Et si l’IA devenait votre atout de productivité ?

L’intelligence artificielle s’est durablement installée dans les entreprises. Là où son usage était encore discret il y a quelques années, il est désormais encouragé et structuré par les directions. Les assistantes et secrétaires sont bien évidemment concernées par cette transformation. Aujourd’hui, il est indispensable de savoir utiliser l’IA et d’en connaître les limites et les pièges. Quels outils utiliser ? Pour quels usages ? Le point avec Elisabeth Duverney-Prêt, spécialiste des métiers de l’assistante et du secrétariat.

Après le succès de ChatGPT, de nombreux acteurs ont développé leurs propres solutions : Gemini (Google), Copilot (Microsoft), Claude (Anthropic), Le Chat (Mistral), Perplexity, sans oublier les outils spécialisés comme DALL E, Midjourney ou encore Canva IA pour la création visuelle. Chacune de ces solutions d’IA possède ses spécificités et répond à des besoins précis.

Certaines intelligences artificielles sont même directement intégrées aux suites bureautiques comme Microsoft 365 ou Google Workspace. Avant d’explorer les outils présentés ci-dessous, vérifiez si une IA est déjà intégrée dans Outlook ou Gmail.

L’IA pour gagner en efficacité

Pour les assistantes et secrétaires, l’IA est devenue un partenaire indispensable pour une meilleure gestion du temps et une productivité accrue. Création, correction et reformulation de textes, création d’images et de vidéos, génération de tableaux, comptes rendus de réunions…cela devient possible avec l’IA.

Ceux qui ont plongé dans l’aventure dès le début sont ainsi devenus de véritables as en la matière, se libérant du temps pour plus de créativité et d’inventivité. Un bond en avant fort apprécié de leurs employeurs ! De quoi motiver l’ensemble des salariés à sauter le pas.

L’IA est devenue une aide particulièrement utile.

Quelques cas d’usage

E-mails, courriers, messages

• Réécrire (plus clair, plus diplomatique, plus direct)

• Adapter le ton (client, direction, équipes)

• Préparer une réponse à partir de points clés

Règle d’or : jamais de “copier-coller” d’informations sensibles dans un outil non autorisé par votre entreprise.

Réunions (ordre du jour, synthèse, actions)

• Construire un ordre du jour à partir d’objectifs

• Produire un compte rendu structuré (décisions / actions / responsables / échéances)

• Extraire les points bloquants et les prochaines étapes

Dans Teams, Copilot peut aider pendant/après la réunion (résumé, actions, Q/R).

Dans Google Meet, des fonctions de prise de notes/récap existent selon les offres Gemini/Workspace.

Organisation, planning, événements

• Rétroplanning à partir d’une date d’événement

• Liste de contrôle (logistique, invités, prestataires)

• Scénarios “si… alors…” pour gérer les imprévus

Reporting et tableaux

• Transformer des données brutes en synthèse lisible

• Proposer une structure de tableau de bord (indicateurs, périodicité, sources)

• Préparer un commentaire de résultats avec prudence (les chiffres d’abord, l’interprétation ensuite)

Recherche et vérification

• Perplexity et ChatGPT (et autres outils orientés recherche) peuvent aider à trouver des sources et recouper.

Exigez des sources et remontez aux documents primaires (site officiel, doc interne, contrat, procédure).

Mais alors, faut-il craindre que dans quelques années l’IA aura purement et simplement pris la place des assistants et assistantes ? Assurément non !  L’IA automatise certaines tâches, mais elle ne remplace ni l’intelligence relationnelle, ni la capacité d’anticipation, ni le sens de l’organisation.

En revanche, au moment de l’embauche, les employeurs privilégieront quelqu’un capable de manier agilement l’IA. Il est donc grand temps de s’y mettre.

Tour d’horizon des outils d’IA

De prime abord, il peut sembler difficile de s’y retrouver face à la variété d’IA présentes sur le marché. Pour vous y aider, voici quelques points clés à retenir.

ChatGPT, un outil polyvalent

ChatGPT a l’avantage d’être polyvalent grâce à une multitude de fonctionnalités. Il est possible de lui demander de générer des statistiques, des prévisions et même des recommandations sur la base de différentes données. Il peut synthétiser les notes d’une réunion, regrouper des informations dispersées dans plusieurs documents et résumer des textes afin d’en extraire des condensés pertinents.

Ainsi, de ce document de plus de 130 pages, il est capable d’extraire un résumé de deux phrases.

