Nu de uitdagingen van cohesie, innovatie en milieuverantwoordelijkheid toenemen, worden bedrijfsseminars opnieuw uitgevonden. De assistente, die vaak centraal staat in het proces in VSE's en KMO's, stuurt veel aspecten van het evenement om de impact ervan te maximaliseren. Meer dan een coördinator wordt ze de dirigent van deze ervaringen, die cruciaal zijn voor de collectieve prestaties. Een strategische rol die de volledige reikwijdte van het werk van de assistente onthult. Élisabeth Duverney-Prêt, een specialist in assistenten en secretariaatswerk, legt uit.
Bedrijfsseminaries zijn sleutelmomenten geworden in het leven van een organisatie en bieden een ideale gelegenheid om een bedrijfsvisie te delen, de cohesie te versterken en nieuwe perspectieven te openen. In de loop der jaren is de rol van de assistent aanzienlijk veranderd. De assistent speelt nu een doorslaggevende rol in het succes van deze collectieve evenementen. Tegenwoordig gaat het organiseren van een seminarie niet meer alleen over het coördineren van de logistieke aspecten. Het gaat er ook om de hoofdlijnen van het evenement te helpen definiëren, ervoor te zorgen dat het vlot verloopt en rechtstreeks bij te dragen tot de impact ervan. Het is een verantwoordelijkheid die een breed scala aan expertise vereist, voortdurend verrijkt door de nieuwe verwachtingen van bedrijven. Als een echte orkestleider kan de assistent betrokken zijn bij elke fase van de seminarcyclus. Van strategische briefing tot evaluatie achteraf.
Trends in 2026: de assistent als onderdeel van een nieuwe dynamiek
Duurzaamheid: het evenement onderdeel maken van een zinvolle aanpak
Tegenwoordig integreren steeds meer bedrijfsevenementen de milieudimensie in hun ontwerp. Assistenten zijn vaak de eersten die deze meer geëngageerde aanpak promoten. Bij de organisatie van evenementen wordt nu evenveel rekening gehouden met de ecologische impact als met de kwaliteit van de ervaring of de afstemming op interne doelstellingen. Dit wordt weerspiegeld in de gemaakte keuzes:
| Milieuvriendelijke keuze | Voorbeeld van actie / locatie | Impact |
| Hosting | Kies een ecolodge of koolstofarme locatie | Onze koolstofvoetafdruk verkleinen |
| Catering | Organiseer een lunch om lokale producenten en korte distributiekanalen te promoten | De lokale economie ondersteunen en transport tot een minimum beperken |
| Dienstverleners | Selecteer dienstverleners met keurmerken of MVO-charters | Een ethische en verantwoordelijke verbintenis garanderen |
| Activiteiten | Workshops met ambachtslieden of teambuildingactiviteiten gebaseerd op biodiversiteit | Het seminar omvormen tot een blijvend avontuur dat u als groep beleeft |
De rol van de assistent gaat nog verder door de teams open te stellen voor nieuwe en meer verantwoorde ervaringen. Workshops geleid door ambachtslieden, teambuildingactiviteiten gericht op biodiversiteit, ontmoetingen met lokale verenigingen... Dit zijn slechts enkele van de manieren waarop het seminar kan worden omgevormd tot een duurzaam, collectief avontuur. Maar het financiële aspect weegt onmiskenbaar mee. Isabelle, een assistente in de Savoie, kwam er onlangs achter: «Toen ik voorstelde om ons seminar op een ecologisch verantwoorde manier te organiseren, was de eerste reactie de vrees dat het duurder en complexer zou zijn om te organiseren. Dus begon ik met het vergelijken van verschillende concrete opties: locatie, catering, dienstverleners, waarbij ik liet zien dat bepaalde verantwoorde keuzes nog steeds verenigbaar konden zijn met het budget. Ik legde ook de andere voordelen uit: meer consistentie met onze waarden, een beter intern imago en een meer samenbindende ervaring voor de teams. Het management stemde uiteindelijk in met deze aanpak en de feedback na het evenement was zeer positief.»
Door deze nieuwe dynamiek in te voeren, is de assistente niet langer alleen maar bezig met het organiseren van een evenement. Ze helpt het bedrijf te verankeren in een ethische en diep betekenisvolle aanpak.
Laat je trainen!
Wil je meer weten? Ontdek het trainingsprogramma Milieuvriendelijke evenementen.
Belangrijkste punten:
- De concepten van duurzame ontwikkeling en klimaatkwesties begrijpen zoals toegepast op evenementen.
