Vaak wordt over het hoofd gezien dat het afsluiten van een project net zo belangrijk is als de andere fasen van projectmanagement. Het vormt een hefboom voor voortdurende verbetering van het bedrijf. Waarom moet deze stap worden uitgevoerd? Met welke elementen moet rekening worden gehouden bij het finaliseren van een project? Een update over goede praktijken met Yvann Nzengue, ingenieur, trainer en projectportfoliomanager.
Wanneer het einde nadert van een project waarin we maanden, zelfs jaren hebben geïnvesteerd, kan het verleidelijk zijn om de officiële sluiting ervan te overhaasten. Maar het snel afronden van een project, ongeacht de omvang of de activiteitensector, zal noch u, noch uw team, en zeker niet uw bedrijf, ten goede komen. Met het risico de kans te verliezen om:
- Stel belanghebbenden gerust en geef formeel de volgende stappen aan
- ervoor zorgen dat het werk wordt voltooid en geëscaleerd naar productie en onderhoud
- profiteren van het geleerde tijdens het project
Aan de andere kant biedt projectafsluiting, als er voldoende aandacht en aandacht aan wordt besteed, teams en organisaties waardevolle lessen die waarde voor hen creëren en die kunnen worden gebruikt voor toekomstige initiatieven. Het resultaat: verbeterde processen, gerustgestelde klanten en expliciet geplande toekomstige stappen.
Het is daarom noodzakelijk om de afsluitende fase van een project te verzorgen. Op voorwaarde dat er rekening gehouden wordt met een bepaald aantal elementen.
1. Beoordeel het projecttransitieplan
De eerste stap naar een succesvolle afronding is het herzien van het projecttransitieplan. Dit is het moment om alle losse eindjes aan elkaar te knopen en ervoor te zorgen dat niets wordt vergeten. Ontwikkel een alomvattend transitieplan om uw opvolger – bijvoorbeeld het operations-team – te voorzien van de belangrijkste informatie voor een succesvolle transitie.
Dit is ook een gelegenheid om te verifiëren dat de projectresultaten zijn behaald en overgedragen en eventuele tekortkomingen te corrigeren. Dit houdt ook in dat ervoor wordt gezorgd dat de contractuele werkzaamheden worden voltooid en dat de nodige corrigerende maatregelen worden genomen; maar anderszins om ervoor te zorgen dat alle betalingen zijn gedaan of gepland en dat alle producten/diensten zijn ontvangen.
Met deze stap kunt u ook de geïdentificeerde transitietaken en activiteitenleiders bekijken, waarbij u het projecttransitieplan documenteert in het projectafsluitingsrapport. En tenslotte om ervoor te zorgen dat de kennisoverdracht naar het transitieteam wordt afgerond.
| Taak/activiteit | Kritiek | Deadline | Verantwoordelijke persoon/team | Toestand | Opmerkingen |
2. Doe een autopsie
De post-mortem is een echt instrument voor continue verbetering en vormt een essentiële stap in projectmanagement. Het bestaat uit het inventariseren van alle fases van het project, de uitdagingen die we tegenkwamen en de gevonden oplossingen. Het doel: een evaluatie uitvoeren van de prestaties van het project, er lessen uit trekken en een afsluitend rapport schrijven.
3. Maak middelen vrij
Zorg ervoor dat alle belanghebbenden bij het project weten dat het project voltooid is. Maak van de gelegenheid gebruik om hen te feliciteren voor de realisatie van het project en kondig de volgende acties aan als er nog werk aan de winkel is. Zo kan het bedrijf met een gerust hart middelen aan andere projecten toewijzen.
Sterker nog, het is noodzakelijk om eerst alle betrokken partijen op de hoogte te stellen van het einde van het project, bijvoorbeeld per e-mail. Sluit vervolgens het project binnen de organisatie formeel af op basis van de interne processen en maak projectmiddelen vrij. Vraag tenslotte de procesmanager om indien nodig de projectcode af te sluiten.
4. Documentatie archiveren
U moet alle deliverables die tijdens het project zijn ontwikkeld, behouden. Niet alleen de afsluitende deliverables, maar alle projectgerelateerde deliverables van initiatie tot afsluiting. Deze gegevens dienen als referentie voor toekomstige projecten, maar ook als trainingsinstrument.
Nog een goede praktijk: zorg ervoor dat u een eenvoudig, nuttig, bruikbaar en veilig archiverings- en back-upsysteem gebruikt of opzet.
5. Vier het einde van het project
Dit is de laatste stap bij het afsluiten van een project. Neem de tijd om uw team te feliciteren met het geleverde werk. Vier daarom de successen van uw team. Zo demonstreert u het bereikte teamwerk en versterkt u de ontwikkeling van de bedrijfscultuur.
Het vieren kan in verschillende vormen: een bedankje, cadeautjes, lekkers om te delen, ontbijt, lunch of een aperitief. Houd rekening met de voorkeuren van elk lid van je team, jij kent ze goed! Houd dus rekening met de groepsdynamiek van uw team en kies de optie die iedereen het leukst vindt.
Alle voorgaande stappen zijn volledig doorlopen en de volgende stappen zijn duidelijk gepland. U kunt zich nu met een gerust hart concentreren op uw volgende project.
Het komt erop neer: de afsluitingsfase moet kort voor of kort na het officiële einde van het project worden uitgevoerd. Zij mag niet te vroeg ingrijpen, met het risico belangrijke middelen kwijt te raken, aangezien deze aan andere projecten kunnen worden toegewezen. Communiceer uw resultaten, overleg met uw team en feliciteer uzelf.
