Vous écrivez chaque jour des e-mails, comptes rendus, rapports ou propositions commerciales… Mais le temps vous manque et vous peinez à trouver les bons mots. L’intelligence artificielle (IA) peut vous aider à améliorer votre productivité rédactionnelle, de la première idée au texte final. Françoise Landuré, consultante en communication, vous guide pas à pas pour utiliser les IA génératives de manière concrète et raisonnée. Découvrez des outils accessibles et des exemples pratiques pour transformer votre manière d’écrire, tout en préservant votre singularité.
Pour rédiger un écrit professionnel, plusieurs étapes sont nécessaires. D’abord, collecter et organiser ses idées, puis rédiger, relire et corriger. Enfin, augmenter l’impact par des titres et visuels. Les outils d’IA génératives peuvent vous assister à chacune de ces étapes. Il existe des IA généralistes comme ChatGPT, Copilot, le Chat, Claude ou Gemini. D’autres outils peuvent aussi servir à des utilisations spécifiques comme la rédaction d’un compte rendu ou la réalisation d’une présentation. Voici comment tirer parti de ces différentes solutions tout au long du processus de rédaction.
L’IA pour démarrer plus vite : trouver des idées et structurer ses écrits
Commencer un texte est pour vous la tâche la plus laborieuse ? L’IA vous aide à franchir ce cap en générant rapidement des pistes d’inspiration. Par exemple : un angle pour une note interne, des arguments pour un rapport, un fil conducteur pour une présentation. Les modèles d’IA conversationnelle stimulent la réflexion et élargissent vos perspectives. Ils excellent aussi dans la synthèse et l’analyse de contenus existants, via un copier-coller ou un document téléchargé.
Une fois les idées trouvées, l’IA devient une alliée pour les organiser. Elle peut rédiger un sommaire ou proposer un plan détaillé. Elle peut également classer vos informations sous forme de listes hiérarchisées ou de tableaux clairs.
De nombreux outils et fonctionnalités facilitent cette étape de réflexion et de préparation. Ainsi, la recherche sur le web (via ChatGPT ou l’IA dédiée Perplexity, par exemple) complète vos connaissances avec des informations ciblées. Par ailleurs, vous pouvez créer des cartes mentales pour poser vos idées et mettre en évidence les liens entre elles. L’IA les génère automatiquement, soit sous forme de texte, soit directement de manière visuelle s’il s’agit d’une IA spécialisée (XMind AI, Mindmeister AI…).
Il est possible de générer des cartes plus spécifiques et plus complexes à l’aide de prompts plus élaborés.
Témoignage
« Pour la collecte d’informations, très chronophage, ChatGPT me sert de moteur de recherche augmenté.Par exemple, pour l’évaluation d’entreprises : c’est énormément d’analyse de données, de compréhension des modèles d’affaires des entreprises, de leur marché, de la concurrence, etc. Je l’utilise aussi pour m’apprendre des choses. Par exemple, j’avais un graphique à produire sur Excel et je ne savais pas comment faire : ChatGPT m’a donné en 5 minutes un mode d’emploi ! » Maud, comptable (source : Philonomist)
Rédiger avec fluidité : l’IA comme copilote de l’écriture
Une fois votre plan posé, l’IA générative peut convertir vos idées en texte cohérent. Pour obtenir un résultat pertinent, tout repose sur la qualité de vos consignes (ou prompt). Plus vous précisez l’objectif, la cible, le contexte, le format et le ton recherché, plus la réponse est adaptée. Il est même possible de fournir un exemple (un de vos écrits précédents, un contenu rédigé par votre service communication…) ou de demander une rédaction « à la manière de » (un auteur connu, un humoriste…) pour définir la tonalité.
L’IA maîtrise les bonnes pratiques de rédaction professionnelle : phrases courtes, voix active, vocabulaire clair. Mais elle les applique mieux si vous les lui demandez explicitement. Demandez-lui par exemple une structure de phrase simple de type « sujet, verbe, complément ».
Une astuce consiste à lui demander d’abord quelles sont ces bonnes pratiques, avant de lancer l’écriture. Elle sait notamment appliquer des techniques efficaces comme le storytelling et la méthode AIDA, utiles pour les e-mails ou et les contenus marketing.
Voici deux accroches rédigées par ChatGPT pour un post LinkedIn.
