La formation interne permet de développer les compétences au plus près des besoins opérationnels tout en valorisant le savoir-faire des collaborateurs expérimentés. Mais encore faut-il structurer le projet pour qu’il produise des effets durables. Étapes clés, outils utiles, exemples concrets… Philippe Argouges, expert de l’ingénierie de la formation et de l’analyse des besoins, vous guide pas à pas pour concevoir, piloter et évaluer un projet de formation interne réellement impactant.
Dans les périodes de turbulences, les entreprises privilégient la prudence. Pourtant, un domaine n’attend pas lorsque les temps sont incertains : le développement des compétences des collaborateurs.
Pour réagir rapidement aux changements, l’entreprise doit pouvoir compter sur des collaborateurs adaptables. Il faut donc les former. C’est ce que montre un récent rapport de LinkedIn Learning. Ainsi, les entreprises leaders en développement de carrière enregistrent de meilleurs résultats que les autres.
Pour des demandes ponctuelles, les formations catalogues offrent le meilleur rapport qualité-prix. Mais quand des équipes importantes doivent monter en compétences, les projets de formation interne sont plus adaptés. À condition d’être bien construits. Alors, comment rendre ces projets efficaces ?
Avant tout en adoptant un mode de construction formel.
Structurer le projet de formation interne
Comme tout projet de formation, un projet de formation interne se décompose en quatre phases :
- Analyse du besoin
- Conception du dispositif
- Déploiement
- Analyse des résultats
L’analyse du besoin : une étape indispensable
On ne met pas en place une formation pour le plaisir. On le fait parce que les équipes font face à une situation qui requiert des compétences qu’elles ne possèdent pas.
Pour identifier les compétences à développer, les entretiens annuels sont des outils clés dont il convient d’exploiter les résultats. Vous pouvez aussi exploiter des enquêtes internes ou des audits pour mettre en évidence les gaps de compétences.
Pour mettre le projet sur de bons rails, posez-vous les bonnes questions. Certaines peuvent paraître évidentes : quelles sont les populations à former, quelles sont leurs connaissances initiales. D’autres sont plus souvent oubliées ; elles sont pourtant capitales :
- Pourquoi mettre en place cette formation ?
- Quels résultats concrets attendez-vous de la formation ?
- Quelles seraient les conséquences si la formation ne se faisait pas ?
- Quelle serait une preuve de succès ?
Par exemple :
Toutes ces questions ont un but : obliger le manager qui demande une formation pour son équipe à qualifier son projet. Il doit vérifier si la formation est la réponse appropriée à la situation rencontrée.
L’ensemble des réponses vont nourrir le cahier des charges et permettre de bâtir une formation interne adaptée.
Pour la conception et/ou l’animation de la formation, vous pouvez vous adresser à un organisme extérieur ou vous appuyer sur des formateurs internes. Dans le deuxième cas, des formations de formateurs occasionnels leur permettent d’accroître leur motivation et leur efficacité dans la transmission de leurs connaissances et le partage de leur expérience.
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Formateurs occasionnels : pourquoi et comment les former ?
« Combien de collaborateurs, qui excellent dans leur domaine, se voient confier des formations en interne et acceptent volontiers par curiosité et/ou envie de changement ? Et combien finissent par se décourager et/ou n’arrivent pas à transmettre leurs compétences ? L’expérience le prouve : ils ont besoin d’être accompagnés pour former efficacement et obtenir les résultats demandés. »
[Formation]
Être formateur ne s’improvise pas. En effet, avoir des connaissances ne signifie pas pour autant savoir les transmettre. Vous voulez acquérir les outils et méthodes nécessaires pour animer avec succès des formations occasionnelles ? Découvrez le programme de la formation Formation de formateurs occasionnels.
Ils en parlent :
« Formation très ludique, active et interactive. » « Je vais pouvoir appliquer certaines méthodes avec les nouveaux arrivants. » « Le contenu est dense, mais les cas pratiques rendent ce cours très intéressant. »
Déployer le projet de formation interne
Concevoir une formation ne se résume pas à écrire un support de cours. En fonction de la situation professionnelle ayant conduit à la conception, il faut d’abord définir les compétences que devront acquérir les participants. Puis, les traduire en objectifs pédagogiques. Enfin, agencer ces objectifs pédagogiques pour bâtir un programme.
Choisir les bons outils
S’appuyer sur les IA est possible. Mais attention : ces outils ne donnent que des pistes. Il est indispensable de contrôler et de réécrire ce qu’ils proposent.
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Pour bien gérer ces différentes étapes, vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet comme Monday ou Microsoft Project. Ils offrent des fonctionnalités de gestion des plannings ou des ressources bienvenues si le projet est conséquent.
Par exemple :
Choisir les bons formats
Synchrone ou asynchrone ? Présentiel ou distanciel ? Bien souvent, le choix est avant tout économique. Pourtant, les critères pédagogiques sont tout aussi importants. Ainsi, selon le type de savoir, les dispositifs n’ont pas la même efficacité :
| Dispositifs | Types de savoir | Particularités | Exemples de formation |
| Présentiel | Connaissance, savoir-être, savoir-faire | Échanges facilités, contraintes d’organisation | Toutes |
| Distanciel | Connaissance, savoir-être individuel, savoir-faire informatique | Moins d’échanges en groupe, moins de déplacements | Informatiques, écrits professionnels, gestion de projet, etc. |
| Asynchrone | Connaissance, savoir-être (prise de conscience), savoir-faire (sans validation des acquis) | Pas ou peu de retours, autonomie de l’apprenant | Réglementaire, bureautique en apprentissage individuel, développement personnel |
Impliquer les apprenants
Il est toujours important d’impliquer les apprenants le plus tôt possible.
