La formación y la tutoría constituyen una combinación muy eficaz para afianzar de forma duradera los competencias. Cuando cuenta con tutores cualificados, la tutoría permite estructurar el acompañamiento y la puesta en práctica, acelerar la autonomía y reforzar el impacto de la formación. Si se gestiona adecuadamente, también se convierte en una ventaja en materia de comunicación interno, que potencie el aprendizaje continuo y la imagen de la formación. Pero, en la práctica, ¿cómo hay que proceder? Las explicaciones de Julie Garnier, coach certificada y formadora.
Entre la formación y el dominio real de una competencia suele existir una brecha: la de la puesta en práctica. Entender un método no significa aún saber utilizarlo en situaciones concretas, con sus limitaciones, sus imprevistos y sus códigos profesionales.
Ahí es donde la tutoría desempeña un papel decisivo. Acompaña la transición del aprendizaje teórico a la práctica, facilitando las primeras experiencias, aportando retroalimentación y ayudando al empleado a ganar autonomía progresivamente. Pero para que surta estos efectos, la tutoría debe concebirse como un sistema en sí mismo, y no como un simple acompañamiento informal. Implica un marco, unos objetivos, momentos de intercambio, herramientas de seguimiento y tutores preparados para desempeñar su función.
Las ventajas de una tutoría estructurada
¿Te ha pasado alguna vez?
¿Un empleado que se desenvuelve bien en los cursos de formación, pero tiene dificultades en la práctica?
¿Un tutor experto en su campo, pero al que le cuesta explicar sus métodos?
¿Un tutor motivado, pero que no encuentra tiempo para acompañar al alumno?
¿Un alumno que no se atreve a hacer preguntas?
En estas situaciones, un programa de tutoría estructurado, con tutores bien preparados y un entorno adecuado, puede marcar la diferencia.
Cuando el programa de tutoría está bien estructurado y se lleva a cabo de forma continuada, sus efectos pueden observarse a varios niveles.
| Para el alumno | Para el tutor | Para la empresa |
| Aplicación práctica de los conocimientos adquiridos durante la formación | Valorización de la experiencia y los conocimientos técnicos | Una consolidación más duradera de las competencias |
| Acompañamiento en las primeras situaciones laborales reales | Desarrollo de competencias pedagógicas, interpersonales y de retroalimentación | Integración más sencilla de los nuevos empleados |
| Retroalimentación periódica y ajuste de las prácticas | Reflexión sobre las propias prácticas profesionales | Transmisión de conocimientos técnicos y tácitos |
| Aumento progresivo de la autonomía | Desarrollo de las capacidades de explicación y transmisión | Desarrollo de una cultura de aprendizaje y colaboración |
| Mejor comprensión de las expectativas, normas y códigos implícitos del entorno profesional | Participación activa en el desarrollo de las competencias internas | Consolidación y formalización de las prácticas profesionales |
| Fomento de la confianza y de la sensación de seguridad | Mayor reconocimiento y compromiso con la función de transmisión | Reducción del tiempo necesario para adquirir las competencias y adaptarse al puesto de trabajo |
Estos resultados también pueden aprovecharse en la comunicación interna, basándose en indicadores adecuados.
¿Por qué la formación por sí sola no siempre es suficiente?
La formación permite adquirir referencias, métodos o conocimientos. Sin embargo, por sí sola, no garantiza la aplicación duradera de las competencias en situaciones reales.
Cuando está bien estructurada y integrada en la formación, la tutoría crea las condiciones necesarias para transformar los conocimientos adquiridos en la formación en competencias que se pueden aplicar en el trabajo. Sirve para prolongar la formación en situaciones laborales reales, haciendo que el alumno sea protagonista de su propio aprendizaje y acompañándole progresivamente en la puesta en práctica, el ajuste y la asimilación de las competencias.
¿Cómo favorece la tutoría la asimilación de las competencias tras una formación?
A continuación, te ofrecemos algunas respuestas.
La tutoría para convertir las situaciones laborales en situaciones formativas
La tutoría permite aprender en el entorno laboral gracias a un acompañamiento adaptado y a la puesta en práctica de los conocimientos adquiridos. Una situación se convierte en formativa cuando se asocia a objetivos pedagógicos, a la explicación de las prácticas por parte del tutor y a momentos de reflexión sobre la experiencia.
El tutor hace que el alumno practique, observa, le da su opinión y fomenta la reflexión sobre la acción para desarrollar de forma duradera las competencias del alumno.