- La première correspond à la première étape de la méthode AIDA, « attirer l’attention » : « 70 % des professionnels passent plus de 2 heures par jour à rédiger des e-mails, rapports ou posts… et si une IA pouvait réduire ce temps de moitié sans sacrifier la qualité ? ».
- La deuxième applique la technique du storytelling : « Hier encore, je relisais un rapport que j’avais peaufiné pendant des heures… et je n’étais toujours pas satisfait du style. Alors j’ai tenté une chose nouvelle : demander à une IA de le retravailler. Le résultat m’a agréablement surpris. »
Lire aussi : Optimiser sa prise de notes pour gagner en efficacité
Certains outils s’avèrent de véritables accélérateurs : Copilot dans Outlook (inclus dans l’abonnement Microsoft 365) permet de rédiger un e-mail directement dans l’interface de messagerie, à partir d’un prompt. D’autres solutions, comme AI Note Taker ou Noota, automatisent la rédaction de comptes rendus de réunion à partir d’enregistrements ou de prises de notes.
Témoignage :
« Pour le recrutement, l’apport de ChatGPT est indéniable : écrire une offre d’emploi pour un poste très pointu demandant des compétences techniques, dans un temps record. Préparer un questionnaire pour un test métier, réaliser une fiche de poste ou refaire un site carrière… » Dan Guez, co-fondateur du cabinet de recrutement Opensourcing (source : Feel-rh)
Lire aussi : IA et RH : quels usages concrets ?
Reformuler, corriger, adapter : l’IA pour peaufiner et augmenter la force de vos écrits
Une fois votre texte rédigé, l’IA peut le corriger et l’améliorer. Elle est aussi capable d’adapter un texte à son destinataire. Pour évoquer un dysfonctionnement, vous pouvez adresser un message technique à l’équipe experte et une version vulgarisée à votre client ou votre direction.
L’IA sait rendre un contenu plus professionnel, plus accessible ou plus naturel en français, notamment lorsque le texte est rédigé par un locuteur non natif.
Elle sait aussi ajuster le ton en fonction du contexte : plus direct, plus diplomate ou plus formel.
Exemple
Ainsi, vous pouvez demander une version plus diplomatique de ce message de réclamation : « Je vous écris pour signaler un problème majeur avec ma commande [numéro de commande]. Non seulement la livraison a été effectuée en retard, mais plusieurs articles sont arrivés endommagés. Cette situation est inacceptable et exige une intervention immédiate de votre part. J’attends une proposition de dédommagement et des explications claires sur ce dysfonctionnement. »
La réponse sera par exemple : « Je me permets de vous contacter au sujet de ma commande [numéro de commande]. Je comprends que des imprévus peuvent survenir dans le processus de livraison, mais je suis assez déçu de la situation. Non seulement le colis est arrivé avec un certain retard, mais il contenait également des articles endommagés, ce qui est assez frustrant. Pourriez-vous, s’il vous plaît, m’indiquer la marche à suivre pour trouver une solution satisfaisante ? »
Enfin, vous pouvez lui demander des modifications spécifiques : rendre un message plus clair, plus élégant, le synthétiser ou, au contraire, le développer… Prenez une phrase compliquée et verbeuse comme celle-ci : « Une augmentation substantielle des dépenses opérationnelles a été récemment constatée au sein de notre entreprise, ce qui potentiellement nécessite la mise en œuvre de mesures d’ajustement budgétaire qui seront prochainement annoncées. » Demandez à l’IA de la transformer en phrases courtes, claires, à la voix active. Résultat : « Nos dépenses opérationnelles ont fortement augmenté. Nous ajustons le budget et communiquerons bientôt les nouvelles mesures. »
Les outils d’IA généralistes détectent la plupart des erreurs orthographiques et syntaxiques, et expliquent les règles à appliquer (toutefois, des oublis restent possibles et certaines explications sont inexactes). Quant aux outils spécialisés comme Grammarly, LanguageTool ou Antidote, ils sont désormais enrichis par l’IA. Autre fonctionnalité intéressante, Canevas de ChatGPT offre un espace séparé de la conversation où l’on peut retravailler et affiner directement des passages précis d’un texte.
Témoignage :
« J’écris énormément d’e-mails de prospection ou de relance à des interlocuteurs variés. Et même si je ne fais pas de fautes de français, il faut que je veille à adapter mon langage à mes différents interlocuteurs. On peut perdre des clients en étant trop cavalier ! ChatGPT m’a aidée à apprivoiser cette différence culturelle entre l’Italie et la France. » Elisabetta, commerciale d’origine italienne (source : Philonomist)
Lire aussi : Commerciaux, améliorez vos écrits professionnels !
