¿Y si la IA se convirtiera en su herramienta de productividad?

La inteligencia artificial ya está firmemente implantada en las empresas. Si hace unos años su uso era discreto, ahora es fomentado y estructurado por la dirección. Los asistentes y secretarias se ven obviamente afectados por esta transformación. Hoy en día, es esencial saber cómo utilizar la IA y ser consciente de sus límites y peligros. ¿Qué herramientas utilizar? ¿Para qué usos? Elisabeth Duverney-Prêt, especialista en asistentes y secretarias, nos lo explica.

Tras el éxito de ChatGPT, varios actores han desarrollado sus propias soluciones: Gemini (Google), Copilot (Microsoft), Claude (Anthropic), Le Chat (Mistral), Perplexity, sin olvidar herramientas especializadas como DALL E, Midjourney o Canva IA para la creación visual. Cada una de estas soluciones de IA tiene sus características específicas y responde a necesidades concretas.

Algunas inteligencias artificiales están incluso integradas directamente en suites ofimáticas como Microsoft 365 o Google Workspace. Antes de explorar las herramientas que se presentan a continuación, comprueba si una IA ya está integrada en Outlook o Gmail.

IA para una mayor eficacia

Para asistentes y secretarias, la IA se ha convertido en un socio indispensable para una mayor eficiencia, mejor gestión del tiempo y mayor productividad. Creación, corrección y reformulación de textos, creación de imágenes y vídeos, generación de tablas, actas de reuniones... todo es posible con la IA.

Los que se lanzaron desde el principio se han convertido en verdaderos expertos en la materia, liberando tiempo para más creatividad e inventiva. Es un salto adelante muy apreciado por sus empleadores. Es suficiente para motivar a todos los empleados a dar el paso.

La IA se ha convertido en una ayuda especialmente útil.

Algunos ejemplos de uso

Correos electrónicos, cartas, mensajes

• Reescritura (más clara, más diplomática, más directa)

• Adaptar el tono (clientes, directivos, equipos)

• Preparar una respuesta basada en puntos clave

La regla de oro: nunca copies y pegues información sensible en una herramienta no autorizada por tu empresa.

Reuniones (orden del día, resumen, acciones)

• Establecer una agenda basada en objetivos

• Elaborar un informe estructurado (decisiones / acciones / responsables / plazos)

• Identificar los puntos de bloqueo y los próximos pasos

En Teams, Copilot puede ayudar durante y después de la reunión (resumen, acciones, preguntas y respuestas).

En Google Meet, existen funciones de toma de notas/recapitulación en función de los paquetes Gemini/Workspace.

Organización, planificación, eventos

• Retroplanificación a partir de una fecha de evento

• Lista de control (logística, invitados, proveedores de servicios)

• Escenarios “si... entonces...” para gestionar lo inesperado

Informes y tablas

• Transformación de datos brutos en resúmenes legibles

• Proponer una estructura de cuadro de mando (indicadores, frecuencia, fuentes)

• Preparar con cuidado un comentario de los resultados (primero las cifras, luego la interpretación).

Investigación y verificación

• Perplexity y ChatGPT (y otras herramientas orientadas a la investigación) pueden ayudarte a encontrar fuentes y cotejarlas.

Pida fuentes y recurra a documentos primarios (sitio oficial, documento interno, contrato, procedimiento).

Pero entonces, ¿debemos temer que dentro de unos años la IA haya sustituido pura y simplemente a los asistentes? Por supuesto que no. La IA automatiza ciertas tareas, pero no sustituye a la inteligencia relacional, la capacidad de anticipación o la capacidad de organización.

Por otro lado, a la hora de contratar, los empleadores preferirán a alguien que sepa manejar la IA con agilidad. Así que ya es hora de ponerse manos a la obra.

Panorama de las herramientas de IA

A primera vista, puede parecer difícil entender la variedad de IA que hay en el mercado. Para ayudarte, aquí tienes algunos puntos clave que debes recordar.

ChatGPT, una herramienta versátil

ChatGPT tiene la ventaja de ser versátil gracias a su multitud de funciones. Se le puede pedir que genere estadísticas, previsiones e incluso recomendaciones a partir de distintos datos. Puede sintetizar las notas de una reunión, reunir información dispersa en varios documentos y resumir textos para extraer resúmenes pertinentes.

