Wat als AI jouw productiviteitstool wordt?

Kunstmatige intelligentie is nu stevig verankerd in bedrijven. Waar het gebruik ervan een paar jaar geleden nog discreet was, wordt het nu aangemoedigd en gestructureerd door het management. Assistenten en secretaresses worden duidelijk beïnvloed door deze transformatie. Vandaag de dag is het essentieel om te weten hoe je AI moet gebruiken en je bewust te zijn van de beperkingen en valkuilen. Welke tools moeten worden gebruikt? Voor welk gebruik? Elisabeth Duverney-Prêt, specialist in assistenten en secretaresses, neemt een kijkje in de keuken.

Na het succes van ChatGPT hebben een aantal spelers hun eigen oplossingen ontwikkeld: Gemini (Google), Copilot (Microsoft), Claude (Anthropic), Le Chat (Mistral), Perplexity en niet te vergeten gespecialiseerde tools zoals DALL E, Midjourney of Canva IA voor visuele creatie. Elk van deze AI-oplossingen heeft zijn eigen specifieke functies en voldoet aan specifieke behoeften.

Sommige kunstmatige intelligenties zijn zelfs rechtstreeks geïntegreerd in kantoorpakketten zoals Microsoft 365 of Google Workspace. Controleer voordat je de hieronder gepresenteerde tools onderzoekt of een AI al is geïntegreerd in Outlook of Gmail.

AI voor meer efficiëntie

Voor assistenten en secretaresses is AI een onmisbare partner geworden om efficiënter te werken. beter tijdbeheer en verhoogde productiviteit. Teksten maken, corrigeren en herformuleren, afbeeldingen en video's maken, tabellen genereren, notulen van vergaderingen maken... het is allemaal mogelijk met AI.

Degenen die meteen vanaf het begin de sprong hebben gewaagd, zijn echte experts op dit gebied geworden, waardoor er tijd vrijkomt om meer creativiteit en vindingrijkheid. Het is een sprong voorwaarts die erg gewaardeerd wordt door hun werkgevers! Het is genoeg om alle werknemers te motiveren om de sprong te wagen.

AI is een bijzonder nuttig hulpmiddel geworden.

Enkele voorbeelden van gebruik

E-mails, brieven, berichten

• Herschrijven (duidelijker, diplomatieker, directer)

• De toon aanpassen (klanten, management, teams)

• Een antwoord voorbereiden op basis van belangrijke punten

De gouden regel: kopieer en plak nooit gevoelige informatie in een tool die niet is geautoriseerd door je bedrijf.

Vergaderingen (agenda, samenvatting, acties)

• Een agenda opstellen op basis van doelstellingen

• Een gestructureerd verslag maken (beslissingen / acties / verantwoordelijke personen / deadlines)

• Blokkerende punten en volgende stappen identificeren

In Teams kan Copilot helpen tijdens en na de vergadering (samenvatting, acties, vragen en antwoorden).

In Google Meet zijn er functies voor het maken van notities en samenvattingen, afhankelijk van de Gemini/Workspace-pakketten.

Organisatie, planning, evenementen

• Retroplanning vanaf een datum van een gebeurtenis

• Checklist (logistiek, gasten, dienstverleners)

• Als... dan... scenario's om met het onverwachte om te gaan

Rapportage en tabellen

• Ruwe gegevens omzetten in leesbare samenvattingen

• Een dashboardstructuur voorstellen (indicatoren, frequentie, bronnen)

• Geef zorgvuldig commentaar op de resultaten (eerst de cijfers, dan de interpretatie)

Onderzoek en verificatie

• Perplexity en ChatGPT (en andere onderzoeksgerichte tools) kunnen je helpen om bronnen te vinden en kruiscontroles uit te voeren.

Vraag naar bronnen en ga terug naar primaire documenten (officiële site, intern document, contract, procedure).

Maar moeten we dan bang zijn dat AI over een paar jaar puur en alleen de plaats van assistenten zal hebben ingenomen? Zeker niet! AI automatiseert bepaalde taken, maar vervangt geen relationele intelligentie, het vermogen om te anticiperen of organisatorische vaardigheden.

Aan de andere kant zullen werkgevers bij het aannemen van personeel de voorkeur geven aan iemand die behendig met AI kan omgaan. Hoog tijd dus om aan de slag te gaan.

Overzicht van AI-tools

Op het eerste gezicht lijkt het misschien moeilijk om de verscheidenheid aan AI's op de markt te doorgronden. Om je te helpen, zijn hier een paar belangrijke punten om te onthouden.

ChatGPT, een veelzijdig hulpmiddel

ChatGPT heeft het voordeel dat het veelzijdig is dankzij zijn veelheid aan functies. Het kan gevraagd worden om statistieken, voorspellingen en zelfs aanbevelingen te genereren op basis van verschillende gegevens. Het kan notities van een vergadering synthetiseren, informatie samenbrengen die verspreid is over verschillende documenten en teksten samenvatten om er relevante samenvattingen uit te halen.

Uit dit document van meer dan 130 pagina's kan een samenvatting van twee zinnen worden gehaald.