Voici l’exemple concret d’un groupe audiovisuel. En 2021, ce groupe composé d’une quinzaine de chaînes de télévision et de radio souhaite unifier son système de gestion des programmes.
Le nouveau système permet d’abord de gérer la diffusion des émissions à la seconde près, films, séries, clips musicaux ou même publicités. Il peut ensuite calculer facilement les dépenses et les revenus générés par chaque programme sur l’ensemble des médias du groupe. Pour finir, il facilite la programmation en streaming ou sur les sites de replay. Or, jusque-là, les chaînes utilisaient des systèmes différents, peu compatibles. Il était complexe de programmer une émission sur une chaîne, puis sur une autre. Et même impossible de calculer précisément les coûts et les revenus associés à une émission donnée en cas de reprogrammation sur plusieurs chaînes. Une unification était donc nécessaire.
En pratique, 2 500 collaborateurs du groupe sont concernés par l’utilisation du nouveau logiciel. Pour accompagner son déploiement, le groupe s’appuie sur une trentaine de collaborateurs volontaires, eux-mêmes utilisateurs. En tant qu’ambassadeurs du produit, ils ont participé à la définition des besoins, puis ils ont été formés techniquement. J’ai ensuite animé pour eux une formation de formateurs. Ils ont alors pu former leurs 2 500 collègues en 6 mois. Selon les profils, les formations duraient entre deux heures et deux jours.
En impliquant ces ambassadeurs au plus tôt, ce groupe audiovisuel a pu mieux accompagner le changement. De plus, les collaborateurs réticents ont été formés par des collègues, ce qui a permis de limiter refus et objections.
Communiquer
D’une manière générale, mobiliser les apprenants nécessite de la communication. Un simple e-mail peut suffire.
Par exemple :
Bonjour Marie,
Tu es inscrite à la formation Présenter des informations techniques que nous avons mise en place spécifiquement pour l’équipe. En effet, ton nouveau rôle de chef de projet t’amène à présenter régulièrement ton projet à différents comités. Cette formation te permettra donc d’être plus efficace sur ce sujet. Tu trouveras en pièce jointe le descriptif de la formation et, en particulier, les objectifs pédagogiques.
Fais-moi savoir s’ils correspondent bien à tes besoins. Par ailleurs, je t’invite à réfléchir en amont aux résultats concrets que tu attends de cette formation. Tu pourras ainsi partager ces informations avec le formateur le moment venu pour que la formation soit mieux adaptée à tes activités.
[Formation]
Vous voulez promouvoir votre formation interne auprès de vos collaborateurs ?
Découvrez le programme de la formation Marketing de la formation.
Points clés :
- Expérimenter des techniques de promotion testées et éprouvées pour susciter la curiosité et l’intérêt des participants
- Concevoir un plan de marketing multicanal percutant et centré sur les besoins de vos apprenants
- Produire des supports et contenus de communication engageants avec les outils digitaux et l’IA générative
Mesurer l’impact du projet de formation interne
Les formations étant construites pour répondre à des besoins concrets, il est capital de mesurer leurs effets.
Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur le modèle en 4 niveaux de Donald Kirkpatrick, professeur émérite à l’université du Wisconsin et figure de référence en évaluation de la formation. Ce modèle propose :
- Ressenti des participants → enquêtes à chaud
- Savoirs acquis → examens ou autoévaluations
- Mise en application des savoirs → enquêtes à froid
- Résultats obtenus → enquêtes à froid
Si le ressenti et les savoirs acquis font toujours l’objet d’une évaluation, c’est moins le cas pour les résultats. Il existe pourtant de bonnes pratiques faciles à adopter :
- Faire remonter par les managers au responsable formation les informations sur la mise en application des formations par les collaborateurs. Pour cela, on peut utiliser les entretiens annuels.
- Mettre en place des enquêtes à froid simplifiées et impliquer les managers pour maximiser les retours
- Mettre en place des dispositifs complémentaires (communautés de pratiques, ateliers de retour d’expérience)
Et surtout exploiter ces retours. L’objectif est de faire vivre les dispositifs, de ne pas répéter les mêmes erreurs et de capitaliser sur les réussites.
Exemple de tableau de suivi pour l’évaluation d’un projet de formation interne
[Formation]
Vous souhaitez créer un cahier des charges, impliquer des prestataires internes et externes ou mesurer les résultats obtenus ?
Découvrez le programme de la formation Construire et piloter un projet formation.
Exemples d’exercices pratiques : mises en situation et études de cas (simulation d’entretien, choix d’un fournisseur, construction d’un tableau de bord…).
Pour résumer, un projet de formation interne efficace, c’est d’abord un besoin bien défini, une conception adaptée et des résultats visibles sur l’activité. En impliquant les équipes et en vérifiant ce qui change vraiment, vous optimisez l’investissement formation. Et demain ? La montée en puissance des IA génératives et du blended learning ouvre de nouvelles pistes à explorer.