- De vereisten van een ecologisch verantwoord evenement identificeren
- Een betrouwbare methodologie verwerven voor het ontwerpen van afvalloze, koolstofarme, inclusieve en verantwoordelijke evenementen
Innovatie: hoe de ervaring te moderniseren
Seminars worden ook verrijkt met digitale hulpmiddelen die de betrokkenheid van de deelnemers vergroten en de ervaring vloeiender maken.
Specifieke toepassingen
De assistent kan bijvoorbeeld zorgen voor interactieve oplossingen, zoals speciale applicaties waarmee je het programma kunt raadplegen, kunt deelnemen aan live polls of vragen kunt stellen zonder de uitzending te onderbreken.
Kunstmatige intelligentie
Het vertrouwt ook steeds meer op AI-tools om workshops of inhoud aan te bieden die is afgestemd op het profiel en de interesses van elke deelnemer.
Immersieve virtuele ruimte
En als teams verspreid zijn over verschillende locaties, kan de assistent een meeslepende virtuele ruimte creëren waarin werknemers op afstand de hoogtepunten volgen, live deelnemen en dezelfde informatie delen als degenen die fysiek aanwezig zijn.
Deze hulpmiddelen helpen om het seminar boeiender te maken en beter aan te passen aan de manier van werken van vandaag.
Laat je trainen!
AI ten dienste van evenementencommunicatie
Belangrijkste punten:
- Inzicht in AI, het potentieel, hoe het werkt en de grenzen ervan voor de evenementenbranche
- Terugkerende, tijdrovende taken of taken met weinig toegevoegde waarde automatiseren
- Koester je creativiteit en vertienvoudig je inspiratiebronnen
- Weten welke tools je moet kiezen en hoe je er de beste resultaten mee behaalt
Welzijn: mensen weer centraal stellen in het evenement
De verwachtingen op het gebied van welzijn nemen ook toe en vereisen methode en organisatie.
Al in de voorbereidingsfase kan de assistent de verwachtingen van de deelnemers verzamelen om een vloeiend programma op te stellen, waarbij korte sessies, interactieve workshops en adempauzes worden afgewisseld om de aandacht vast te houden.
Tijdens het evenement kan de assistent ook de energie van de groep observeren en de volgorde aanpassen als dat nodig is. Bijvoorbeeld: een te drukke volgorde verlichten, een korte herfocusoefening toevoegen of een extra pauze inlassen wanneer de spanning oploopt. Ze coördineert de sprekers, zorgt ervoor dat de overgangen consistent zijn en dat elke activiteit toegankelijk is.
Met haar gevoel voor anticipatie en haar vermogen om het tempo van de groep te regelen, creëert de assistente een kalmerend en effectief kader, waardoor het seminar voor iedereen een constructieve en nuttige ervaring wordt. Door het tempo van het seminar aan te passen en rekening te houden met het welzijn van de deelnemers, draagt de assistente bij aan een positievere sfeer en een betere teamcohesie.
Operationele hefbomen: de knowhow die het verschil maakt
Een locatie kiezen: een strategische hefboom op zich
Ruim voor de grote dag kan de assistent de toon zetten voor het seminar door een locatie voor te stellen die een gunstige dynamiek creëert. Het decor werkt als een drijvende kracht. Het kan emoties losmaken en discussies stimuleren.
Enkele voorbeelden
Voor een gezellig seminar zal de assistent een wijngaard kiezen waar de gesprekken vanzelf zullen vloeien naarmate het bezoek vordert.
Voor een snelle, actieve dag kiest ze voor een aak die iedereen aan boord krijgt voor een programma in beweging.
En als het doel is om creativiteit los te maken, durft ze artistieke derde plaatsen of zelfs troglodieten ruimtes te gebruiken, perfect om nieuwe ideeën te lanceren.
Op deze manier bouwt de assistent een echt verhaal op rond de locatie, wat samenhang, inspiratie en betekenis geeft aan de hele ervaring.
Een aantrekkelijke indeling maken
Een succesvol seminar is ook afhankelijk van een precieze balans tussen intensiteit, pauzes en deelname. De assistent speelt hierin een centrale rol. Zij is het die het verloop van de dag orkestreert en een ritme creëert dat de aandacht van de teams kan vasthouden. Het gaat erom een evenement op te bouwen dat korte momenten afwisselt met meer meeslepende sequenties.
