[Interview]
Telewerken, face-to-face, op afstand, hybride modus of zelfs volledig op afstand. De hedendaagse manager wordt geconfronteerd met werkorganisatiemethoden die zijn managementvaardigheden op de proef stellen. Op afstand en hybride management dwingt hem zijn werkwijze te vernieuwen en een team te leiden dat face-to-face en op afstand afwisselt. Wat zijn de valkuilen die u moet vermijden? Op welke goede praktijken kunt u vertrouwen om een effectieve manager te zijn? Clémence Rouart, expert in beheer op afstand, beantwoordt onze vragen.
Clémence Rouart leidt de training Telewerkers beheren. Met aandacht voor de verwachtingen van deelnemers ondersteunt ze hen bij het implementeren van vernieuwde managementpraktijken.
“Managers en medewerkers hebben al veel moeite gedaan om zich aan te passen aan de omwentelingen als gevolg van de COVID-19-crisis. We ervaren een paradigmaverschuiving die onze relatie tot het werk, tot onszelf, tot het team, tot het bedrijf en tot de werkruimte verandert. Het is in deze zin dat elke manager mogelijk ondersteuning nodig heeft om efficiënter te worden in zijn beheer op afstand of in de hybride modus.”, vertrouwde ze de ORSYS-redactie toe.
Beheer op afstand, hybride beheer… wat is dat precies?
In de eerste plaats is werken op afstand niet noodzakelijkerwijs telewerken, ook al kan er in beide gevallen sprake zijn van beheer op afstand. Telewerken betekent werken buiten het bedrijfsterrein vanuit uw woning of een coworkingruimte. Aan de andere kant, wanneer leden van een team op verschillende locaties van hetzelfde bedrijf werken, is er inderdaad sprake van werken op afstand, maar is er geen sprake van telewerken.
Telewerken werd al eerder beoefend zonder het te benoemen. Dit werd voorheen gezien als het voorrecht van autonome leidinggevenden, maar heeft zich sinds de COVID-19-crisis op alle hiërarchische niveaus ontwikkeld. Velen beschouwen het nu als een substantieel voordeel – bijna een verworven voordeel waarvan het ondervragen wordt verontwaardigd –, vooral omdat het de tijd elimineert die wordt besteed aan het reizen tussen huis en werk.
Met welke typen organisaties worden managers tegenwoordig geconfronteerd?
Tegenwoordig domineren drie configuraties: de 100 %-telewerken of de 100 %-afstandsbediening, ook wel volledige afstandsbediening genoemd; de 100 % in persoon, die nog steeds zijn fans heeft; hybride modus met afwisseling thuis/zakelijk.
De hybride modus blijft niet zonder gevolgen voor de organisatie van werkplekken. Zo beleeft het flexkantoor, dat bestaat uit het niet langer hebben van een eigen kantoor, momenteel een enorme versnelling.
Ten slotte kunnen de problemen die zich voordoen en de oplossingen die moeten worden gevonden, ook al zijn werken op afstand en telewerken niet hetzelfde zijn.
Wat zijn de belangrijkste problemen bij beheer op afstand?
De problemen evolueren in de loop van de tijd, afhankelijk van de organisaties die zijn opgezet. De behoeften van managers en hun teams waren in maart 2020, tijdens de eerste opsluiting, niet dezelfde, of in september 2020, tijdens de eerste golf van terugkeer naar de locatie.
In een hybride organisatie zijn bepaalde medewerkers per definitie geheel of gedeeltelijk aan het telewerken. De rituelen die werden ingevoerd toen iedereen op afstand werkte – bijvoorbeeld elke ochtend een individuele video-uitwisseling – zouden kunnen worden geëlimineerd. Het kan zijn dat de manager die, net als een deel van zijn team, weer in 100 % face-to-face of in de hybride modus zit, geen tijd meer heeft om zich aan deze uitwisselingen te wijden.
