Elektronische facturatie: hoe maak je de overgang stressvrij?

Vanaf 1ᵉʳ september 2026 moeten alle Franse btw-plichtige bedrijven elektronische facturen kunnen verwerken die aan de regels voldoen. Voor veel bedrijven is het een race tegen de klok: het kiezen van een serviceprovider, ERP-compatibiliteit, standaardiseren van formaten, integreren met Chorus Pro, zorgen voor naleving van de belastingwetgeving... Wij leggen uit hoe je de overgang kunt versoepelen zodat je je zonder stress kunt voorbereiden.

Allereerst even voor de duidelijkheid: de deadline van 1ᵉʳ september 2026 betekent niet dat de 7 miljoen Franse bedrijven meteen elektronische facturen moeten uitreiken.

Op deze datum, alle bedrijven moeten elektronische facturen. Aan de andere kant, de verplichting tot uitgifte start 1^er September 2026 voor grote bedrijven en ETI's, vervolgens 1^er September 2027 voor kmo's, kleine en middelgrote ondernemingen en micro-ondernemingen.

Eén regel verandert dan niet: de hervorming is van toepassing op B2B-transacties tussen in Frankrijk gevestigde BTW-plichtigen, Dit geldt zonder uitzondering voor constructies die zijn vrijgesteld van basis-btw.

Structurele verandering... al in gang gezet

Frankrijk begint niet bij nul. Sinds 2020 dienen bedrijven hun facturen in elektronisch formaat in bij de publieke sector via de Chorus Pro.

Daarna kwam de B2B-hervorming in een stroomversnelling en werd deze werkelijkheid: de regering opende de’map waarmee facturen naar het juiste platform worden gerouteerd, en het ecosysteem groeit.

Op 16 januari 2026 gaven de autoriteiten aan dat bijna 101 platforms aangesloten naar de map en meer dan 120.000 bedrijven al klaar elektronische facturen uitwisselen met een vermeld factuuradres.

Daarnaast heeft de Franse overheid de rol van het Public Billing Portal (PPF) verduidelijkt: je moet het zien als de wervelkolom (telefoonboek + gegevensconcentrator), niet als een hulpmiddel voor dagelijkse facturering. Het AIFE (Agence pour l'informatique financière de l'État, het financiële IT-agentschap van de Franse overheid) heeft het expliciet over het heroriënteren van de PPF rond het telefoonboek en de concentrator voor het doorsturen van gegevens naar de belastingdienst.

Waarom we nu moeten handelen

Enerzijds speelt de hervorming in op een macroprobleem: fraudebestrijding en beter belastingbeheer. In 2024 kondigde het ministerie van Economische Zaken aan dat 20 miljard aan fraude ontdekt en 13 miljard teruggevorderd, Ook het gebruik van elektronische facturering wordt genoemd als een hefboom vanaf 2027.

Aan de andere kant raakt het aan een zeer reëel probleem voor bedrijven: betalingsachterstanden. In Frankrijk meet Altares 14,1 dagen gemiddelde vertraging tegen 1ᵉʳ halfjaar 2025, met slechts 45,2 % spelers die per uur betalen.

Daarnaast beschrijft Coface een gespannen context: 86 % van bedrijven vertragingen van meer dan 12 maanden melden en de gemiddelde tijd betaling bereikt 49,7 dagen.

Tot slot kan de overgang tijd besparen... als je het goed aanpakt. Een professionele organisatie zoals de CAPEB (Confédération de l'Artisanat et des Petites Entreprises du Bâtiment - Confederatie van Ambachtslieden en Kleine Bouwondernemingen) geeft een orde van grootte die voor zichzelf spreekt: een papieren factuur kost meer dan €10, terwijl elektronisch factureren kost minder dan een postzegel.

De gouden regel: één PDF per e-mail is niet langer genoeg

In de praktijk moet je een factuur maken met daarin gestructureerde gegevens en die door het netwerk gaat waarin de hervorming voorziet. Met andere woorden, als je vandaag een PDF-bijlage verstuurt, hou je misschien een comfortabel proces in stand... maar je bouwt geen compliance op. De CAPEB zet het zwart op wit: een per e-mail verzonden PDF is geen elektronische factuur voor de hervorming, omdat het niet de verwachte gestructureerde gegevensbank bevat.

Het winnende duo: stappenplan + platformkeuze

Allereerst moet je het onderwerp behandelen als een transformatieproject (niet als een «configuratie»). Je doel: drie blokken parallel beveiligen.

1) Breng je werkelijke stromen in kaart (voordat je het over tools hebt)

Maak vervolgens een lijst van je scenario's: B2B-verkopen in Frankrijk, aankopen, creditnota's, deposito's, abonnementsfacturen, meerdere vestigingen, facturering per vestiging, enz. In dit stadium zou je expert je twee eenvoudige vragen moeten stellen:

• Wie verzendt wat, vanaf welk gereedschap, met welke gegevens?
• Wie ontvangt wat, waar en wie valideert/betaalt?

Ga vervolgens na wat er verder gaat dan binnenlandse B2B: vaak moet je ook de e-rapportage (transactiegegevens), met name voor transacties die buiten het toepassingsgebied van de traditionele B2B-factuur vallen. De AIFE wijst erop dat de hervorming e-facturering en de overdracht van gegevens aan de autoriteiten combineert.

