Seminarios de empresa: el papel estratégico del asistente

Con los retos de la cohesión, la innovación y la responsabilidad medioambiental en alza, los seminarios de empresa se están reinventando. El asistente, que suele estar en el centro del proceso en las VSE y las PYME, dirige muchos aspectos del evento para maximizar su impacto. Más que una simple coordinadora, se convierte en la conductora de estas experiencias, cruciales para el rendimiento colectivo. Un papel estratégico que revela todo el alcance del trabajo del asistente. Explicado por Élisabeth Duverney-Prêt, especialista en las profesiones de asistente y secretaria.

Los seminarios de empresa se han convertido en momentos clave en la vida de una organización, ya que brindan la oportunidad de compartir una visión corporativa, reforzar la cohesión y abrir nuevas perspectivas. A lo largo de los años, el papel del asistente ha cambiado considerablemente. El asistente desempeña ahora un papel decisivo en el éxito de estos actos colectivos. Hoy en día, organizar un seminario ya no consiste sólo en coordinar los aspectos logísticos. Se trata también de ayudar a definir las líneas maestras del acto, velar por su buen desarrollo y contribuir directamente a su impacto. Es una responsabilidad que requiere un amplio abanico de conocimientos, constantemente enriquecidos por las nuevas expectativas de las empresas. Verdadero director de orquesta, el asistente puede intervenir en todas las etapas del ciclo del seminario. Desde el briefing estratégico hasta la evaluación posterior al evento.

Tendencias en 2026: el asistente como parte de una nueva dinámica

Sostenibilidad: hacer que el acontecimiento forme parte de un planteamiento significativo

Hoy en día, cada vez más eventos corporativos integran la dimensión medioambiental en su diseño. Los asistentes suelen ser los primeros en promover este enfoque más comprometido. El impacto ecológico se tiene ahora en cuenta en la organización de eventos, junto con la calidad de la experiencia y la alineación con los objetivos internos. Esto se refleja en las decisiones que se toman:

Elección ecorresponsable	Ejemplo de acción / localización	Impacto
Alojamiento	Elija un ecolodge o un lugar con bajas emisiones de carbono	Reducir nuestra huella de carbono
Catering	Organizar un almuerzo para promocionar a los productores locales y los canales cortos de distribución	Apoyar la economía local y minimizar el transporte
Proveedores de servicios	Seleccionar proveedores de servicios con etiquetas o cartas de RSE	Garantizar un compromiso ético y responsable
Actividades	Talleres con artesanos o actividades de creación de equipos basadas en la biodiversidad	Transformar el seminario en una aventura duradera vivida en grupo

El papel del asistente va más allá, abriendo los equipos a experiencias nuevas y más responsables. Talleres de artesanía, actividades de team building en torno a la biodiversidad, encuentros con asociaciones locales... Son sólo algunas de las formas de transformar el seminario en una aventura colectiva y duradera. Pero el aspecto financiero pesa innegablemente en la balanza. Isabelle, asistente en Saboya, lo ha comprobado recientemente: «Cuando propuse organizar nuestro seminario de forma ecorresponsable, la primera reacción fue temer que fuera más caro y más complejo de organizar. Así que empecé comparando varias opciones concretas: lugar de celebración, catering, proveedores de servicios, mostrando que ciertas opciones responsables podían seguir siendo compatibles con el presupuesto. También expliqué los demás beneficios: mayor coherencia con nuestros valores, una mejor imagen interna y una experiencia más unificadora para los equipos. Al final, la dirección aprobó este planteamiento y las reacciones tras el evento fueron muy positivas.»

Al inculcar esta nueva dinámica, el asistente ya no se limita a organizar un acto. Contribuye a anclar la empresa en un enfoque ético y profundamente significativo.

Innovación: cómo modernizar la experiencia

Los seminarios también se están enriqueciendo con herramientas digitales que aumentan el compromiso de los participantes y hacen más fluida la experiencia.

Aplicaciones dedicadas

El asistente puede, por ejemplo, poner en marcha soluciones interactivas, como aplicaciones dedicadas que permitan consultar el programa, participar en sondeos en directo o formular preguntas sin interrumpir el desarrollo.

Inteligencia artificial

También se apoya cada vez más en herramientas de IA para ofrecer talleres o contenidos adaptados al perfil y los intereses de cada participante.

Espacio virtual inmersivo

Y cuando los equipos están repartidos por varias sedes, el asistente puede crear un espacio virtual envolvente en el que los empleados remotos pueden seguir los momentos más destacados, intervenir en directo y compartir la misma información que los presentes físicamente.

Estas herramientas contribuyen a que el seminario resulte más atractivo y se adapte mejor a los métodos de trabajo actuales.

Bienestar: volver a situar a las personas en el centro del acto

También aumentan las expectativas de bienestar, que requieren método y organización.

Ya desde la fase de preparación, el asistente puede recoger las expectativas de los participantes para diseñar un programa fluido, alternando sesiones cortas, talleres interactivos y tiempo de respiro para mantener una atención continua.
Durante el evento, el asistente también puede observar la energía del grupo y ajustar la secuencia si es necesario. Por ejemplo: aligerar una secuencia demasiado densa, añadir un breve ejercicio de reconcentración u organizar una pausa adicional cuando aumente la tensión. Coordina a los ponentes, se asegura de que las transiciones sean coherentes y de que cada actividad sea accesible.
Con su sentido de la anticipación y su capacidad para regular el ritmo del grupo, la asistente crea un marco tranquilizador y eficaz, haciendo del seminario una experiencia constructiva y beneficiosa para todos. Al adaptar el ritmo del seminario y tener en cuenta el bienestar de los participantes, la asistente contribuye a crear un ambiente más positivo y a mejorar la cohesión del equipo.

