[Entrevista]
Teletrabajo, presencial, remoto, modo híbrido o incluso totalmente remoto. El gerente de hoy se enfrenta a métodos de organización del trabajo que desafían sus habilidades gerenciales. La gestión remota e híbrida lo empuja a renovar sus prácticas para gestionar un equipo que alterna presencial y remoto. ¿Cuáles son los peligros que se deben evitar? ¿En qué buenas prácticas puede confiar para ser un administrador eficaz? Clémence Rouart, experta en telegestión, responde a nuestras preguntas.
Clémence Rouart dirige la formación Gestión del personal teletrabajador. Atenta a las expectativas de los participantes, los apoya en la implementación de prácticas de gestión renovadas.
“Los directivos y empleados ya han hecho muchos esfuerzos para adaptarse a los trastornos provocados por la crisis del COVID-19. Estamos viviendo un cambio de paradigma que está modificando nuestra relación con el trabajo, con nosotros mismos, con el equipo, con la empresa y con el espacio de trabajo. Es en este sentido que cualquier gestor puede necesitar apoyo para ser más eficiente en su gestión remota o en modo híbrido”, confió a la redacción de ORSYS.
Gestión remota, gestión híbrida… ¿qué es exactamente?
En primer lugar, el trabajo remoto no es necesariamente teletrabajo, aunque en ambos casos puede haber gestión remota. Teletrabajo significa trabajar fuera de las instalaciones de la empresa desde tu casa o un espacio de coworking. Por otro lado, cuando los miembros de un equipo trabajan en diferentes sitios de una misma empresa, efectivamente hay trabajo remoto pero no es teletrabajo.
El teletrabajo ya se practicaba antes sin nombrarlo. Anteriormente percibido como un privilegio de los ejecutivos autónomos, se ha desarrollado en todos los niveles jerárquicos desde la crisis del COVID-19. Muchos lo consideran ahora una ventaja sustancial, casi una ventaja adquirida cuyo cuestionamiento genera resentimiento, en particular porque elimina el tiempo necesario para desplazarse entre el hogar y el trabajo.
¿A qué tipos de organización se enfrentan actualmente los directivos?
Hoy en día predominan tres configuraciones: la 100 % teletrabajo o 100 % remota que también se llama full remoto; el 100 % presencial, que todavía tiene sus aficionados; Modo híbrido con alternancia hogar/negocio.
El modo híbrido no deja de tener consecuencias en la organización de los espacios de trabajo. Así, la flex office, que consiste en dejar de tener una oficina dedicada, está experimentando actualmente una aceleración meteórica.
Por último, aunque el trabajo a distancia y el teletrabajo no son lo mismo, las dificultades encontradas y las soluciones que se deben encontrar pueden ser similares.
¿Cuáles son las principales dificultades de la gestión remota?
Las dificultades evolucionan con el tiempo dependiendo de las organizaciones creadas. De hecho, las necesidades de los directivos y de sus equipos no eran las mismas en marzo de 2020 durante el primer confinamiento o en septiembre de 2020 durante la primera ola de regresos a las instalaciones.
Por definición, en una organización híbrida, determinados empleados están total o parcialmente teletrabajando. Los rituales establecidos cuando todo el mundo trabajaba de forma remota (por ejemplo, un intercambio de vídeo individual cada mañana) podrían eliminarse. De hecho, el entrenador que vuelve al 100 % presencial o en modo híbrido, como parte de su equipo, puede que ya no tenga tiempo para dedicarse a estos intercambios.
La gestión en modo híbrido plantea muchas preguntas. Primero, ¿cómo podemos recrear la informalidad con sólo dos días presenciales por semana? Entonces, ¿cómo podemos restaurar la cohesión del equipo y una visión común? Finalmente, ¿cómo se puede hacer eficiente el funcionamiento en modo híbrido?
Resolver estas dificultades requiere retroalimentación de los gerentes y sus equipos. En Disrupt' Campus Nantes, también asesoro a estudiantes que recopilan y analizan los comentarios de los empleados sobre nuevas formas de trabajar dentro de las empresas asociadas.
¿En qué buenas prácticas y herramientas puede confiar el gestor?
Durante la formación Gestión del personal teletrabajador, también se aborda desde un ángulo lúdico la reflexión sobre las dificultades de la telegestión y las soluciones que se pueden encontrar. Un juego de mesa cooperativo permite debatir entre directivos sobre todos los temas que surgen en el teletrabajo. Al final del juego, los directivos recuperan las diferentes cartas jugadas y las utilizan para construir un plan de acción.
Además, el directivo debe invitar a su equipo a pensar en los diferentes eventos que pueden perturbar el teletrabajo y anticipar soluciones. La idea es que los empleados identifiquen sus propios obstáculos y dificultades. ¿Pueden regresar rápidamente en persona en caso de una emergencia? ¿Necesitan formación? Para el empleado, esto equivale a realizar un autodiagnóstico de su capacidad para teletrabajar de forma eficaz. Para el directivo, es una oportunidad de evaluar la madurez del empleado para beneficiarse del teletrabajo.
¿Significa esto que el teletrabajo no es adecuado para determinados empleados?
