Microsoft Teams regorge de fonctionnalités méconnues qui peuvent pourtant faire gagner un temps précieux, réduire les interruptions et retrouver plus facilement l’information. Voici 8 fonctionnalités à connaître, avec des exemples concrets pour les utiliser au quotidien.
1. Programmer l’envoi d’un message
Vous avez préparé un message à 18 h 30 mais ne souhaitez pas solliciter votre collègue après sa journée de travail ? Programmez son envoi pour le lendemain matin.
Comment faire ?
Dans une conversation Teams, rédigez votre message puis utilisez l’option permettant de planifier/programmer l’envoi. Choisissez la date et l’heure souhaitées, puis validez.
Exemple : vous terminez un dossier le vendredi soir. Au lieu d’envoyer immédiatement « Le dossier est prêt pour validation », programmez le message pour lundi à 9 h.
💡 Astuce : cette fonction est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des collègues ayant des horaires différents ou situés dans d’autres fuseaux horaires.
2. Épingler les conversations importantes
Quand les conversations s’accumulent, les échanges utiles disparaissent rapidement de la liste. Épinglez ceux que vous consultez souvent.
Comment faire ?
Dans la liste de vos conversations, ouvrez le menu … associé à une conversation et recherchez l’option permettant de l’épingler ou de l’ajouter aux favoris, selon votre version de Teams.
À épingler en priorité :
- votre équipe ou votre manager ;
- votre projet principal ;
- un groupe de travail actif ;
- une conversation contenant des informations auxquelles vous revenez régulièrement.
💡 Astuce : évitez d’en épingler trop. Si tout devient prioritaire, l’épinglage perd son intérêt !
3. Travailler à plusieurs avec Microsoft Loop
Vous devez construire une liste d’actions avec plusieurs collègues ? Inutile de créer systématiquement un document à part.
Les composants Loop permettent à plusieurs personnes de modifier directement un contenu partagé dans Teams : liste, tableau, checklist, etc.
Exemple :
| Action | Responsable | Échéance |
|---|---|---|
| Finaliser la présentation | Léa | Mardi |
| Vérifier les chiffres | Karim | Mercredi |
| Envoyer au client | Sophie | Jeudi |
Chacun peut mettre à jour le tableau sans multiplier les messages du type « Je prends cette tâche » ou « C’est terminé ».
💡 Astuce : utilisez Loop à la fin d’une réunion pour créer immédiatement une liste d’actions partagée avec responsables et échéances.
4. Utiliser les raccourcis et commandes rapides
Vous répétez certaines opérations toute la journée ? Teams propose des raccourcis clavier et, selon la version utilisée, des commandes accessibles depuis la zone de recherche/commande.
Plutôt que de naviguer dans plusieurs menus, prenez l’habitude d’utiliser la recherche et les raccourcis pour lancer plus rapidement une action.
💡 Astuce : affichez la liste des raccourcis clavier avec Ctrl + . sous Windows ou Cmd + . sur Mac. Repérez seulement les 3 ou 4 raccourcis correspondant aux actions que vous effectuez le plus souvent et apprenez-les progressivement.
5. Traduire un message sans quitter Teams
Un collègue vous écrit en anglais, allemand, espagnol ou dans une autre langue ? Pas besoin de copier le message dans un traducteur externe.
Comment faire ?
Survolez ou sélectionnez le message, ouvrez le menu …, puis choisissez Traduire lorsque cette fonction est disponible dans votre environnement.
Teams affiche directement la traduction dans la conversation.
Exemple : un collègue étranger vous envoie un long compte rendu en anglais. Vous pouvez obtenir sa traduction tout en conservant le contexte de la discussion.
💡 Astuce : très pratique dans les équipes internationales, mais pour une formulation contractuelle, juridique ou particulièrement sensible, vérifiez toujours la traduction avant de vous y fier.
6. Personnaliser les notifications
Être averti de tout est rarement synonyme de productivité. Entre les messages, réactions, mentions et activités des canaux, les notifications peuvent rapidement devenir envahissantes.
Dans Paramètres > Notifications et activité, adaptez les alertes à votre façon de travailler.
Vous pouvez notamment privilégier les notifications réellement importantes et réduire celles provenant de conversations ou canaux secondaires.
💡 Astuce : commencez par conserver les alertes liées aux messages directs et aux @mentions, puis réduisez progressivement les notifications qui ne nécessitent pas votre attention immédiate.
Objectif : que chaque notification signifie réellement « quelque chose mérite mon attention ».
7. Utiliser les filtres de recherche
Vous vous souvenez qu’un collègue vous a envoyé « le fichier Excel avec les chiffres définitifs », mais impossible de remettre la main dessus ?
Utilisez la barre de recherche située en haut de Teams, puis affinez les résultats disponibles : messages, personnes, fichiers, conversations, dates ou autres critères proposés par Teams.
Au lieu de chercher simplement :
budget
essayez de combiner les informations dont vous vous souvenez : le nom d’une personne, un mot contenu dans le message, la période approximative ou le type de contenu recherché.
💡 Astuce : vous n’avez pas besoin de vous souvenir du titre exact d’un document. Un mot distinctif contenu dans la conversation qui accompagnait le fichier peut suffire à retrouver l’échange.
8. Exploiter Copilot après une réunion
Vous arrivez en retard à une réunion ou vous souhaitez retrouver une décision prise pendant un échange ? Si votre organisation dispose des fonctionnalités Copilot nécessaires, vous pouvez l’utiliser pour interroger et synthétiser le contenu d’une réunion selon les données disponibles.
Plutôt que de demander uniquement un résumé général, posez des questions précises, par exemple :
- « Quelles décisions ont été prises pendant cette réunion ? »
- « Liste les actions à réaliser, avec leur responsable et leur échéance lorsqu’ils sont mentionnés. »
- « Quels sujets n’ont pas été tranchés ? »
- « Résume les points qui concernent directement mon équipe. »
💡 Astuce : demandez à Copilot de distinguer Décisions / Actions / Responsables / Échéances / Points en suspens. Vous obtenez un compte rendu beaucoup plus exploitable qu’un simple résumé.