De este documento de más de 130 páginas, es capaz de extraer un resumen de dos frases.

Pero eso no es todo: ChatGPT también puede utilizarse para redactar contenidos para medios de comunicación, generar ideas para temas y mejorar textos. Para reuniones, puede ayudar a redactar órdenes del día detallados y planificar el orden de los temas a tratar.

Por ejemplo, para la próxima feria que organices, deja que ChatGPT te ayude a pensar en ideas para las invitaciones.

Por último, en el día a día, permite priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia.

Gemini y Copilot, del análisis a la creatividad

Google Gemini es una herramienta muy completa, Esto es tanto más importante cuanto que ahora está integrado en Google Workspace (según la suscripción). Actúa como un analista, ayudando a detectar tendencias, sintetizar información e identificar oportunidades de negocio, por ejemplo. En Gmail, facilita la redacción y reformulación de correos electrónicos; en Docs, ayuda a estructurar un informe o a resumir un documento extenso. Durante las reuniones en Google Meet, puede generar automáticamente actas de los debates.

Gemini es también una herramienta creativa que te ayuda a diseñar imágenes e ilustraciones para presentaciones o medios internos. También ayuda a tomar notas y a organizar ideas.

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Lo mismo se aplica a Copiloto, la IA desarrollada por Microsoft e integrada en Microsoft 365. En Outlook, Word, Excel, PowerPoint o Teams, Copilot puede resumir intercambios de correos electrónicos complejos, analizar tablas de datos, generar actas de reuniones o incluso diseñar una presentación estructurada a partir de unas pocas indicaciones. Esta integración directa con las herramientas cotidianas facilita su adopción por asistentes y secretarias.

Si le faltan ideas para desarrollar su imagen de marca, estructurar un proyecto o preparar la comunicación interna, estas herramientas pueden proporcionarle incluso ideas pertinentes, que luego tendrá que adaptar al entorno de su empresa.

Le Chat (Mistral) y Claude, herramientas complementarias

Por su parte, Mistral se ha consolidado como uno de los principales actores europeos de la IA generativa. Sus modelos, reconocidos por su rendimiento y su enfoque basado en la soberanía de los datos, son especialmente apreciados por las organizaciones preocupadas por la seguridad de sus datos. confidencialidad. Redactar, reformular, traducir, resumir documentos o preparar eventos... Chat es un eficaz asistente conversacional para estructurar la información y ahorrar tiempo en el día a día.

¿Necesita reorganizar su agenda o preparar un plan alternativo para un evento? AI puede ofrecerle una organización optimizada en función de sus limitaciones.

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Claude tiene una gran capacidad de análisis y redacción. Según el tipo de suscripción, puede analizar documentos grandes (aprox. 1500 páginas A4), extraer información clave de archivos PDF o elaborar resúmenes estructurados. También puede ayudarle a redactar notas informativas, informes detallados o contenidos profesionales con un tono controlado.

Son ventajas innegables para los asistentes, que también se encuentran en herramientas como Perplexity, especialmente útil para realizar búsquedas documentales y verificar información.

Todas estas IA son muy eficaces en generación de textos, Pero eso no significa que debamos olvidarnos de las imágenes. Se han desarrollado varias soluciones especializadas, como DALL-E, Midjourney, Canva IA y Adobe Firefly, que son especialmente adecuadas para la creación rápida de elementos visuales profesionales. Al igual que con el texto, la calidad del resultado depende de la precisión de la indicación.

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Así que ahí lo tiene, una imagen más clara de los beneficios de la IA para su negocio.

AI, ¿por dónde empezar?

¿De dónde sacar tiempo para empezar? Aquí tienes un plan que te ayudará a organizarte:

1er mes: uso sin riesgo (cero datos sensibles)

• Reformulación de correos electrónicos (sin información confidencial)

• Documentar planes, listas de comprobación, comprobaciones inversas

• Resúmenes de textos ya públicos o internos no sensibles

2º mes: integración en sus herramientas (con validación)

• Copilot/Workspace Gemini en la suite ofimática si está disponible

• Revisión sistemática de los informes

• Plantillas recurrentes (orden del día, actas, invitaciones)

3er mes: optimización + normas de equipo

• Biblioteca de avisos validados

• Normas de denominación, control de versiones, trazabilidad

• Carta AI: lo que está autorizado / prohibido / controlado

La importancia de la rapidez

Para utilizar la IA correctamente, hay que ser especialmente preciso en la petición. Es lo que se denomina "prompt" y consiste en detallar las instrucciones que debe seguir la IA. La petición debe ser clara y sin ambigüedades. Por lo tanto, es necesario utilizar un vocabulario adaptado al contexto y dar el mayor número posible de detalles utilizando frases cortas.