Palancas operativas: los conocimientos que marcan la diferencia

Elegir una ubicación: una palanca estratégica en sí misma

Mucho antes del gran día, el asistente puede marcar el tono del seminario sugiriendo un lugar que cree una dinámica favorable. La decoración actúa como fuerza motriz. Puede desencadenar emociones y estimular el debate.

Algunos ejemplos

Para un seminario cordial, el asistente elegirá un viñedo en el que las conversaciones fluyan de forma natural a medida que avanza la visita.

Para un día activo y trepidante, optará por una barcaza que hará que todos se embarquen en un programa en movimiento.

Y si el objetivo es dar rienda suelta a la creatividad, se atreverá con un tercer plano artístico o incluso con un espacio troglodita, perfecto para hacer brotar nuevas ideas.

De este modo, el asistente construye una verdadera historia en torno al recinto, dando coherencia, inspiración y sentido a toda la experiencia.

Crear un formato atractivo

El éxito de un seminario depende también de un equilibrio preciso entre intensidad, pausas y participación. La asistente desempeña aquí un papel central. Es ella quien orquesta el desarrollo de la jornada y crea un ritmo capaz de mantener la atención de los equipos. Se trata de construir un evento que alterne momentos breves con secuencias más inmersivas.

Una mesa redonda puede abrir el debate tras una presentación general, antes de dar paso a un taller participativo que movilice la inteligencia colectiva. Más tarde, un discurso de apertura puede situarse en el momento de mayor atención, para anclar un mensaje clave. A la inversa, cuando es probable que la atención decaiga, el asistente puede insertar una actividad exprés o un ejercicio de colaboración para recuperar el impulso sin sobrecargar el horario. Pero encontrar el equilibrio adecuado no siempre es fácil, como explica Aurélie, asistente en Val-de-Marne: «Unos días antes de un seminario que estaba organizando, mi jefe expresó algunas reservas sobre los talleres participativos previstos. En lugar de cuestionarlo todo, me tomé el tiempo necesario para aclarar sus expectativas y adaptar el formato. Secuencias más cortas, muy estructuradas, con objetivos precisos para cada taller. Ese día, los talleres suscitaron un verdadero interés y dieron lugar a debates especialmente ricos y constructivos.»

Seguimiento para garantizar que el acontecimiento sea duradero

El valor de un seminario no sólo se pone en juego ese día: también se revela después. Es entonces cuando el asistente transforma el acto en una auténtica palanca de aprendizaje. Elaborando un informe claro y contundente, puede resumir los puntos principales en unas pocas páginas, con un retorno en imágenes, y distribuirlo a los participantes y clientes para dar mayor repercusión al seminario.

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A continuación, enviará un cuestionario de evaluación para medir el éxito del seminario: qué ha funcionado y qué no, qué ha sorprendido, inspirado o motivado.

Sobre la base de estos comentarios, el asistente puede organizar una reunión de seguimiento con la dirección para identificar áreas de mejora y mejores prácticas que aprovechar.

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Un cuadro de mandos también le permitirá comparar el presupuesto previsto con el final, analizar las posibles discrepancias y optimizar los acontecimientos futuros.

A menudo relegada a un segundo plano, esta fase es sin embargo decisiva. Es esta fase la que profesionaliza todo el proceso y transforma un simple seminario en una auténtica herramienta estratégica para la empresa.

El asistente: un papel reforzado y reconocido

Al orquestar estos seminarios de nueva generación, el asistente desarrolla competencias que van mucho más allá de lo puramente relacionado con los eventos. Gestión de proyectos, coordinación interfuncional, comunicación, comprensión de las cuestiones humanas y tecnológicas... Se convierte en un punto de referencia para los equipos, un contacto valioso para la dirección y un motor discreto pero esencial de la transformación interna.

Y esta evolución no se detiene ahí. También afecta a otros ámbitos que conforman la profesión. Por ejemplo: el dominio de las herramientas digitales, la gestión de las prioridades, el apoyo a los directivos y la comunicación interna. En el corazón de las organizaciones, el asistente ya no es simplemente el garante del buen funcionamiento administrativo. Se está convirtiendo en un socio de confianza y un pilar de cohesión. Estas nuevas exigencias abren un sinfín de nuevas vías que explorar: ¿cómo reforzar nuestro liderazgo operativo? ¿Qué herramientas de IA pueden utilizarse para mejorar la eficiencia? ¿Cómo puede desarrollar aptitudes interpersonales que mejoren su postura?

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En conclusión, el trabajo de asistente evoluciona constantemente y gana en alcance estratégico. La organización de seminarios es un ejemplo concreto de ello, y forma parte de un abanico más amplio de tareas que sitúan ahora al asistente como elemento estructurador de la empresa. En la interfaz entre equipos, directivos y proyectos, desempeña ahora un papel clave en la coordinación y contribuye de forma significativa al rendimiento global de la empresa.