontwikkeling van medewerkers
Beoordeelde agent: Ik ben al 10 jaar verantwoordelijk voor de technische diensten. Ik heb alles al gedaan en verveel me een beetje op mijn werk.
Beoordelaar: Ik heb gemerkt dat je minder lacht als je 's ochtends aankomt. Ik heb ook gezien dat je elke dag te laat komt. Wat is er aan de hand?
Beoordeelde agent: Ik weet het niet, het interesseert me minder. Wat ik doe, kan ik goed, ook al kan ik me altijd nog verbeteren. Ik zou graag mijn vaardigheden willen verbeteren, want ik ben jong en heb nog tijd om te werken. Maar ik weet niet op welk gebied. Jij hebt een totaalbeeld van de richting. Zouden er geen nieuwe dingen te ontwikkelen zijn?
Beoordelaar: Ja, je hebt gelijk. Ik ben momenteel in gesprek met de algemeen directeur van de dienst over de vergroening van de speelplaatsen. Dit is een belangrijke kwestie voor de gemeente: er zijn overstromingen geweest en we moeten ook de opwarming van de stad tegengaan... Zou je je hier eens over willen buigen?
Beoordeelde agent: Ja, graag! Maar ik weet er niet veel van. Ik zou graag een opleiding volgen.
Beoordelaar: Ik zal de opleidingsverantwoordelijke vragen om samen met jou een traject uit te stippelen. Is dat oké?
Beoordeelde agent: Geweldig! Nu heb ik zin.
Beoordelaar: Ik begrijp dat je nieuwe uitdagingen nodig hebt om je voor je werk te kunnen inzetten. Daarom zullen we bij elk gesprek de balans opmaken om je motivatie op peil te houden. Dat is ook voor mij een geruststellende gedachte, want het betekent dat ik op je kan rekenen.
Het standpunt van de agent: «Wat het functioneringsgesprek mij duidelijk heeft gemaakt.»
«Ik had het gevoel dat ik alles wel had gedaan wat er te doen viel in mijn functie en ik was duidelijk gedemotiveerd. Het enthousiasme van het begin was verdwenen. Ik deed wat ik moest doen, maar ik verveelde me. Mijn manager had dat misschien wel gemerkt, maar door de dagelijkse drukte kwamen we niet toe aan een gesprek over dit onderwerp.
Het voordeel van een functioneringsgesprek is dat je even rustig kunt nadenken. Dus hebben we erover gepraat. Of beter gezegd, ik heb erover gepraat. Ik had vertrouwen in hem, in zijn vermogen om naar me te luisteren. Samen kwamen we tot de conclusie dat ik nieuwe taken nodig had om mijn motivatie terug te krijgen. We hebben daarom een opleidingsprogramma opgesteld om mijn vaardigheden te verbeteren in het kader van een actueel project: de vergroening van de speelplaatsen. Ik heb me weer volledig op mijn werk gestort.
Ik realiseerde me ook dat ik waarschijnlijk regelmatig nieuwe projecten zou moeten aangaan. Nu weet ik dat het functioneringsgesprek ook een goede gelegenheid is om mijn motivatie te evalueren. Daar kan ik net zo goed gebruik van maken!»
[Lees ook] Management: kan het de aantrekkelijkheid van het ambtenarenapparaat herstellen?
De openbare dienst lijdt onder een gebrek aan aantrekkelijkheid. Naast moeilijkheden bij de aanwerving, heeft hij ook moeite om personeel te behouden. «Veel managers vertrekken.» Om de aantrekkelijkheid te herstellen, is een managementtransformatie noodzakelijk. Maar waar moet men beginnen? Wat zijn de verwachtingen van de ambtenaren en managers? Welke instrumenten en methoden kunnen het engagement van de ambtenaren nieuw leven inblazen?
[Training] Het functioneringsgesprek is een belangrijk moment tussen de medewerker en zijn leidinggevende. Er staat veel op het spel, zowel voor de werkgever als voor de medewerker. Dit gesprek moet daarom goed worden voorbereid en methodisch worden gevoerd om de dialoog te bevorderen.
Ontdek het opleidingsprogramma:
Belangrijkste punten:
- Analyse van het juridische kader (specifieke kenmerken van FPE, FPT, FPH)
- Het functioneringsgesprek voeren als een management- en organisatieactiviteit
- Actief deelnemen aan het gesprek en de medewerker helpen zich te uiten
- Professionele gesprekken benutten
Voorbeelden van praktische oefeningen : SMART-doelstellingen opstellen, algemene beoordelingen schrijven, rollenspel voor elke fase van het gesprek, verslag schrijven.
De elementen van een constructief functioneringsgesprek
Een houding van de beoordelaar die bevorderlijk is voor uitwisselingen: een assertieve dialoog
Het is aan de leidinggevende om de toon van het gesprek te zetten. Zijn houding moet dialoog en vertrouwen bevorderen. Dit vereist assertiviteit, emotionele intelligentie en luistervaardigheid.
Assertiviteit : waar hebben we het over? Het is het vermogen om je gevoelens te uiten en je rechten te doen gelden, terwijl je de gevoelens en rechten van anderen respecteert. Het omvat verschillende vaardigheden.
[Training] Assertiviteit en zelfverzekerdheid
Daniel Goleman, een Amerikaanse psycholoog, definieert emotionele intelligentie zoals het vermogen om «zijn gevoelens en emoties en die van anderen waar te nemen, te beheersen en uit te drukken».
[Training] Managen met emotionele intelligentie
Luisteren is een krachtige vaardigheid omdat het een klimaat bevordert dat gunstig is voor uitwisselingen en het tot uiting brengen van interpersoonlijke kwaliteiten binnen teams. Enerzijds is er empathisch luisteren, waardoor je je kunt verbinden met de ervaring van de ander. Het gaat niet alleen om het horen van de woorden die worden gezegd, maar ook om het herkennen van de emoties die worden gevoeld. Dit biedt een veilige ruimte zonder oordeel. Anderzijds bestaat actief luisteren uit vragen stellen en herformuleren om te controleren of de boodschap goed is begrepen. Het is een niet-directieve manier van luisteren die de leidinggevende in staat stelt een klimaat te creëren dat bevorderlijk is voor de expressie van de beoordeelde medewerker.
Het functioneringsgesprek: een objectieve beoordeling op basis van feiten
Door feiten en meningen van elkaar te onderscheiden, kan de leidinggevende een objectieve beoordeling maken, zonder subjectieve interpretaties, zodat verwarring en beoordelingsfouten worden voorkomen.
Ten slotte moet de leidinggevende zijn houding aanpassen aan de besproken onderwerpen: sommige worden geëvalueerd, andere zijn slechts bedoeld als uitwisseling van ideeën.
Kortom, het jaarlijkse functioneringsgesprek is veel meer dan een wettelijke verplichting. Het is namelijk een strategisch moment om de taken, vaardigheden, ambities en opleidingsbehoeften van de medewerkers te evalueren. Als het gesprek zorgvuldig wordt voorbereid, welwillend wordt gevoerd en wordt ondersteund door een assertieve houding, kan het de betrokkenheid versterken, de kwaliteit van de openbare dienstverlening verbeteren en een meer geïndividualiseerd en dynamischer personeelsbeleid bevorderen. Maar om alle beloften waar te maken, moeten er wel maatregelen worden genomen die in overeenstemming zijn met de aangegane verbintenissen (opleiding, mobiliteit, enz.).