Escribir una respuesta a un correo electrónico: ejemplo de aviso

«Eres mi ayudante de redacción. Objetivo: responder a un colega sobre el seminario. Requisitos: tono profesional y cordial, 120-160 palabras, incluir: (1) programa de los próximos pasos, (2) fecha/hora de la próxima reunión, (3) 3 acciones que se esperan de él/ella. Formato: correo electrónico con asunto + saludos + firma. Proponer 2 variantes: neutra / más dinámica».»

Levantar acta en una reunión de equipos: ejemplo de un aviso

Hay que seguir tres pasos: en primer lugar, hay que activar la transcripción en Teams para que el texto se genere automáticamente. A continuación, descargue la transcripción y envíela a la IA con la siguiente solicitud:

«¿Puede resumir la transcripción de esta reunión en 1.500 palabras? Este resumen se enviará a todos nuestros clientes de exportación. Me gustaría incluir la tabla de seguimiento del progreso de las ventas».»

Pero ten cuidado: tu transcripción puede ser demasiado larga. Entonces tienes dos opciones: enviarla en varias partes a la IA o pasar a las versiones de pago, que ofrecen funciones más amplias.

Puntos a tener en cuenta

Sea cual sea el resultado de la consulta, es esencial recordar que no se puede confiar en los escritos generados por las IA con los ojos cerrados: pueden alucinar (inventar), cometer errores u omitir elementos importantes (error de omisión). Se pueden deslizar muchos errores. Es esencial cuestionar la veracidad de la información producida.

Así que no dude en releer los textos y comprobar los datos cruzando referencias con otras fuentes. Su reputación está en juego.

Cuidado también con la sobrecarga de información. A partir de contenidos procedentes de todo el mundo, en su mayoría anglosajones, la IA tiende a menudo a transcribir toda la información de que dispone sobre un tema determinado, pero parte de ella probablemente no le será útil. No dudes en reformular tu solicitud.

Por último, dado que los modelos generativos de IA fueron creados por seres humanos, a veces se dan ciertos sesgos en los textos producidos: discriminación, parcialidad, omisión deliberada de información, etc. Depende de usted utilizar sus facultades críticas para dar a sus textos el valor que merecen.

Una vez que haya tenido en cuenta estos pocos puntos, sabrá cómo hacer de la IA su baza de productividad.

Confidencialidad No introduzca datos sensibles (contratos, RRHH, salarios, datos de clientes, información estratégica) en una herramienta que no haya sido validada.

Gobernanza informática Compruebe qué autoriza su empresa (estatutos de IA, herramientas de IA autorizadas, transferencia de datos, etc.).

3 “avisos de salvaguardia” (para pegar al final de su aviso)

• Consulte

Antes de responder, haz una lista de lo que necesitas comprobar (nombres/fechas/cifras). Si no puedes comprobarlo, márcalo claramente.

• Antialucinaciones

Si un dato no figura en el contenido facilitado, no te lo inventes. Haz una pregunta o escribe “información no facilitada”.

• Formato estricto

Siga estrictamente el formato solicitado. Si no es posible, explique por qué en 2 líneas y proponga un formato alternativo.

La IA generativa permite dar un salto cualitativo en la gestión, organización y creatividad de los asistentes.

Saber utilizar la IA, de forma mesurada, se ha convertido en un activo muy valorado por los empleadores, junto con la retrospectiva y el pensamiento crítico necesarios para utilizarla correctamente. ¿Y mañana? La IA no deja de progresar. Los asistentes conversacionales adquieren cada vez más importancia en el trabajo de los asistentes. Los avances futuros se centrarán sin duda en modelos más precisos y colaborativos. De ti depende subirte al carro ahora, ¡para no quedarte atrás en los meses y años venideros!