Microsoft Teams zit boordevol onbekende functies die je toch kostbare tijd kunnen besparen, onderbrekingen kunnen verminderen en het vinden van informatie kunnen vergemakkelijken. Hier zijn 8 functies die je moet kennen, met concrete voorbeelden om ze in de dagelijkse praktijk te gebruiken.
1. Het versturen van een bericht inplannen
Heb je om 18.30 uur een bericht opgesteld, maar wil je je collega niet lastigvallen na zijn werkdag? Stel de verzending in voor morgenochtend.
Hoe doe je dat?
Schrijf in een Teams-gesprek je bericht en gebruik vervolgens de optie waarmee je de verzending plannen/inplannen. Kies de gewenste datum en tijd en bevestig vervolgens.
Voorbeeld: U rondt een dossier op vrijdagavond af. In plaats van meteen te sturen: «Het dossier is klaar voor goedkeuring», plant u het bericht in voor maandag om 9 uur.
💡 Tip: Deze functie is vooral handig wanneer u samenwerkt met collega’s die andere werktijden hebben of zich in andere tijdzones bevinden.
2. Belangrijke gesprekken vastzetten
Als er steeds meer gesprekken bijkomen, verdwijnen de nuttige berichten al snel uit de lijst. Zet de pagina’s die u vaak bezoekt vast.
Hoe doe je dat?
Open het menu in de lijst met je gesprekken ... die bij een gesprek hoort en zoek de optie om het vast te zetten of aan je favorieten toe te voegen, afhankelijk van je versie van Teams.
Dit moet je zeker in de gaten houden:
- uw team of uw leidinggevende; ;
- uw belangrijkste project; ;
- een actieve werkgroep; ;
- een gesprek met informatie waar u regelmatig op terugkomt.
💡 Tip: Plaats niet te veel berichten bovenaan. Als alles prioriteit krijgt, verliest het bovenaan plaatsen zijn nut!
3. Samenwerken met Microsoft Loop
Moet u samen met een aantal collega’s een takenlijst opstellen? Het is niet nodig om daarvoor telkens een apart document aan te maken.
De Loop-componenten waardoor meerdere mensen rechtstreeks inhoud kunnen bewerken die in Teams wordt gedeeld: lijsten, tabellen, checklists, enz.
Voorbeeld:
| Actie | Verantwoordelijke | Deadline |
|---|---|---|
| De presentatie afronden | Léa | Dinsdag |
| De cijfers controleren | Karim | Woensdag |
| Naar de klant verzenden | Sophie | Donderdag |
Iedereen kan de tabel bijwerken zonder dat er steeds weer berichten verschijnen als «Ik neem deze taak op me» of «Dit is af».
💡 Tip: Gebruik Loop aan het einde van een vergadering om direct een lijst met acties, gedeeld met de verantwoordelijken en met deadlines.
4. Sneltoetsen en snelle opdrachten gebruiken
Moet u bepaalde handelingen de hele dag door herhalen? Teams biedt sneltoetsen en, afhankelijk van de gebruikte versie, opdrachten die toegankelijk zijn via het zoek-/opdrachtveld.
In plaats van door verschillende menu's te bladeren, kunt u beter de gewoonte aannemen om de zoekfunctie en sneltoetsen te gebruiken om een actie sneller uit te voeren.
💡 Tip: de lijst met sneltoetsen weergeven met Ctrl + . onder Windows of Cmd + . op de Mac. Zoek gewoon de 3 of 4 sneltoetsen die overeenkomen met de handelingen die u het vaakst uitvoert en leer ze stap voor stap.
5. Een bericht vertalen zonder Teams te verlaten
Schrijft een collega u een bericht in het Engels, Duits, Spaans of een andere taal? U hoeft het bericht niet in een externe vertaaltool te kopiëren.
Hoe doe je dat?
Beweeg de muis over het bericht of selecteer het, en open het menu ..., en kies vervolgens Vertalen wanneer deze functie in uw omgeving beschikbaar is.
Teams geeft de vertaling direct in het gesprek weer.
Voorbeeld: Een buitenlandse collega stuurt u een uitgebreid verslag in het Engels. U kunt een vertaling daarvan krijgen zonder dat de context van de discussie verloren gaat.
💡 Tip: erg handig bij internationale teams, maar bij contractuele, juridische of bijzonder gevoelige teksten moet u de vertaling altijd controleren voordat u erop vertrouwt.
6. Meldingen aanpassen
Overal van op de hoogte worden gehouden staat zelden gelijk aan productiviteit. Tussen berichten, reacties, vermeldingen en activiteiten op de kanalen kunnen meldingen al snel overweldigend worden.
In Instellingen > Meldingen en activiteit, pas de meldingen aan uw manier van werken aan.
U kunt bijvoorbeeld de nadruk leggen op de echt belangrijke meldingen en het aantal meldingen uit secundaire gesprekken of kanalen beperken.
💡 Tip: begin met het bewaren van de meldingen met betrekking tot de directe berichten en @vermeldingen, en beperk vervolgens geleidelijk het aantal meldingen die niet onmiddellijk uw aandacht vereisen.
Doel: dat elke melding in feite betekent: «er is iets dat mijn aandacht verdient».
7. Zoekfilters gebruiken
Weet u nog dat een collega u «het Excel-bestand met de definitieve cijfers» had gestuurd, maar kunt u het nergens meer vinden?
Gebruik de zoekbalk bovenaan in Teams, en verfijn vervolgens de beschikbare resultaten: berichten, personen, bestanden, gesprekken, datums of andere criteria die door Teams worden aangeboden.
In plaats van gewoon te zoeken naar:
begroting
Probeer de informatie die u zich herinnert te combineren: de naam van een persoon, een woord uit het bericht, de geschatte periode of het soort inhoud dat u zoekt.
💡 Tip: u hoeft de exacte titel van een document niet te onthouden. Een een kenmerkend woord uit het gesprek dat bij het bestand hoorde kan voldoende zijn om de communicatie te herstellen.
8. Copilot gebruiken na een vergadering
Komt u te laat op een vergadering of wilt u een besluit terugvinden dat tijdens een gesprek is genomen? Als uw organisatie over de benodigde Copilot-functies beschikt, kunt u deze gebruiken om de inhoud van een vergadering analyseren en samenvatten volgens de beschikbare gegevens.
In plaats van alleen om een algemene samenvatting te vragen, kunt u beter specifieke vragen stellen, bijvoorbeeld:
- «Welke beslissingen zijn er tijdens die vergadering genomen?»
- «Geef een overzicht van de uit te voeren acties, met de verantwoordelijke en de deadline, indien vermeld.»
- «Welke kwesties zijn nog niet beslecht?»
- «Geef een samenvatting van de punten die rechtstreeks betrekking hebben op mijn team.»
💡 Tip: vraag Copilot om onderscheid te maken tussen Besluiten / Acties / Verantwoordelijken / Termijnen / Openstaande punten. U krijgt een veel bruikbaarder verslag dan een simpele samenvatting.