Beheer in hybride modus roept veel vragen op. Ten eerste: hoe kunnen we informaliteit creëren met slechts twee face-to-face dagen per week? Hoe kunnen we dan de teamcohesie en een gemeenschappelijke visie herstellen? Hoe kan het werken in de hybride modus, ten slotte, efficiënt worden gemaakt?
Het oplossen van deze problemen vereist feedback van managers en hun teams. Met Disrupt' Campus Nantes begeleid ik ook studenten die de opmerkingen van werknemers over nieuwe manieren van werken binnen partnerbedrijven verzamelen en analyseren.
Op welke goede praktijken en instrumenten kan de manager vertrouwen?
Tijdens de training Telewerkers beherenOok wordt de reflectie op de moeilijkheden van beheer op afstand en de te vinden oplossingen vanuit een leuke invalshoek benaderd. Een coöperatief bordspel maakt discussies tussen managers mogelijk over alle thema's die bij telewerken voorkomen. Aan het einde van het spel nemen de managers de verschillende gespeelde kaarten terug en gebruiken ze om een actieplan op te stellen.
Bovendien moet de manager zijn team uitnodigen om na te denken over de verschillende gebeurtenissen die het telewerken kunnen verstoren en om op oplossingen te anticiperen. Het idee is dat medewerkers hun eigen obstakels en moeilijkheden identificeren. Kunnen zij bij calamiteiten snel persoonlijk terugkeren? Hebben ze training nodig? Voor de werknemer komt dit neer op het uitvoeren van een zelfdiagnose van zijn vermogen om effectief te telewerken. Voor de manager is het een kans om te beoordelen of de werknemer rijp is om te kunnen profiteren van telewerken.
Betekent dit dat telewerken voor bepaalde werknemers niet geschikt is?
Ja inderdaad. Sommige mensen hebben door een gebrek aan organisatie of autonomie behoefte aan een structurerend kader binnen het bedrijf. Anderen hebben geen baat bij een persoonlijke leefomgeving waarin ze op afstand kunnen werken (voldoende apparatuur, rustige werkruimte, etc.). Weer anderen hebben in essentie missies waarbij aanwezigheid ter plaatse vereist is. Het is aan de beheerder om hiervoor zorg te dragen. Bijvoorbeeld tijdens een gesprek voorafgaand aan het telewerken op basis van de zelfdiagnose van de medewerker. Enerzijds om te controleren of hij de kaders van het bedrijf heeft begrepen en zich daaraan houdt. Aan de andere kant om ervoor te zorgen dat het aandeel telewerkbare missies voldoende is.
Wat moeten managers aanpassen aan extern of hybride beheer?
Tijdens de training geven managers uiting aan een behoefte aan autonomie, contact, uitwisseling, structuur, orde, stimulatie, etc.
Wat heel vaak naar voren komt, is de noodzaak om iets te vieren, dat wil zeggen om positieve dingen opnieuw te beleven met het team. Managers moeten ook rouwen om het verlies van de 100 face-to-face %-bedrijven, die de verdienste hadden een stabiele situatie te zijn vergeleken met de hybride organisatie die wijdverbreid is geworden. Bovendien hebben ze, ook al lijkt dit in tegenspraak met de behoefte aan contact en uitwisseling, kalmte nodig. En dit, vooral omdat de hybride modus de ‘non-stop verbinding’ heeft versterkt. Deze nieuwe behoeften kunnen het verwerven of versterken van bepaalde vaardigheden vereisen.
Wat zijn volgens u de essentiële vaardigheden voor beheer op afstand?
Los kunnen laten is essentieel: managers moeten perspectief krijgen. Om dit te doen, kunnen ze ‘ontmoetingen met zichzelf’ in hun agenda opnemen. Met andere woorden: reserveer een moment om een stap terug te doen en hun activiteit te analyseren. Dit kan een goede gelegenheid zijn om op een ‘lean’ manier verspilling te identificeren.