En algunos itinerarios, este aprendizaje adopta la forma de una AFEST (acción de formación en el entorno laboral), lo que implica un análisis previo de la actividad, un tutor designado, simulaciones organizadas, fases de reflexión, un registro del itinerario y una evaluación de los conocimientos adquiridos. La tutoría puede integrarse en este proceso, pero no toda tutoría es una AFEST.
Aprender de la experiencia gracias a la tutoría
Tomar distancia desempeña un papel fundamental en el aprendizaje experiencial. Según el ciclo de Kolb, la formación se imparte en 4 etapas :
- En primer lugar, vivir una experiencia real
- a continuación, observar y analizar la situación vivida
- pero también, aprender de ello
- en definitiva, aplicar lo aprendido a nuevas situaciones
El tutor acompaña al empleado al que asesora en cada etapa.
[Ejemplo práctico] ¿Cómo se convierte una situación laboral en una situación de aprendizaje?
Cuando el tutor acompaña a los asesores comerciales sobre el terreno, ya sea en ventas itinerantes, fijas por teléfono o en el punto de venta, las jornadas se planifican con antelación. Cada sesión de acompañamiento incluye objetivos pedagógicos concretos, puntos de seguimiento, situaciones de trabajo definidas de antemano, así como plantillas de evaluación de competencias y de análisis reflexivo.
Situación inicial
En sus primeras visitas a los clientes, un nuevo asesor comercial no domina aún las características de los productos, pero tiende a proponer rápidamente una solución antes de haber analizado suficientemente las necesidades del cliente. Por lo tanto, ante una objeción, no siempre consigue dar la respuesta más adecuada, ni siquiera defender su margen con argumentos pertinentes y convincentes.
Análisis con el tutor
Al finalizar la visita, el tutor le ayuda a analizar la situación planteándole algunas preguntas clave:
Tutor: ¿Cuál era el objetivo de esta visita?
Asesor: Comprender las necesidades del cliente y ofrecerle una solución adecuada.
Tutor: ¿Cómo viviste esa situación?
Asesor: Al principio me sentí cómodo, pero luego me sentí desconcertado cuando el cliente planteó una objeción relacionada con el precio.
Tutor: ¿Qué es lo que ha funcionado bien?
Asesor: He conseguido establecer contacto y presentar los productos con claridad.
Tutor: ¿Qué podrías haber hecho de otra manera?
Asesor: Propuse una solución demasiado deprisa, sin analizar en profundidad las necesidades del cliente. Cuando me planteó una objeción sobre el precio, ajusté mi precio sin pensarlo a la estimación que me había dado el cliente.
Tutor: Si pudieras volver a hacerlo, ¿qué cambiarías?
Asesor: Haría más preguntas y reformularía las necesidades antes de presentar una oferta, para la que prepararía previamente los argumentos de venta y el objetivo de ventas cuantificado.
El asesor identifica por sí mismo lo que ha logrado, las competencias que aún debe desarrollar y lo que pondrá en práctica en la próxima visita. De este modo, se convierte en protagonista de su propio progreso.
Puesta en practica
En las visitas siguientes, el asesor dedica más tiempo a hacer preguntas al cliente, a reformular sus necesidades y a adaptar su argumento de venta antes de proponer una solución.
Resultados
- Un mejor dominio de cómo gestionar las objeciones
- Respuestas más adaptadas a las necesidades del cliente
- Una mayor capacidad para analizar con perspectiva su práctica, identificar lo que ha funcionado y reproducirlo en las siguientes visitas
- Más autonomía y confianza en la relación con el cliente
Julien Billerach, formador, Würth France Formation
La tutoría para aprender a través de las interacciones y el contexto laboral
La tutoría también permite un aprendizaje «contextualizado». En otras palabras, las competencias se adquieren en su contexto de uso, a través de interacciones sociales y prácticas directamente relacionadas con el trabajo. El alumno aprende una cultura profesional y unas normas implícitas. Si se trata de una persona recién incorporada a la empresa, la tutoría desempeña un papel importante en su socialización profesional, su integración en el equipo y la construcción de su identidad profesional.
El aprendizaje cobra más sentido cuando está relacionado con situaciones que se dan en el trabajo.
Este aprendizaje en el puesto de trabajo se basa en una participación progresiva en las actividades profesionales. El alumno suele empezar observando, trabajando en pareja o realizando determinadas tareas con ayuda, antes de ir adquiriendo progresivamente un papel más autónomo en el funcionamiento del equipo.
De la transferencia de conocimientos a la adquisición de competencias: puntos clave que hay que recordar
La tutoría favorece la asimilación de las competencias tras una formación, ya que permite una aprendizaje experiencial, contextualizado y progresivo.
