Las reuniones ya son un reto. Pero en inglés, la presión es aún mayor. Con un ritmo rápido, mucho que hablar y códigos culturales diferentes, hay que ser doblemente ágil. He aquí las mejores prácticas y frases clave para sobrevivir -y sobre todo brillar- en reuniones con angloparlantes.
En el British Council, muchos de nuestros alumnos nos dicen: «Entiendo, pero todo va demasiado rápido», «Tengo una idea, pero la discusión ya ha pasado al siguiente punto», o «Necesito un café doble antes... ¡y después de la reunión!.
Es cierto que a veces se podría optimizar una parte importante de las reuniones. Por término medio, un empleado europeo pasa 187 horas al año, Más de la mitad de estas reuniones se consideran improductivas. Cuando estas reuniones se celebran en inglés, el esfuerzo se multiplica por diez: escuchar, analizar, reaccionar y expresarse con seguridad en una lengua no materna.
Habrá observado que las reuniones en un contexto anglófono siguen unos códigos específicos: concisión, participación activa y rapidez en la toma de decisiones. Una vez asumidos estos puntos de referencia, los debates serán más fluidos y su impacto más eficaz.
6 buenas prácticas para orientarse
1. Una agenda clara y compartida
Sin orden del día, es difícil garantizar la eficacia de una reunión. Debe especificar :
- temas a tratar
- su nivel de prioridad
- el tiempo asignado a cada punto
- las partes interesadas
- el objetivo previsto: información, debate, decisión o validación
2. Los participantes adecuados, y sólo ellos
Las reuniones innecesarias son una de las principales fuentes de irritación en el lugar de trabajo. Invita sólo a las personas adecuadas:
- participan directamente en la toma de decisiones
- en condiciones de aportar su experiencia
- con la autoridad necesaria para arbitrar
Un grupo más reducido favorece intercambios más productivos.
3. Mantener la concentración y gestionar las divagaciones
Cíñase al orden del día y reoriente los debates si se desvían de él.
El uso del concepto de “parking” te permite registrar ideas interesantes pero no prioritarias para que puedas volver a ellas más tarde, sin comprometer el desarrollo de la reunión.
4. Animar a todos a participar, con discernimiento
Los oradores más ruidosos no siempre son los que tienen las mejores ideas.
Anime a sus colegas más discretos a expresarse, en un ambiente cordial.
Sobre todo, hay que ser consciente de las tensiones. Gestionar los desacuerdos con calma y de forma constructiva también contribuye a la calidad de los intercambios.
En modo vídeo o híbrido, es útil distribuir explícitamente la palabra y comprobar que los participantes remotos pueden hablar en las condiciones adecuadas.
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5. Aclarar, reformular y formalizar
En un contexto internacional, es esencial de no asumir nada.
- Repita los puntos clave
- Comprobar el acuerdo del grupo
- Formalizar explícitamente las decisiones
Y sobre todo: identificar claramente las medidas que deben tomarse, los responsables y los plazos asociados.
6. Respetar el tiempo final
Una reunión que se alarga en el tiempo suele dejar una impresión negativa, aunque el contenido haya sido relevante. Reserve los últimos cinco minutos para :
- resumir los debates
- confirmar decisiones
- cierre estructurado
Sus colegas se lo agradecerán (en silencio, pero sinceramente).
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Consejos prácticos para profesionales franceses que se reúnen con anglófonos
- Ir al meollo de la cuestión El mensaje debe ser claro y el contexto breve.
- Orientar su trabajo hacia decisiones y acciones, no sólo ideas.
- Atrévete a interrumpir educadamente En muchos entornos anglófonos, esto se acepta culturalmente como una forma de avanzar en el debate.
- Reformular No es un signo de debilidad lingüística, sino de rigor y profesionalidad.
Las 10 frases clave para las reuniones
- “¿Algún otro asunto?” (AOB)
¿Hay algún otro punto que plantear?
Una fórmula clásica de fin de reunión para comprobar que no se ha olvidado ningún asunto prioritario.
- “Demos un paso atrás”.”
Demos un paso atrás.
Útil para volver a centrar la discusión, aclarar la situación o calmar un intercambio acalorado.
- “¿Podemos aparcar este punto y volver a él más tarde?”.”
¿Podemos dejar este punto a un lado y volver a él más tarde?
Ideal para gestionar las digresiones al tiempo que se mejoran las contribuciones.
- “¿Podemos volver a...”
¿Podemos volver a...
Útil para volver a centrar el debate en el tema principal después de una digresión de 15 minutos.
- “Así que los siguientes pasos son...”
Los siguientes pasos son...
Indispensable para concluir un punto dirigiendo al grupo hacia la acción.
- “Vamos a desconectar”.”
Tratemos esto fuera de la reunión.
Apropiado cuando el tema requiere un debate más centrado o no concierne a todos los participantes.
- “¿Puedo añadir algo?”
¿Puedo añadir algo?
Una forma cortés de intervenir sin interrumpir groseramente.
- “Se nos acaba el tiempo”.”
Se nos acaba el tiempo.
Te ayuda a mantener el ritmo y a priorizar los puntos pendientes.
- “Pongámosle un alfiler”.”
Dejemos eso en suspenso por ahora.
Una alternativa a “aparcar”, para no olvidar un tema o dejarlo fuera de la reunión.
- “Terminemos”
Concluyamos.
Una forma sencilla y eficaz de cerrar la reunión con profesionalidad.
Encuentre en esta sección otras expresiones clave en inglés para presidir reuniones y redactar correos electrónicos Herramientas del British Council.
Lea también : Iniciar una reunión en inglés 1/2 y Iniciar una reunión en inglés 2/2
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