Trainingstrajecten: Manager: leer loslaten! - Weten hoe je los kunt laten en een stapje terug kunt doen - Lean en Agility ten dienste van managementleiderschap
Weten hoe u uw tijd moet beheren, is een basisvaardigheid van managers. En dit, ongeacht de manier waarop het werk wordt georganiseerd. Dit houdt in dat u prioriteiten stelt in uw taken. En ik zou nog verder willen gaan door rechtstreeks met managers te praten: vergeet niet te snoeien voordat u prioriteiten stelt! Hoeveel taken kun jij eigenlijk in een uur voltooien?
Trainingstrajecten: Je tijd efficiënter beheren - Optimaliseer uw tijdbeheer wanneer u op afstand werkt
Durf feedback te zeggen en te internaliseren: om vooruitgang te boeken op dit gebied is Geweldloze Communicatie een goede trainingsoptie. Ik nodig managers ook uit om duidelijk te zijn in hun communicatie. Zij moeten ervoor zorgen dat hun boodschap begrepen wordt. Tijdens een vergadering kunnen ze bijvoorbeeld een van de teamleden vragen om de tekst opnieuw te formuleren.
Trainingstrajecten: Effectieve feedback geven, praktische workshop - Versterk je welwillendheid met geweldloze communicatie - Ontwikkel authentieke en constructieve communicatie
Tenslotte betekent nadenken over management ook nadenken over leiderschap. Dit omvat een sterk vermogen tot empathie. Je moet ook vertrouwen wekken, delegeren en je teamleden helpen vooruitgang te boeken.
Trainingstrajecten: Ontwikkel uw leidinggevende leiderschap - Delegeren en machtigen - Ontwikkel de vaardigheden van uw medewerkers
Wat zijn de valkuilen die u moet vermijden? En hoe?
Asynchrone communicatie, vermenigvuldiging van rapporten, vage instructies, etc. zijn praktijken die zoveel mogelijk moeten worden vermeden. Ik nodig managers uit om de voorkeur te geven aan de telefoon boven e-mail. Wanneer rapportage noodzakelijk is, moet worden uitgelegd waarom. Ik raad ook aan om de “spelregels” van telewerken duidelijk te definiëren. Beter nog: stel samen met uw team de operationele regels op. Ze zullen dus beter geaccepteerd worden.
Video correct gebruiken: gebruik allereerst de camera! Dan mag een videovergadering nooit langer duren dan 45 minuten. Ik stel voor om de rollen zo te verdelen dat iedereen zich betrokken voelt: een bewaker van de tempel die in het begin de regels herinnert en ervoor zorgt dat ze worden gerespecteerd, een sessiesecretaris die aantekeningen maakt, een facilitator die helpt bij de besluitvorming als de uitwisseling vastloopt en een bewaker van de tijd. We kunnen plezier ook integreren met samenwerkingsspellen.
Ten slotte mag u tijdens uitwisselingen op afstand niet meer dan 50 % aan downstream-informatie gebruiken.
Wat zijn de opleidingsbehoeften van managers?
Voor het vernieuwen van uw managementpraktijken kan training op verschillende gebieden nodig zijn.
Bijvoorbeeld voor:
- organiseer een vergadering op afstand en gebruik video verstandig – Succes met interviews en vergaderingen op afstand – Gebruikersteams ;
- betrek medewerkers, neem de leiding over samenwerkingstools en integreer leuke activiteiten – Oefen met participatief management – Klaxoon: gebruik de tool om trainingen of vergaderingen te leiden.
Training Telewerkers beheren is bedoeld voor alle managers, teamleiders, projectmanagers die leiding geven aan teams of telewerkende medewerkers. Bovenal waarderen de deelnemers het delen tussen collega's, wat het mogelijk maakt een gemeenschap van praktijken te formaliseren. Wanneer trainingen intra-company worden georganiseerd, plannen ze vaak tijd in voor een later gesprek om samen de balans op te maken van wat werkt en wat minder goed werkt. Na afloop van de training hebben ze al heel precieze ideeën over wat ze op korte termijn gaan implementeren:
- delegeer meer;
- een workshop om als team operationele regels op te stellen;
- zelfdiagnose van de volwassenheid van medewerkers.