El tutor es un profesional en activo, en contacto directo con la realidad laboral, ya que participa directamente en la actividad.
El empleado que recibe orientación aprende cómo actuar, con quién, en qué contexto y siguiendo qué normas.
Por lo tanto, la formación y la tutoría se complementan: la formación aporta referencias, métodos, modelos y un marco, mientras que la tutoría permite su aplicación en situaciones reales de trabajo.
La tutoría vincula el aprendizaje con la actividad cotidiana, las interacciones profesionales y la realidad del terreno.
¿Por qué formar a los tutores?
La función de tutor no se improvisa. Implica una actitud, unos métodos y unas herramientas específicas.
Cuando la tutoría fracasa: los escollos que hay que prever
- Falta de comprensión del papel del tutor y de sus límites en relación con el responsable
- Dificultades para transmitir o explicar determinadas prácticas
- Falta de objetividad en la evaluación
- Dificultades de comunicación
- Acompañamiento insuficientemente estructurado
La formación de los tutores permite evitar algunos de estos escollos, proporcionándoles las pautas necesarias para:
- comprender mejor el papel del tutor
- desarrollar competencias andragógicas y relacionales
- estructurar el acompañamiento y el aprendizaje
Comprender el papel del tutor
La tutoría no se limita a desempeñar el papel de directivo, formador, mentor o coach. De hecho, implica una actitud y unas funciones específicas.
Por lo tanto, la función del tutor es:
- dar la bienvenida y facilitar la integración del empleado
- apoyar el aprendizaje en el entorno laboral
- transmitir competencias
- ayudar a comprender el entorno profesional, las normas y el funcionamiento de la organización
- seguir la evolución del empleado
- contribuir a la evaluación de los conocimientos adquiridos
- fomentar la autonomía
- servir de enlace con el equipo, la empresa y, en ocasiones, el centro de formación
Desarrollar competencias andragógicas y relacionales
Sin apoyo ni preparación, la tutoría suele basarse en prácticas implícitas y poco estructuradas, lo que puede limitar la calidad del aprendizaje.
De este modo, la formación ayuda al tutor a:
- comprender cómo aprenden los adultos
- convertir las situaciones laborales en situaciones formativas
- estructurar un proceso de aprendizaje
- explicar prácticas que, en ocasiones, se han convertido en automáticas
- apoyar el análisis reflexivo y la autoevaluación
- adaptar los métodos de acompañamiento a las necesidades, los perfiles y las modalidades de aprendizaje de las personas a las que se presta apoyo
- adaptar progresivamente el nivel de apoyo al grado de autonomía y al progreso de la persona a la que se presta apoyo
La formación enseña al tutor cómo guiar progresivamente al alumno hacia una mayor autonomía, para que pueda comprender, analizar y ajustar sus prácticas por sí mismo.
Además, permite desarrollar las habilidades interpersonales esenciales para garantizar un aprendizaje eficaz: crear un clima de confianza, fomentar las preguntas, practicar la escucha activa y ofrecer comentarios constructivos.
Estas prácticas favorecen el desarrollo del empleado, su integración en el equipo y su sensación de competencia, pertenencia y autonomía. Ahora bien, según la teoría de la autodeterminación (Deci y Ryan), estas tres dimensiones fomentan la motivación y el compromiso con el aprendizaje y el trabajo.
Adquirir herramientas y métodos para estructurar el acompañamiento a lo largo del tiempo
La formación proporciona al tutor pautas, métodos y herramientas para:
- preparar la llegada del alumno tutelado
- acoger e integrar al recién llegado
- establecer objetivos progresivos
- identificar las situaciones propicias para el aprendizaje
- organizar momentos de intercambio
- seguir la evolución del alumno y hacer más visible su aprendizaje
- evaluar los conocimientos adquiridos y las competencias desarrolladas
[Testimonio]
«La formación Convertirse en tutor de empresa Me ayudó a estructurar mejor el seguimiento del estudiante en prácticas, sobre todo al establecer una reunión de intercambio al final de cada periodo en la empresa, junto con una tabla de evaluación que permitía seguir su evolución de un periodo a otro. El estudiante en prácticas me ha transmitido comentarios positivos sobre estas reuniones de seguimiento, que le permitían tener una visión clara de sus logros y de las expectativas para el siguiente periodo.»
