Microsoft Teams cuenta con numerosas funciones poco conocidas que, sin embargo, pueden ayudarte a ahorrar un tiempo muy valioso, reducir las interrupciones y encontrar la información más fácilmente. A continuación te presentamos 8 funciones que debes conocer, con ejemplos concretos para utilizarlas en tu día a día.
1. Programar el envío de un mensaje
¿Has redactado un mensaje a las 18:30, pero no quieres molestar a tu compañero después de su jornada laboral? Programa el envío para mañana por la mañana.
¿Cómo se hace?
En una conversación de Teams, escribe tu mensaje y, a continuación, utiliza la opción que permite planificar/programar el envío. Elige la fecha y la hora que desees y, a continuación, confirma.
Por ejemplo: Terminas un expediente el viernes por la noche. En lugar de enviar inmediatamente el mensaje «El expediente está listo para su validación», programa el envío para el lunes a las 9:00 h.
💡 Consejo: Esta función resulta especialmente útil cuando se trabaja con compañeros que tienen horarios diferentes o que se encuentran en otras zonas horarias.
2. Fijar las conversaciones importantes
Cuando se acumulan las conversaciones, los mensajes útiles desaparecen rápidamente de la lista. Fija las que consultas con frecuencia.
¿Cómo se hace?
En la lista de tus conversaciones, abre el menú ... asociado a una conversación y busca la opción que te permita fijarlo o añadirlo a los favoritos, según tu versión de Teams.
Lo más destacado:
- tu equipo o tu jefe; ;
- tu proyecto principal; ;
- un grupo de trabajo activo; ;
- una conversación que contenga información a la que vuelves a consultar con frecuencia.
💡 Consejo: Evita marcar demasiadas cosas como destacadas. Si todo se convierte en prioritario, ¡marcar cosas como destacadas pierde su sentido!
3. Trabajar en equipo con Microsoft Loop
¿Tienes que elaborar una lista de tareas con varios compañeros? No hace falta crear siempre un documento aparte.
Los Componentes de Loop permiten que varias personas editen directamente un contenido compartido en Teams: una lista, una tabla, una lista de tareas, etc.
Por ejemplo:
| Acción | Responsable | Fecha de vencimiento |
|---|---|---|
| Finalizar la presentación | Léa | Martes |
| Comprobar las cifras | Karim | Miércoles |
| Enviar al cliente | Sophie | Jueves |
Cualquiera puede actualizar la tabla sin tener que enviar un montón de mensajes del tipo «Me encargo de esta tarea» o «Ya está hecho».
💡 Consejo: Utiliza Loop al final de una reunión para crear inmediatamente una Lista de acciones compartida con los responsables y sus plazos.
4. Utilizar los atajos y los comandos rápidos
¿Repites ciertas tareas durante todo el día? Teams ofrece atajos de teclado y, según la versión que se utilice, comandos a los que se puede acceder desde el cuadro de búsqueda/comandos.
En lugar de navegar por varios menús, acostúmbrate a utilizar la búsqueda y los atajos para iniciar una acción más rápidamente.
💡 Consejo: Muestra la lista de atajos de teclado con Ctrl + . en Windows o Cmd + . en Mac. Busca solo los 3 o 4 atajos que correspondan a las acciones que realizas con más frecuencia y apréndetelos poco a poco.
5. Traducir un mensaje sin salir de Teams
¿Un compañero te escribe en inglés, alemán, español u otro idioma? No hace falta que copies el mensaje en un traductor externo.
¿Cómo se hace?
Pasa el cursor por encima del mensaje o selecciónalo y abre el menú ..., y luego selecciona Traducir cuando esta función esté disponible en tu entorno.
Teams muestra la traducción directamente en la conversación.
Por ejemplo: Un compañero extranjero te envía un informe extenso en inglés. Puedes obtener su traducción sin perder el contexto de la conversación.
💡 Consejo: Es muy útil en equipos internacionales, pero cuando se trate de una redacción contractual, jurídica o especialmente delicada, comprueba siempre la traducción antes de darla por buena.
6. Personalizar las notificaciones
Recibir notificaciones de todo no suele ser sinónimo de productividad. Entre los mensajes, los comentarios, las menciones y las actividades de los canales, las notificaciones pueden volverse rápidamente agobiantes.
En Ajustes > Notificaciones y actividad, adapta las alertas a tu forma de trabajar.
En concreto, puedes dar prioridad a las notificaciones que realmente importan y reducir las que provienen de conversaciones o canales secundarios.
💡 Consejo: Empieza por guardar las alertas relacionadas con mensajes directos y @menciones, y luego ve reduciendo poco a poco las notificaciones que no requieran tu atención inmediata.
Objetivo: que cada notificación signifique realmente «hay algo que merece mi atención».
7. Utilizar los filtros de búsqueda
¿Te acuerdas de que un compañero te envió «el archivo de Excel con las cifras definitivas», pero no consigues encontrarlo?
Utiliza la barra de búsqueda situada en la parte superior de Teams, y a continuación filtra los resultados disponibles: mensajes, personas, archivos, conversaciones, fechas u otros criterios que ofrece Teams.
En lugar de limitarte a buscar:
presupuesto
Intenta combinar la información que recuerdes: el nombre de una persona, una palabra del mensaje, el periodo aproximado o el tipo de contenido que buscas.
💡 Consejo: No hace falta que recuerdes el título exacto de un documento. Un palabra distintiva que aparecía en la conversación que acompañaba al archivo puede bastar para recuperar la comunicación.
8. Utilizar Copilot después de una reunión
¿Llegas tarde a una reunión o quieres recordar una decisión que se tomó durante una conversación? Si tu organización dispone de las funciones necesarias de Copilot, puedes utilizarlo para analizar y resumir el contenido de una reunión según los datos disponibles.
En lugar de pedir solo un resumen general, haz preguntas concretas, por ejemplo:
- «¿Qué decisiones se tomaron en esa reunión?»
- «Enumera las acciones que hay que llevar a cabo, indicando quién es el responsable y la fecha límite, cuando se especifiquen.»
- «¿Qué temas quedan pendientes?»
- «Resume los puntos que afectan directamente a mi equipo.»
💡 Consejo: pídele a Copilot que distinga Decisiones / Acciones / Responsables / Plazos / Asuntos pendientes. El resultado es un informe mucho más útil que un simple resumen.
