Zal AI een revolutie teweegbrengen in de evenementenbranche?

Generatieve AI doet zijn intrede in elke sector, inclusief evenementencommunicatie. Is dit de belofte van een technologische revolutie of slechts een voorbijgaande rage? Professionals zijn enthousiast, maar in de praktijk hebben de aangekondigde spectaculaire transformaties nog steeds moeite om werkelijkheid te worden. En toch is er een meer discrete - maar net zo beslissende - revolutie aan de gang. Deze verandert geleidelijk de manier waarop evenementen worden ontworpen en georganiseerd. Is AI bezig met een revolutie in de evenementenbranche, zonder dat we het doorhebben? Welke tools moeten worden gebruikt en voor welke doeleinden? Lees het van Régis Clinquart, tekstschrijver, scriptschrijver en trainer gespecialiseerd in evenementencommunicatie en kunstmatige intelligentie.

Als we veel eventprofessionals mogen geloven, zal AI een revolutie in de sector teweegbrengen. Er zijn echter nog maar weinig concrete voorbeelden van deze revolutie in wording.

Waarom? Omdat, ondanks de indrukwekkende prestaties van generatieve AI's zoals ChatGPT, HeyGen, Kling en Midjourney, de vele activiteiten die verband houden met het ontwerpen, organiseren en produceren van evenementen waaraan ze in meer of mindere mate kunnen bijdragen niet de meest spectaculaire zijn. Integendeel, de meeste maken deel uit van het onmisbare maar veel vertrouwelijkere werk dat achter de schermen plaatsvindt..

De reden voor deze verbazingwekkende paradox? Op een paar uitzonderingen na zijn IAG's ontworpen om met één gebruiker tegelijk te communiceren en niet met groepen.

Ze bieden per definitie alleen interactie tussen mens en machine, terwijl de overgrote meerderheid van evenementen gebaseerd is op menselijke interactie (deelnemers interageren met sprekers, exposanten, artiesten en zelfs met elkaar) en op gedeelde emotie en de constructie van collectieve herinneringen.

In werkelijkheid heeft de meest doorslaggevende bijdrage van AI op het gebied van evenementencommunicatie niet zozeer betrekking op de organisatie van evenementen (hoewel het daaraan kan bijdragen), maar op de voorbereiding en optimalisatie ervan, voor zowel deelnemers als organisatoren. We kunnen met recht spreken van een revolutie, maar het is een revolutie die grotendeels onzichtbaar is.

AI voor meer productiviteit

Of het nu gaat om het schrijven van vergadernotulen, het transcriberen van interviews, het schrijven van speeches op basis van eenvoudige notities, het maken van een evenementschema, quizzen of tevredenheidsonderzoeken, het opmaken van de elementen van een klantpresentatie of het automatiseren van briefings voor dienstverleners... AI's werken niet per se beter dan mensen, maar ze doen het wel veel sneller en met minder moeite. Aan de audiovisuele en mediaproductiekant maken AI's het ook mogelijk om video's in recordtempo in stukken te hakken en (zoals iedereen nu weet) visuals te creëren, te genereren en te bewerken. moodboardsWe kunnen zelfs heel snel en kosteneffectief voice-overs en muziek maken.

AI als superassistent

AI's maken het gemakkelijk om documentair onderzoek te doen... maar niet zonder veel fouten te maken die gecorrigeerd moeten worden.

Ze kunnen documenten samenvatten, vertalen en corrigeren, er informatie uithalen en deze organiseren (NotebookLM).

Ze kunnen strategische en informatiebewaking uitvoeren, een klantopdracht analyseren (Xpert Evenement Klant Briefing), de duur van een interventie verkorten, een cruciale rol spelen (Crashtestgebeurtenis bezwaren formuleren tegen aanbevelingen van klanten en helpen daarop te reageren), plan B's voorstellen, een mediaplan maken, allerlei publicaties na afloop van evenementen schrijven en opmaken.

Tot slot kunnen AI's aan de productie- en logistieke kant offertes vergelijken (Evenement offertes vergelijken), adviseren over technische oplossingen (Evenement Technisch Adviseur), dienstverleners of sprekers vinden (Spreker zoeken), het vinden van locaties en bestemmingen voor evenementen, het combineren van tijdzones, het optimaliseren van de doorstroming en verdeling van deelnemers, het geven van informatie en begeleiding.

AI om creativiteit te stimuleren

RN's kunnen thema's voor de avond voorstellen en ontwikkelen, ideeën voor workshops (Werkplaats Ontwerper), evenementen, teambuildings (Teambouwer) en ijsbrekers (IJsbreker).

Ze stellen ons in staat om de mogelijkheden van scenografie te verkennen (ScenoStarter).

Als ze goed worden gebruikt, blinken ze uit in het vertellen van verhalen, het schrijven van sketches, shows en video's (Video Script) en liedjes, maar ook bij het maken van teasers (Teaser Maker).

AI als (nog onvolmaakte) vervanging voor menselijke expertise

De meest spectaculaire en zichtbare vooruitgang in termen van "deskundigheidsvervanging" is ongetwijfeld op het gebied van automatische simultaanvertaling (inclusief audio met Interpreteren bijvoorbeeld).

Maar AI kan ook zorgen voor een groot aantal geautomatiseerde redactionele taken, zoals het schrijven van uitnodigingen (Uitnodiging), of kwalitatieve analyses van tevredenheidsonderzoeken uit te voeren en hieruit bruikbare lessen te trekken (Stoerevenement).