Responsable de comunicación, tutora en la empresa
Las herramientas que se utilizan en Würth France para estructurar el tutoría
| Herramienta / documento | Utilidad en la tutoría |
| Cuaderno de integración (itinerario inicial de integración) | Planificar la integración y las primeras etapas del desarrollo de competencias por bloques. Organizar las actividades del tutor, las formaciones, el acompañamiento en el puesto de trabajo (AFEST), las entrevistas y las evaluaciones. |
| Descripciones de puestos, marcos de competencias | Definir las competencias esperadas, establecer los objetivos pedagógicos y estructurar los itinerarios formativos. |
| Desglose de competencias y capacidades | Estructurar las progresiones pedagógicas. |
| Tablas de clasificación de las situaciones laborales | «Examinar minuciosamente la situación laboral», analizar con precisión las actividades realizadas e identificar las competencias utilizadas. |
| Escalera didáctica, guion didáctico y guía de seguimiento | Estructurar la formación y el aprendizaje a lo largo del tiempo: secuencias y sesiones, materiales, recursos, organización… |
| Plan de integración, cuaderno de seguimiento y evaluaciones/entrevistas periódicas | Organizar el acompañamiento a largo plazo, hacer un seguimiento del progreso y ajustar el itinerario si es necesario. |
| Plantillas de análisis reflexivo con la pregunta «si tuviera que volver a hacerlo» | Analizar las situaciones vividas, expresar con palabras la propia experiencia, tomar distancia respecto a la propia práctica y situarse en perspectiva en el marco de la propia formación y el desarrollo de competencias. |
| Informe de sorpresa del alumno | Expresar su opinión sobre su integración, sus dificultades, los malentendidos o lo que le ha sorprendido. |
| Documentos de fin de formación y evaluaciones inmediatas / a posteriori | Recabar opiniones sobre la formación, evaluar ciertas deficiencias y adaptar el acompañamiento. |
[Testimonio]
«A veces, estas herramientas me han permitido encontrar modelos teóricos que se ajustaban a cosas que ya hacía de forma intuitiva. Permiten perfeccionar una práctica ya existente, precisarla, reorientarla, redefinirla o darle un nuevo rumbo. También es una forma de autocorrección de la propia actuación o del propio modo de funcionar».»
Julien Billerach, formador, Würth France Formation
¿Por qué formar a los tutores?
Sin un marco definido, la tutoría suele basarse en una transmisión informal, fundamentada en prácticas ya existentes que se reproducen sin cuestionarlas. Este enfoque puede funcionar, pero deja muchas cosas implícitas y ofrece poco margen para el análisis (en particular, el reflexivo) o para el ajuste.
La formación permite, en primer lugar, comprender los mecanismos del aprendizaje y estructurar mejor la transmisión de competencias. La formación ofrece puntos de referencia para diseñar itinerarios pedagógicos estructurados, progresivos y adaptados.
También ayuda a distinguir entre competencias y capacidades. Gracias a la escalera pedagógica y a las tablas de análisis, el tutor puede organizar el desarrollo de las competencias, seguir la evolución del alumno, realizar entrevistas de seguimiento, evaluar los conocimientos adquiridos y adaptar su acompañamiento.
Por último, la formación proporciona al tutor un marco más preciso para comprender mejor las relaciones interpersonales, ajustar su actitud y su comunicación, y desarrollar habilidades de escucha, retroalimentación y regulación. En mi caso, también ha sido una oportunidad para tomar distancia respecto a mis prácticas, cuestionarlas y hacerlas evolucionar.
Julien Billerach, formador, Würth France Formation
La formación permite al tutor desarrollar las competencias necesarias para desempeñar su labor. Pero la empresa también debe crear un entorno propicio : elegir a un tutor disponible, dedicarle tiempo para acompañar al alumno y repasar las situaciones vividas, aclarar la coordinación con el responsable y definir objetivos y herramientas de seguimiento. De este modo, el programa gana en credibilidad, ya que los progresos de los alumnos resultan más fáciles de observar y valorar a nivel interno.
Cómo sacar partido a la tutoría en el ámbito del marketing de la formación interna
Para que la tutoría se convierta en una herramienta de marketing interno de la formación, la empresa debe:
- estructurar el sistema
- seguir sus efectos
- identificar los resultados que puedan aprovecharse
El ejemplo de Würth France muestra cómo la formación, el acompañamiento en el puesto de trabajo y la certificación pueden combinarse, al tiempo que dan lugar a trayectorias y resultados que la empresa puede dar a conocer a nivel interno.
[Ejemplo concreto] Un tutoría estructurada al servicio de la formación continua
En Würth France, la tutoría forma parte de la política de formación continua. Integrada en los programas de incorporación y profesionalización, complementa la formación teórica con un acompañamiento sobre el terreno y evaluaciones periódicas, tanto para los nuevos empleados como para aquellos que están en proceso de desarrollo profesional.