Mais ce n’est pas tout, ChatGPT permet aussi de rédiger du contenu pour les supports de communication, de générer des idées de sujets, d’améliorer des textes. Pour les réunions, il peut aider à rédiger des ordres du jour détaillés et planifier l’ordre des sujets à aborder.

Par exemple, pour le prochain salon que vous organisez, laissez ChatGPT vous aider à trouver des idées d’invitation.

Enfin, au quotidien, il permet de hiérarchiser les tâches à réaliser en fonction de leur urgence et de leur importance.

Gemini et Copilot, de l’analyse à la créativité

Google Gemini est un outil très complet, d’autant plus qu’il est désormais intégré à Google Workspace (selon les abonnements). Il se présente comme un analyste qui aide à repérer des tendances, à synthétiser des informations et à identifier, par exemple, des opportunités commerciales. Dans Gmail, il facilite la rédaction et la reformulation d’e-mails, dans Docs, il permet de structurer un rapport ou de résumer un document volumineux. Lors des réunions sur Google Meet, il peut générer automatiquement un compte rendu à partir des échanges.

Gemini est également un outil créatif qui aide à la conception d’images et d’illustrations pour des présentations ou des supports internes. Il accompagne aussi la prise de notes et l’organisation des idées.

Lire aussi : Optimiser sa prise de notes pour gagner en efficacité

Il en est de même pour Copilot, l’IA mise au point par Microsoft et intégrée à Microsoft 365. Dans Outlook, Word, Excel, PowerPoint ou Teams, Copilot peut résumer des échanges d’e-mails complexes, analyser des tableaux de données, générer un compte rendu de réunion ou encore concevoir une présentation structurée à partir de quelques indications. Cette intégration directe aux outils du quotidien facilite son adoption par les assistantes et secrétaires.

Si vous manquez d’idées pour développer votre image de marque, structurer un projet ou préparer une communication interne, ces outils pourront même vous proposer des pistes pertinentes, qu’il conviendra ensuite d’adapter à l’environnement de votre société.

Le Chat (Mistral) et Claude, des outils complémentaires

De son côté, Mistral s’est imposé comme un acteur européen majeur de l’IA générative. Ses modèles, reconnus pour leurs performances et leur approche axée sur la souveraineté des données, sont particulièrement appréciés dans les organisations attentives à la confidentialité. Rédaction, reformulation, traduction, synthèse de documents ou préparation d’événements… Le Chat constitue un assistant conversationnel efficace pour structurer l’information et gagner du temps au quotidien.

Vous avez besoin de réorganiser votre planning ou de préparer un rétroplanning d’événement ? L’IA peut vous proposer une organisation optimisée à partir de vos contraintes.

Lire aussi : Séminaires d’entreprise : le rôle stratégique de l’assistante

Claude présente quant à lui des capacités analytiques et rédactionnelles particulièrement solides. Selon le type d’abonnement, il peut analyser des documents volumineux (env. 1500 pages A4), extraire des informations clés à partir de fichiers PDF ou produire des synthèses structurées. Il peut également aider à rédiger des notes de briefing, des rapports détaillés ou des contenus professionnels avec un ton maîtrisé.

Des atouts indéniables pour les assistantes, que l’on retrouve également dans des outils comme Perplexity, particulièrement utile pour effectuer des recherches documentées et vérifier des informations.

Toutes ces IA sont très performantes pour la génération de texte, mais il ne faut pas pour autant en oublier les images. De nombreuses solutions spécialisées se sont développées, parmi lesquelles DALL-E, Midjourney, mais aussi Canva IA ou Adobe Firefly, particulièrement adaptées à la création rapide de supports visuels professionnels. Comme pour les textes, la qualité du résultat dépend de la précision du prompt.

Lire aussi : Canva : l’outil de création visuelle incontournable avec IA intégrée

Voilà donc de quoi mieux cerner les avantages de l’IA dans votre activité.

IA, par où commencer ?