Si en efecto. Algunas personas, por falta de organización o autonomía, necesitan un marco estructurante dentro de la empresa. Otros no se benefician de un entorno de vida personal que les permita trabajar a distancia (equipo adecuado, espacio de trabajo silencioso, etc.). Otros más tienen principalmente misiones que requieren presencia in situ. Corresponde al administrador garantizar esto. Por ejemplo, durante una entrevista previa al teletrabajo a partir del autodiagnóstico del empleado. Por un lado, comprobar que ha comprendido y respeta el marco marcado por la empresa. Por otro lado, garantizar que la proporción de misiones teletrabajables sea suficiente.
¿Qué necesitan los directivos para adaptarse a la gestión remota o híbrida?
En la formación, los directivos expresan una necesidad de autonomía, contacto, intercambios, estructura, orden, estimulación, etc.
Lo que surge muy a menudo es la necesidad de celebrar, es decir revivir cosas positivas con el equipo. Los directivos también deben lamentar la pérdida del 100 % presencial, que tenía el mérito de ser una situación estable respecto a la organización híbrida que se ha generalizado. Además, aunque esto pueda parecer contradictorio con la necesidad de contacto e intercambio, necesitan calma. Y esto, sobre todo porque el modo híbrido ha reforzado la “conexión continua”. Estas nuevas necesidades pueden requerir la adquisición o el fortalecimiento de ciertas habilidades.
¿Cuáles son en su opinión las habilidades imprescindibles para la gestión remota?
Ser capaz de soltarse es esencial: los directivos necesitan ganar perspectiva. Para ello, pueden incluir “reuniones consigo mismos” en su agenda. En otras palabras, reserva un momento para dar un paso atrás y analizar su actividad. Esta puede ser una buena oportunidad para identificar los desperdicios con un espíritu “lean”.
Pistas de entrenamiento: Gerente: ¡aprenda a soltar! - Saber soltar y dar un paso atrás - Lean y Agility al servicio del liderazgo directivo
Saber cómo administrar su tiempo es una habilidad básica del administrador. Y esto, cualquiera que sea el método de organización del trabajo. Esto implica priorizar sus tareas. Y yo iría aún más lejos hablando directamente con los responsables: antes de priorizar, ¡recordad podar! ¿Cuántas tareas puedes completar realmente en una hora?
Pistas de entrenamiento: Gestionar su tiempo para ser más eficiente - Optimice la gestión de su tiempo cuando trabaje de forma remota
Atrévete a decir e institucionaliza la retroalimentación: para avanzar en este ámbito, la Comunicación No Violenta es una buena opción formativa. También invito a los directivos a ser claros en su comunicación. Deben asegurarse de que se comprenda su mensaje. Por ejemplo, en una reunión, pueden pedirle a uno de los miembros del equipo que reformule.
Pistas de entrenamiento: Dar retroalimentación efectiva, taller práctico. - Refuerce su benevolencia con la Comunicación No Violenta - Desarrollar una comunicación auténtica y constructiva
Finalmente, pensar en gestión significa también pensar en liderazgo. Esto incluye una gran capacidad de empatía. También debes inspirar seguridad y confianza, delegar y ayudar a los miembros de tu equipo a progresar.
Pistas de entrenamiento: Desarrollar su liderazgo como directivo - Delegar y capacitar - Desarrolla las habilidades de tus empleados
¿Cuáles son los peligros que se deben evitar? ¿Y cómo?
La comunicación asincrónica, la multiplicación de informes, las instrucciones vagas, etc. son prácticas que se deben evitar en la medida de lo posible. Invito a los directivos a preferir el teléfono al correo electrónico. Cuando sea necesario informar, se debe explicar por qué. También recomiendo definir claramente las “reglas del juego” del teletrabajo. Mejor aún: desarrolle las reglas operativas con su equipo. De este modo serán mejor aceptados.
Usar el vídeo correctamente: primero que nada, ¡usa la cámara! Entonces, una videoconferencia nunca debe exceder los 45 minutos. Sugiero distribuir los roles para que todos se sientan involucrados: un guardián del templo que recuerda las reglas al principio y vela por su respeto, un secretario de sesión que toma notas, un facilitador que ayuda en la toma de decisiones si los intercambios se estancan y un guardián del tiempo. También podemos integrar la diversión con los juegos colaborativos.
Por último, no supere los 50 % de información descendente durante los intercambios remotos.
¿Cuáles son las necesidades de formación de los directivos?
Renovar sus prácticas gerenciales puede requerir capacitación en diferentes áreas.
Por ejemplo, para:
- Organice una reunión remota y utilice el vídeo de forma inteligente. Tener éxito en entrevistas y reuniones remotas – Equipos de usuarios ;
- Involucrar a los empleados, hacerse cargo de las herramientas colaborativas e integrar actividades divertidas. Practicar la gestión participativa – Klaxoon: utiliza la herramienta para liderar capacitaciones o reuniones.
Formación Gestión del personal teletrabajador está dirigido a todos los directivos, jefes de equipo, jefes de proyecto a cargo de equipos o empleados que trabajan en teletrabajo. Sobre todo, los participantes aprecian el intercambio entre pares, lo que permite formalizar una comunidad de prácticas. Cuando la formación se organiza dentro de la empresa, a menudo programan un tiempo para una discusión posterior con el fin de evaluar juntos lo que funciona y lo que no funciona tan bien. Una vez finalizada la formación, ya tienen ideas muy precisas sobre lo que van a implementar en el corto plazo:
- delegar más;
- un taller para construir reglas de funcionamiento en equipo;
- Autodiagnóstico de madurez de los empleados.