Lo que se ha puesto en marcha
- Itinerario de integración inicial estructurado y formalizado en un «Passbook», con una duración de entre tres días y dos semanas, dependiendo de los servicios, y que posteriormente se prolonga con un itinerario de formación y profesionalización de entre 10 y 12 meses.
- Tutoría integrada en los itinerarios de profesionalización, institucionalizada y financiada por los mecanismos del sector y la OPCO AKTO
- Formación de tutores y maestros de aprendizaje
- Conexión entre los conocimientos teóricos, la tutoría sobre el terreno y AFEST
- Proceso pedagógico estructurado: diagnóstico, formación teórica, entrenamiento supervisado, entrenamiento autónomo y, posteriormente, evaluación de las competencias
- Herramientas de seguimiento, calendarios y reuniones programadas con antelación para acompañar el progreso a lo largo del tiempo
- Itinerarios formativos que pueden conducir a la obtención de certificados de cualificación profesional (CQP) en ventas y gestión de equipos, con el fin de reconocer y valorar las competencias adquiridas
Algunos datos sobre los recursos movilizados
- Asesores comerciales sobre el terreno: 6 sesiones de formación, es decir, 140 horas, y 6 sesiones de acompañamiento, es decir, unas 100 horas, con unas veinte situaciones observadas
- Asesores comerciales fijos: 70 horas de formación sobre productos, 28 horas de formación en técnicas de venta y 50 horas de formación práctica con acompañamiento
Estos datos ponen de manifiesto la inversión destinada a la formación y al acompañamiento.
Resultados observados
- Mayor integración y fidelización de los empleados, en un contexto en el que la tasa de rotación ha pasado del 30 % al 10 % en 15 años
- Trayectorias profesionales valorizadas gracias a las CQP, lo que favorece la promoción interna
- Cultura de la transmisión: los empleados que reciben formación se convierten a su vez en formadores
- Formación valorada a nivel interno, que refuerza la imagen de la empresa como empleador y la implantación del programa en otras entidades del grupo
«Te formo para que tú, a tu vez, formes a otros. Ese es el objetivo último de la formación.»
Julien Billerach, formador, Würth France Formation
Este ejemplo pone de manifiesto varios resultados que pueden ser objeto de seguimiento y valoración. En términos más generales, la empresa puede basarse en distintos indicadores para evaluar de forma objetiva los efectos de la tutoría.
Algunos indicadores para evaluar de forma objetiva los efectos de la tutoría
Para identificar los indicadores más relevantes, la empresa puede partir de preguntas como:
| Preguntas que hay que plantearse | Ejemplos de indicadores |
| ¿Qué progresos observas en el alumno al que das clases particulares? | – Aumento de la autonomía – Tiempo necesario para estar operativo |
| ¿Qué cambios observas en sus prácticas? | – Calidad de las prácticas – Reducción de errores o dificultades |
| ¿Qué efectos observas en su integración y en su trayectoria profesional? | – Integración en el equipo – Superación de los itinerarios de formación profesional o obtención de una certificación – Evolución interna |
| ¿Qué efectos observas en la empresa? | – Coste de integración – Fidelización o tasa de abandono – Satisfacción de los empleados |
La tutoría permite reducir en 30 % el tiempo necesario para alcanzar la autonomía, en 47 % la tasa de rescisión de contratos y en 28 % el coste de integración.
Fuente : CCI Francia, ficha de certificación «Desempeñar la función de tutor en la empresa», publicada en el Directorio específico de France compétences.
Estos elementos pueden ser destacados en las comunicaciones de RR. HH., los boletines informativos internos, la intranet o incluso los programas de incorporación, haciendo hincapié en:
- testimonios y opiniones
- itinerario de progresión
- tutores y expertos internos
- intercambio de buenas prácticas
- procesos de integración exitosos
- cambios internos
- medidas de apoyo y desarrollo de competencias
En definitiva, la tutoría contribuye a que el aprendizaje continuo sea más concreto, visible y esté más arraigado en la organización. Al potenciar la transmisión de conocimientos, el acompañamiento, el intercambio de experiencias y el desarrollo de competencias, contribuye al desarrollo de una organización que aprende. De este modo, la empresa demuestra que invierte en el desarrollo de sus equipos y en la mejora colectiva de las competencias, lo que puede contribuir a reforzar el compromiso de los colaboradores, la valoración de los empleados con experiencia, la integración de los recién incorporados, así como el atractivo y la credibilidad de los programas de formación interna.