2) Kies je platformpad: PDP/PA, operator, ERP

Bovendien is het geen goed idee om zomaar te tekenen. De autoriteiten houden een officiële lijst van goedgekeurde platforms op impots.gouv.fr, regelmatig bijgewerkt: controleer altijd of een dienstverlener op de lijst staat en met welke status. Op 16 januari 2026 publiceerde het DGFiP een lijst met goedgekeurde platforms om bedrijven te helpen bij het kiezen van hun oplossing.

Houd tegelijkertijd het tijdschema voor kwalificatie in de gaten: de overheid heeft een testomgeving geopend in oktober 2025, met geformaliseerde deadlines voor interoperabiliteitstests.

Maak dan een duidelijke architecturale keuze:

• Platform-gekoppelde ERP« (API/connector): ideaal als je volume en gestructureerde workflows hebt.
• Platform + portal Dit is vaak een eenvoudigere manier om te beginnen, op voorwaarde dat het boekhoudkundige invorderingsproces geïndustrialiseerd is.
• Hybride aanpak Portal voor kleine gevallen, API voor terugkerende stromen.

3) Standaardiseren van gegevens en formaten (de echte pezen van de oorlog)

Zet ten slotte de gegevens centraal. E-facturatie vereist een coherente basis: SIREN/SIRET, adressen, btw, betalingsvoorwaarden, bestel-/leveringsreferenties, artikelcodes, enz.

Hier is het opschonen van de repositories van klanten/leveranciers vaak meer waard dan nieuwe software.

De stressvrije methode: een 6-stappenplan

Eerst, een bestuurder benoemen (financiën/boekhouding) en een paar (IT/ERP). Een snelle beslissing voorkomt 80 % vertragingen.

Daarna, zorg ervoor dat je alles veilig ontvangt Op 1 september 2026 moet iedereen kunnen ontvangen.
In praktische termen: maak je elektronische factuuradressen, koppel ze aan een platform en controleer hun zichtbaarheid in het ecosysteem via de directory.

En toen.., kies 2 of 3 doelformaten afhankelijk van je gebruik en je partners. Bedrijven hebben het vaak over «formaat», maar waar ze het echt over hebben is compatibiliteit en automatisering. In de hervorming combineert u de verwachte gestructureerde/hybride formaten (bijv. Factur-X, UBL, CII, afhankelijk van het geval) en de logica van de Europese norm (EN 16931) aan de gegevenskant.

Anderszins, test met een echt paneel 5 leveranciers, 5 klanten, 2 creditnota-scenario's, 1 aanbetalingsgeval. Een korte pilot brengt onmiddellijk ontbrekende velden, btw-fouten en knelpunten bij de validatie aan het licht.

Daarna, boekhoudkundige integratie industrialiseren Als je niet automatisch items en documenten ophaalt, verschuif je alleen maar de lading (en verlies je interesse).

Eindelijk, train je teams en maak rituelen Deze omvatten een afwijzings-/bevestigingsprocedure, een referentieregel voor bestellingen, een validatiecircuit en een dashboard (percentage afgewezen facturen, verwerkingstijden, geschillen).

Dure fouten (en hoe ze te vermijden)

Eerst, wachten op het perfecte platform Het ecosysteem beweegt, maar de deadline blijft vast. Kies een omkeerbare optie (contract, export, API).

Daarna, verwarrende naleving van dematerialisatie Het scannen van papier of het versturen van PDF's brengt je niet op het vereiste niveau.

En toen.., vergeet winkelen Veel bedrijven concentreren zich op het uitschrijven van facturen, terwijl het ontvangen van facturen een onmiddellijke impact heeft op de crediteurenadministratie, goedkeuringen en cashflow. Je wilt je bedrijf niet verlammen!

Anderszins, verwaarloos de map Als je facturatieadressen niet correct worden gerouteerd, zullen je partners opnieuw contact met je opnemen... en je CFO zal het probleem snel ontdekken.

Sancties voor niet-naleving van elektronische factureringsverplichtingen

De overgang naar elektronische facturatie is veel meer dan een administratieve stap. Het is een strategisch digitaal keerpunt dat uitwisselingen rond gegevens reorganiseert.

Ten eerste kan het een prestatiestimulans worden: minder opnieuw invoeren, minder fouten, meer automatische reconciliaties en een fijnere controle van kasontvangsten. In een tijd waarin vertragingen de cashflow belasten, telt elk uur dat bespaard wordt op de verwerking en elk geschil dat vermeden wordt.

Ten tweede verandert het ook de rol van registeraccountants: de waarde verschuift van gegevensinvoer naar controle, analyse, naleving en advies. En voor de IT-afdeling biedt het een kans om de financiële architectuur (ERP, boekhouding, EDM, EDI) te rationaliseren rond gestandaardiseerde gegevensstromen.

Daarom is het essentieel om je teams te trainen in de nieuwe procedures.

Tot slot is de boodschap eenvoudig: gemoedsrust hangt niet af van een wondermiddel. Het hangt af van een duidelijk stappenplan, een CIO-accountingteam dat samenwerkt en een vroege start.