Maar dat is niet alles: ChatGPT kan ook worden gebruikt om inhoud voor communicatiemedia te schrijven, ideeën voor onderwerpen te genereren en teksten te verbeteren. Voor vergaderingen kan het helpen bij het opstellen van gedetailleerde agenda's en het plannen van de volgorde van te bespreken onderwerpen.

Laat ChatGPT je bijvoorbeeld helpen met ideeën voor uitnodigingen voor de volgende beurs die je organiseert.

Tot slot kun je op dagelijkse basis taken prioriteren op basis van hun urgentie en belang.

Gemini en Copilot, van analyse tot creativiteit

Google Gemini is een zeer uitgebreide tool, Dit is des te belangrijker omdat het nu is geïntegreerd in Google Workspace (afhankelijk van het abonnement). Het werkt als een analist en helpt bijvoorbeeld trends te herkennen, informatie te synthetiseren en zakelijke kansen te identificeren. In Gmail maakt het het schrijven en herformuleren van e-mails makkelijker; in Docs helpt het bij het structureren van een rapport of het samenvatten van een groot document. Tijdens vergaderingen op Google Meet kan het automatisch notulen genereren van de discussies.

Gemini is ook een creatieve tool die je helpt bij het ontwerpen van afbeeldingen en illustraties voor presentaties of interne media. Het ondersteunt ook het maken van notities en het organiseren van ideeën.

Lees ook : Notities maken optimaliseren voor meer efficiëntie

Hetzelfde geldt voor Copiloot, de AI ontwikkeld door Microsoft en geïntegreerd in Microsoft 365. In Outlook, Word, Excel, PowerPoint of Teams kan Copilot complexe e-mailuitwisselingen samenvatten, gegevenstabellen analyseren, notulen van vergaderingen genereren of zelfs een gestructureerde presentatie ontwerpen op basis van een paar aanwijzingen. Deze directe integratie met alledaagse tools maakt het gemakkelijk voor assistenten en secretaresses om te gebruiken.

Als je ideeën tekort komt voor het ontwikkelen van je merkimago, het structureren van een project of het voorbereiden van interne communicatie, kunnen deze tools je zelfs relevante ideeën aanreiken die je vervolgens moet aanpassen aan de omgeving van je bedrijf.

Le Chat (Mistral) en Claude, aanvullende hulpmiddelen

Mistral heeft zich op zijn beurt gevestigd als een belangrijke Europese speler op het gebied van generatieve AI. Zijn modellen, die bekend staan om hun prestaties en hun aanpak gebaseerd op gegevenssoevereiniteit, worden bijzonder gewaardeerd door organisaties die zich zorgen maken over de veiligheid van hun gegevens. vertrouwelijkheid. Schrijven, herformuleren, vertalen, samenvatten van documenten of voorbereiden van evenementen... Chat is een effectieve gespreksassistent om informatie te structureren en dagelijks tijd te besparen.

Moet je je planning reorganiseren of een back-plan voor een evenement opstellen? AI kan je een geoptimaliseerde organisatie bieden op basis van jouw beperkingen.

Lees ook : Bedrijfsseminars: de strategische rol van de assistent

Claude heeft bijzonder sterke analytische en schrijfvaardigheden. Afhankelijk van het type abonnement kan hij het volgende analyseren grote documenten (ongeveer 1500 A4-pagina's), belangrijke informatie uit PDF-bestanden halen of gestructureerde samenvattingen maken. Het kan je ook helpen bij het schrijven van briefings, gedetailleerde rapporten of professionele inhoud met een gecontroleerde toon.

Dit zijn onmiskenbare voordelen voor assistenten, die ook terug te vinden zijn in tools zoals Perplexity, dat vooral handig is voor het uitvoeren van documentair onderzoek en het verifiëren van informatie.

Al deze AI's zijn zeer effectief in tekstgeneratie, Maar dat betekent niet dat we de afbeeldingen. Er zijn een aantal gespecialiseerde oplossingen ontwikkeld, waaronder DALL-E, Midjourney, Canva IA en Adobe Firefly, die bijzonder geschikt zijn om snel professionele visuals te maken. Net als bij tekst hangt de kwaliteit van het resultaat af van de nauwkeurigheid van de prompt.

Lees ook : Canva: de essentiële tool voor visuele creatie met ingebouwde AI

Zo zie je maar, een duidelijker beeld van de voordelen van AI voor je bedrijf.

AI, waar moet ik beginnen?