Een rondetafeldiscussie kan het debat openen na een algemene presentatie, voordat deze plaatsmaakt voor een participatieve workshop die de collectieve intelligentie mobiliseert. Later kan een keynote speech geplaatst worden op het moment dat de aandacht het grootst is, om een belangrijke boodschap te verankeren. Omgekeerd kan de assistent, wanneer de aandacht dreigt af te nemen, een uitdrukkelijke activiteit of een samenwerkingsoefening invoegen om het momentum weer op gang te brengen zonder het tijdschema te overbelasten. Maar het juiste evenwicht vinden is niet altijd gemakkelijk, zoals Aurélie, een assistente in Val-de-Marne, uitlegt: «Een paar dagen voor een seminar dat ik organiseerde, uitte mijn manager wat bedenkingen over de geplande participatieve workshops. In plaats van alles in twijfel te trekken, nam ik de tijd om zijn verwachtingen te verduidelijken en het format aan te passen. Kortere, zeer gestructureerde sessies, met precieze doelstellingen voor elke workshop. Op de dag zelf wekten deze workshops echte interesse op en leidden ze tot bijzonder rijke en constructieve discussies.»
Laat je trainen!
Maak van uw evenementen een succes
Belangrijkste punten:
- De verschillende fasen van een evenement beheersen: ontwerp, organisatie, resultaten
- De uitdagingen van digitale technologie en eco-verantwoordelijkheid integreren
- De zichtbaarheid van je evenement optimaliseren
- De resultaten van je evenement voor het bedrijf meten
Voorbeelden van praktisch werk :
- Een wereldwijde communicatiestrategie bedenken, inclusief evenementen
- Een promotieplan opstellen voor een specifiek evenement
- Maak een evaluatievragenlijst voor deelnemers en stel een actieplan op
Deelnemers aan het woord:
«Interessante training waarmee ik evenementen methodischer kan organiseren».»
«Door deze cursus heb ik zin gekregen om verder te gaan in deze richting en aan de slag te gaan! Er gaat niets boven praktijkervaring in de evenementenbranche!»
Follow-up om ervoor te zorgen dat het evenement een blijvend karakter heeft
De waarde van een seminarie komt niet alleen tot uiting op de dag zelf: ze komt ook achteraf tot uiting. Dit is wanneer de assistente het evenement omvormt tot een echte leerschool. Door een helder en duidelijk verslag op te stellen, kan ze de belangrijkste punten in enkele pagina's samenvatten, met een return on images, en dit verspreiden onder de deelnemers en klanten om het seminarie meer impact te geven.
Lees ook : Notities maken optimaliseren voor meer efficiëntie
Daarna wordt een evaluatievragenlijst verstuurd om het succes van het seminar te meten: wat werkte wel en wat niet, wat verraste, inspireerde of motiveerde.
Op basis van deze feedback kan de assistent een vervolgvergadering met het management organiseren om verbeterpunten en best practices te identificeren.
Met een dashboard kan hij ook het geplande budget vergelijken met het uiteindelijke budget, eventuele afwijkingen analyseren en toekomstige gebeurtenissen optimaliseren.
Deze fase komt vaak op de tweede plaats, maar is niettemin doorslaggevend. Het is deze fase die het hele proces professionaliseert en een eenvoudig seminar verandert in een echt strategisch hulpmiddel voor het bedrijf.
De assistent: een versterkte en erkende rol
Door deze seminars van de nieuwe generatie te organiseren, ontwikkelt de assistente vaardigheden die veel verder gaan dan het louter evenementgerelateerde. Projectmanagement, cross-functionele coördinatie, communicatie, begrip van menselijke en technologische kwesties... Ze wordt een referentiepunt voor teams, een waardevol contact voor het management en een discrete maar essentiële drijvende kracht achter interne transformatie.
En deze evolutie stopt daar niet. Het heeft ook invloed op andere gebieden die het beroep vormgeven. Bijvoorbeeld: digitale tools beheersen, prioriteiten beheren, managers ondersteunen en interne communicatie. In het hart van organisaties is de assistent niet langer alleen maar de bewaker van een soepele administratieve werking. Ze wordt een betrouwbare partner en een pijler van cohesie. Deze nieuwe eisen openen een heleboel nieuwe wegen om te verkennen: hoe kunnen we ons operationeel leiderschap versterken? Welke AI-tools kunnen worden gebruikt om de efficiëntie te verbeteren? Hoe kun je zachte vaardigheden ontwikkelen die je houding verbeteren?
Lees ook : Assertiviteit: de essentiële kwaliteit van de assistent
Concluderend kan worden gesteld dat de functie van assistent voortdurend evolueert en aan strategische reikwijdte wint. De organisatie van seminaries is hier een concreet voorbeeld van en maakt deel uit van een breder takenpakket dat de assistant nu positioneert als een structurerend element in het bedrijf. Op het raakvlak tussen teams, managers en projecten speelt ze nu een sleutelrol in de coördinatie en levert ze een belangrijke bijdrage aan de algemene prestaties van het bedrijf.