AI voor ongekende nieuwe toepassingen

Naast de talloze hierboven genoemde use cases maken AI's dingen mogelijk die gisteren nog niet mogelijk waren:

• upscaling van afbeeldingen en video's om de resolutie te verbeteren (Topaas, Magnifieke AI, Lupa )
• Creëren van aangepaste deelnemerspaden
• zeer geavanceerde matchmaking
• lipsynchrone meertalige nasynchronisatie van sprekers (Hallo Gen)
• creatie van realistische avatars en audio- en videofakes (ElevenLabs, Hedra, Pixverse, Krea, Sync...)
• personalisatie van video's door spraaksynthese (Hallo Gen)
• podcasts automatisch aanmaken (Notebook LM) of video's (Invideo, Pictory)
• het ontwerpen van "augmented" workshops en teambuildings
• het opzetten van originele evenementen zoals AI-blinde tests, AI-fotocalls met beeldgeneratie, virtuele interventies zonder mocap, ijsbrekers op basis van emotieherkenning, enz.
• creatie van unieke collaboratieve AI-animaties gebaseerd op coprompting
• automatische extractie en publicatie van video's terwijl ze worden opgenomen (Opus Clip, Spikes)
• gezichtsherkenning fotodistributie (Memento)
• enz.

Samenvatting: use cases op elk niveau

Domeinen	AI-toepassingen
Audiovisuele creatie	Video, afbeeldingen, illustraties, geluid en muziek
Copywriting/ontwerp	Documentatie, ideeënvorming, redactie, vertaling
Projectopvolging	Samenvatting, analyse, rapportage
Productie	Locaties en dienstverleners, logistieke en technische oplossingen, kostenstudie
Scenarioschrijven	Script, verhalen vertellen
Communicatie	Uitnodigingen, programma's, AI-chatbots, nieuwsbrieven, post-event
Interactie/animatie	Quizzen, spelletjes, ijsbrekers, workshops, teambuilding, matchmaking

Zijn we op weg naar de geplande ondergang van evenementenexpertise?

Het is DE vraag die professionals in de evenementenbranche en andere sectoren bezighoudt. En het is een terechte vraag, of we dat nu leuk vinden of niet.

Terwijl de banen op de grond - gastheer, cateraar, geluids-, licht- en videotechnicus, toneelmeester, decorateur, roadie, uitvoerende artiest, etc. - op de korte termijn niet bedreigd lijken te worden door concurrentie van AI's (tenminste totdat de vooruitgang in robotisering de situatie verandert), kan hetzelfde niet gezegd worden van de 'intellectuele' banen stroomopwaarts.

AI kan de analytische, strategische, creatieve, redactionele en organisatorische vaardigheden van ontwerpers, copywriters, projectmanagers, artdirectors, ruwmakers, regisseurs, vertalers en logistiek medewerkers versterken, waardoor ze veel taken sneller en efficiënter kunnen uitvoeren... maar het kan ze ook vervangen, in ieder geval gedeeltelijk.

Voor deze laatsten is AI, ondanks zijn verdiensten maar ook dankzij zijn verdiensten, een gevaar.

En het zou een vergissing zijn voor bureaus om te geloven dat ze zullen winnen door menselijke expertise te vervangen, want hun klanten zullen geleidelijk dezelfde dreiging op hen loslaten.

Sterker nog, hoe meer het gebruik van AI wordt gedemocratiseerd, zowel in bedrijven als in het persoonlijke dagelijkse leven van klanten, hoe meer deze laatsten geneigd zullen zijn om het voorwendsel van AI te gebruiken om druk uit te oefenen op de productiekosten, met een zeer sterke potentiële impact op de omzet en op de marges van agentschappen...

Hoe kunnen instanties zich voorbereiden en verdedigen tegen dit risico?

Ten eerste, aangezien AI onder andere tijd bespaart, zal het nodig zijn om de kwestie van beloning te scheiden van die van de bestede tijd (behalve voor veldwerk).

Om hun marges te behouden, moeten bureaus stoppen met het verkopen van mandagen en beginnen met het verkopen van een resultaat, en alleen een resultaat: "U vertrouwt mij deze en gene opdracht toe. De prijs staat vast en het kost zoveel".

Maar dat zal niet genoeg zijn.

Want als de uurproductiviteit van een leverancier stijgt, verwacht - en eist - de klant natuurlijk dat deze winst zich vertaalt in lagere kosten. En meestal kan dit worden bereikt door de concurrentie te vergroten.

Met AI, dat vaak als "magisch" wordt beschouwd, kan de klant zelfs in de verleiding komen om het agentschap te vervangen voor het uitvoeren van een aantal zogenaamde taken met "lage toegevoegde waarde" (of taken die als zodanig worden beschouwd): minder werk en dus minder budget voor het agentschap...

Bureaus zullen daarom morgen nog meer dan gisteren moeten aantonen dat hun expertise op veel gebieden superieur is aan die van de klant. Ze zullen mensen ervan moeten overtuigen dat het werk beter gedaan wordt (en de kosten waard is!) als ze het zelf doen, met of zonder AI, dan als de klant het doet, geholpen door AI.

Om dit te doen, moeten ze :

• Hun creativiteit, nauwgezetheid en diepgaande kennis van evenementgerelateerde kwesties en oplossingen demonstreren.
• Maar ze moeten hun teams ook zeer serieus trainen in AI, zodat de output van het bureau ten minste gelijkwaardig is aan, maar bij voorkeur veel beter is dan de output van een klant wiens vaardigheden zijn 'vergroot' door AI.