Waar vind je de tijd om aan de slag te gaan? Hier is een plan om je te helpen organiseren:

1e maand: risicovrij gebruik (geen gevoelige gegevens)

• Herformulering van e-mails (zonder vertrouwelijke informatie)

• Documenteren van plannen, checklists, omgekeerde controles

• Samenvattingen van reeds openbare of interne niet-gevoelige teksten

2e maand: integratie in je tools (met validatie)

• Copilot/Workspace Gemini in de kantoorsuite indien beschikbaar

• Systematisch proeflezen van rapporten

• Terugkerende sjablonen (agenda, notulen, uitnodigingen)

3e maand: optimalisatie + teamregels

• Bibliotheek met gevalideerde aanwijzingen

• Naamgevingsregels, versiebeheer, traceerbaarheid

• AI-Handvest: wat is toegestaan / verboden / gecontroleerd

Het belang van stiptheid

Om AI goed te gebruiken, moet je heel precies zijn in je verzoek. Dit wordt de prompt genoemd en bestaat uit het gedetailleerd aangeven van de instructies die de AI moet volgen. De prompt moet duidelijk en ondubbelzinnig zijn. Daarom is het nodig om woordenschat te gebruiken die is aangepast aan de context en om zoveel mogelijk details te geven in korte zinnen.

Een antwoord op een e-mail schrijven: voorbeeld van een prompt

«Je bent mijn redactie-assistent. Doel: een collega antwoorden over het seminar. Vereisten: professionele en hartelijke toon, 120-160 woorden, vermeld: (1) schema van volgende stappen, (2) datum/tijd van volgende vergadering, (3) 3 acties die van hem/haar worden verwacht. Formaat: e-mail met onderwerp + groeten + handtekening. Stel 2 varianten voor: neutraal / meer dynamisch».»

Notuleren tijdens een teamvergadering: voorbeeld van een geheugensteuntje

Er zijn drie stappen: eerst moet je transcriptie activeren in Teams om de tekst automatisch te genereren. Vervolgens moet je deze transcriptie downloaden en indienen bij de AI met de volgende prompt:

«Kunt u dit transcript van deze vergadering samenvatten in 1.500 woorden? Deze samenvatting wordt naar al onze exportklanten gestuurd. Ik wil er graag de tabel met de voortgang van de verkoop in opnemen.»

Maar let op: je transcriptie kan te lang zijn. Je hebt dan twee opties: of je stuurt het in meerdere delen naar de AI, of je upgrade naar de betaalde versies, die uitgebreidere functies bieden.

Punten om in gedachten te houden

Wat het resultaat van de zoekopdracht ook is, het is essentieel om te onthouden dat je niet kunt vertrouwen op de schrijfsels die AI's met je ogen dicht genereren: ze kunnen hallucineren (verzinnen), fouten maken of belangrijke elementen weglaten (weglatingsfout). Er kunnen veel fouten insluipen. Het is essentieel om de waarheidsgetrouwheid van de geproduceerde informatie in twijfel te trekken.

Aarzel dus niet om de teksten herlezen en controleer de gegevens door andere bronnen te vergelijken. Je reputatie staat op het spel.

Pas ook op voor een overdaad aan informatie. Op basis van inhoud van over de hele wereld, meestal Angelsaksisch, heeft AI vaak de neiging om alle informatie over een bepaald onderwerp te transcriberen, maar een deel daarvan is waarschijnlijk niet nuttig voor jou. Aarzel niet om je verzoek te herformuleren.

Tot slot, omdat generatieve AI-modellen door mensen zijn gemaakt, zijn er soms bepaalde vooroordelen aanwezig in de geproduceerde teksten: discriminatie, vooringenomenheid, opzettelijk weglaten van informatie, etc. Het is aan jou om je kritisch vermogen te gebruiken om je teksten de waarde te geven die ze verdienen.

Als je met deze punten rekening hebt gehouden, weet je hoe je van AI je productiviteitstroef kunt maken.

Vertrouwelijkheid Plaats geen gevoelige gegevens (contracten, HR, salarissen, klantgegevens, strategische informatie) in een tool die niet gevalideerd is.

IT-bestuur Controleer wat is toegestaan door je bedrijf (AI-charter, toegestane AI-tools, gegevensoverdracht, enz.).

3 “vrijwaringsaanwijzingen” (om aan het einde van je aanwijzing te plakken)

• Controleer

Maak voordat je antwoordt een lijst van wat je moet controleren (namen/data/cijfers). Als je het niet kunt controleren, markeer het dan duidelijk.

• Anti-hallucinatie

Als een stukje informatie niet is opgenomen in de verstrekte inhoud, verzin het dan niet. Stel een vraag of schrijf “informatie niet verstrekt”.

• Strikt formaat

Houd je strikt aan het gevraagde formaat. Als dit niet mogelijk is, leg dan in 2 regels uit waarom en stel een alternatief formaat voor.

Generatieve AI maakt een enorme sprong voorwaarts mogelijk in het beheer, de organisatie en de creativiteit van assistenten.

Weten hoe je AI moet gebruiken, op een weloverwogen manier, is een troef geworden die zeer gewaardeerd wordt door werkgevers, samen met het inzicht achteraf en het kritisch denken dat nodig is om het op de juiste manier te gebruiken. En hoe zit het met morgen? AI boekt voortdurend vooruitgang. Gespreksassistenten worden steeds belangrijker in het werk van assistenten. Toekomstige vooruitgang zal ongetwijfeld gericht zijn op preciezere en meer collaboratieve modellen. Het is aan jou om nu op de kar te springen, zodat je de komende maanden en jaren niet achterblijft!