Capter l’attention : objets, titres et accroches percutantes
Dans tout écrit professionnel, la première impression est cruciale. L’IA peut contribuer à la rendre plus marquante. Elle génère à l’infini des titres, accroches, introductions, conclusions ou phrases de transition, en variant les styles, les tons et les formats. En quelques secondes, elle propose plusieurs formulations adaptées à votre cible et à votre objectif.
Certaines IA sont également capables de générer des visuels sur mesure, de plus en plus réalistes et intégrant du texte de manière de plus en plus qualitative. Idéal pour créer une vignette, un visuel d’article ou une slide attrayante.
D’autres IA produisent des présentations clés en main : elles mettent en forme un texte fourni ou créent des slides complètes à partir d’un prompt.
Gamma apparaît régulièrement en tête des classements des meilleurs outils d’IA pour la création de présentations. Elle propose trois niveaux de détail des slides, de la plus épurée à la plus complète. Copilot dans PowerPoint (inclus dans l’abonnement Microsoft 365) permet de créer rapidement une bonne base de présentation, prête à être personnalisée.
Témoignage :
« Je me sers de ChatGPT pour trouver des jeux de mots pour les objets d’e-mailing, des champs lexicaux lorsque je fais du copywriting… Cela me permet d’avoir une bonne base, que je retravaille ensuite. » Anaëlle, chargée de projet communication (source : Cadremploi)
Ce que l’IA ne fait pas encore à votre place : regard critique, éthique et bon sens
Aussi performante soit-elle, l’IA ne remplace ni vos compétences, ni votre discernement. Généraliste, elle connaît les bons usages, mais pas les subtilités d’un domaine métier. Elle peut donc produire des informations vagues ou erronées, voire juridiquement risquées. Elle ne possède pas non plus de conscience éthique.
De plus, une fois passé l’effet « waouh » d’un texte généré à toute vitesse, on peut déchanter lors d’une lecture approfondie : un texte bavard noyant l’essentiel, des idées qui se répètent d’un paragraphe à l’autre, des formulations lourdes telles que des négations, subordonnées relatives, adverbes ou participes présents en trop grand nombre. Soyez notamment attentif aux expressions répétitives comme « Dans un monde où… » et « Imaginez… », ou à l’excès de points de suspension ou de tirets, révélateurs d’un usage de l’IA.
Pour en tirer le meilleur, il faut avancer étape par étape, relire systématiquement, prendre de la hauteur, personnaliser les contenus et former l’IA pour qu’elle adopte vos préférences rédactionnelles.
Les solutions d’IA générative gratuites présentent d’importantes limites : nombre de requêtes réduit, capacité restreinte à traiter de longs contenus, fonctionnalités inaccessibles… Pour une utilisation régulière, des abonnements payants s’avèrent incontournables.
Votre checklist pour les textes assistés par l’IA
- Vérifier les informations
- Vérifier la clarté et la structure
- Éliminer les redondances et les formules « bateau »
- Adapter le ton et le style au contexte et au lecteur
- Personnaliser avec votre patte et votre expertise
- Peaufiner vos titres et accroches
- Corriger l’orthographe et la syntaxe
Formez-vous !
Vous souhaitez aller plus loin ? Découvrez le programme de la formation Gagner en efficacité rédactionnelle avec l’IA.
Les points clés :
- Améliorer ses écrits professionnels grâce aux assistants IA
- Rédiger des rapports et synthèses avec l’aide de générateurs de texte
- Trouver l’inspiration en générant des idées avec des assistants IA
- Améliorer style et lisibilité par la correction augmentée
Exemples de travaux pratiques :
- Production d’une synthèse avec des assistants IA
- Écriture d’un e-mail avec un logiciel de rédaction assistée
Vous l’avez compris, l’IA offre donc un réel appui pour gagner en productivité. Mais sans une maîtrise minimale, le risque est de produire des contenus génériques, qui manquent de précision ou d’adaptation à votre contexte. Se former, c’est apprendre à exploiter le potentiel de l’IA tout en valorisant votre expertise et votre personnalité. Faites de l’IA votre copilote et restez pleinement aux commandes de vos écrits professionnels !