Où trouver le temps de s’y mettre ? Voici un planning qui pourrait vous aider à vous organiser :

1er mois : usages sans risque (zéro données sensibles)

• Reformulation d’e-mails (sans infos confidentielles)

• Plans de documents, checklists, rétroplannings

• Résumés de textes déjà publics ou internes non sensibles

2e mois : intégration dans vos outils (avec validation)

• Copilot/Workspace Gemini dans la suite bureautique si disponible

• Comptes rendus avec relecture systématique

• Modèles récurrents (ordre du jour, CR, invitations)

3e mois : optimisation + règles d’équipe

• Bibliothèque de prompts validés

• Règles de nommage, contrôle des versions, traçabilité

• Charte IA : ce qui est autorisé / interdit / contrôlé

L’importance du prompt

Bien utiliser l’IA nécessite d’être particulièrement précis dans la demande. Cette dernière, appelée prompt, consiste à détailler les instructions que l’IA devra suivre. Le prompt doit être clair et sans ambiguïté. Il est donc nécessaire d’utiliser un vocabulaire adapté au contexte et de donner le maximum de précisions en utilisant des phrases courtes.

Rédiger une réponse à un e-mail : exemple de prompt

« Tu es mon assistant de rédaction. Objectif : répondre à un collègue au sujet du séminaire. Contraintes : ton professionnel et cordial, 120–160 mots, inclure : (1) calendrier des prochaines étapes, (2) date/heure de la prochaine réunion, (3) 3 actions attendues de lui. Format : e-mail avec objet + salutations + signature. Propose 2 variantes : neutre / plus dynamique. »

Réaliser le compte rendu d’une réunion Teams : exemple de prompt

Trois étapes sont nécessaires : il faut d’abord activer la transcription dans Teams afin de générer automatiquement le texte. Vous devez ensuite télécharger cette transcription et la soumettre à l’IA avec le prompt suivant :

« Peux-tu résumer cette transcription de réunion, en 1500 mots ? Ce résumé sera communiqué à l’ensemble de nos clients de la branche export. J’aimerais y inclure le tableau de suivi de l’évolution des ventes. »

Mais attention, il est possible que votre transcription soit trop longue. Deux options s’offrent alors à vous : soit la soumettre en plusieurs parties à l’IA, soit passer aux versions payantes qui offrent des fonctionnalités plus étendues.

Les points d’attention

Quel que soit le résultat de la requête, il est indispensable de vous rappeler qu’on ne peut pas se fier aux écrits générés par les IA les yeux fermés : elles peuvent halluciner (inventer), se tromper, ou omettre des éléments importants (erreur par omission). De nombreuses erreurs peuvent s’y glisser. Il est essentiel de se questionner sur la véracité des informations qui seront produites.

N’hésitez donc pas à relire les textes et à vérifier les données en croisant d’autres sources. Il en va de votre réputation.

Attention également à la surcharge d’informations. S’appuyant sur des contenus provenant du monde entier et à majorité anglo-saxons, l’IA a souvent tendance à retranscrire l’ensemble des informations dont elle dispose sur un sujet donné, mais certaines ne vous seront sans doute pas utiles. N’hésitez pas à recadrer votre demande.

Enfin, les modèles d’IA générative ayant été créés par des êtres humains, certains biais sont parfois présents dans les textes produits : discrimination, partialité, omission volontaire d’informations… À vous de faire preuve de sens critique pour donner à vos textes toute la valeur qu’ils méritent.

Ces quelques points de vigilance intégrés, vous saurez faire de l’IA votre atout productivité.

Confidentialité : ne mettez pas de données sensibles dans un outil non validé (contrats, RH, salaires, données client, infos stratégiques).

Gouvernance IT : vérifiez ce qui est autorisé par votre entreprise (charte IA, outils IA autorisés, transfert des données, etc.).

3 “prompts garde-fous” (à coller à la fin de votre prompt)

• Vérification

Avant de répondre, listez ce que vous devez vérifier (noms/dates/chiffres). Si vous ne pouvez pas vérifier, marquez-le clairement.

• Anti-hallucination

Si une information n’est pas dans le contenu fourni, n’inventez pas. Posez une question ou écrivez “information non fournie”.

• Format strict

Respectez strictement le format demandé. Si ce n’est pas possible, expliquez en 2 lignes pourquoi et proposez un format alternatif.

L’IA générative permet un bond en avant dans la gestion, l’organisation et la créativité des assistantes.

Savoir utiliser l’IA, de façon mesurée, est devenu un atout très apprécié des employeurs, de même que le recul et l’esprit critique nécessaires à sa bonne utilisation. Et demain, qu’en sera-t-il ? Les progrès de l’IA sont incessants. Les assistants conversationnels prennent plus de place et d’importance dans le travail des assistantes. Les progrès à venir se porteront sans aucun doute sur des modèles plus précis et collaboratifs. À vous de prendre le train maintenant, pour ne pas rester sur la touche dans les mois et années à venir !