Tussen incidenten, op te leveren projecten, spoedverzoeken, verschuivingen in prioriteiten en oproepdiensten door worden IT-teams regelmatig geconfronteerd met periodes van hoge werkdruk. Om te voorkomen dat deze intense werkdruk een blijvend karakter krijgt, speelt de organisatie van het werk een essentiële rol. Hier volgen 8 goede praktijken die u in gedachten kunt houden om het team te beschermen en tegelijkertijd de efficiëntie te behouden.
1. De prioriteiten verduidelijken
Zorg voor duidelijkheid om het «alles is dringend»-effect te voorkomen.
Bepaal welke taken echt prioriteit hebben en maak de afwegingen duidelijk. Iedereen moet weten wat onmiddellijk moet worden afgehandeld, wat kan wachten en wat kan worden uitgesteld.
Memorieflex: Maximaal drie prioriteiten tegelijk, duidelijke verantwoordelijkheden en realistische deadlines.
2. De communicatie bevorderen
Problemen signaleren voordat ze kritiek worden.
Organiseer korte, regelmatige teamvergaderingen om knelpunten in kaart te brengen, belangrijke informatie te delen en de werkdruk te beoordelen. Moedig iedereen op een vriendelijke manier aan om een te hoge werkdruk of moeilijkheden onmiddellijk te melden. .
Memorieflex: regelmatig vragen: «Wat houdt je tegen? Wat heb je nodig?»
3. Pauzes en ontspanning aanmoedigen
Herstel hoort bij het werk, vooral na een intensieve periode.
Vermijd een eindeloze aaneenschakeling van vergaderingen, tickets en verzoeken. Moedig pauzes aan, zorg ervoor dat er tijd is om zich te concentreren en houd je zoveel mogelijk aan de tijden waarop je niet bereikbaar bent.
Memorieflex: Zorg na een intensieve sprint of een ernstig incident voor voldoende hersteltijd.
4. De wachtdiensten eerlijk verdelen
Zorg ervoor dat de druk niet altijd op dezelfde mensen rust.
Zorg voor een duidelijke, eerlijke en tijdig vastgestelde dienstroostering. Voorzie in aflossingen in geval van problemen en houd rekening met werkzaamheden die ’s nachts of tijdens rustperiodes worden uitgevoerd.
Memorieflex: Na een zware dienst de werkdruk voor de volgende dag opnieuw inschatten.
5. Processen vereenvoudigen
Minder onnodige taken betekent ook minder druk.
Zoek naar repetitieve handelingen, overbodige controles en onnodig ingewikkelde processen. Automatiseer wat geautomatiseerd kan worden en besteed regelmatig tijd aan het terugdringen van de technische schuld.
Memorieflex: zich afvragen: «Welke repetitieve taak zou kunnen worden geschrapt, vereenvoudigd of geautomatiseerd?»
6. Training in stressbeheersing
Teams helpen om eenvoudige en direct toepasbare reflexen te ontwikkelen.
Stel methoden voor om prioriteiten te stellen, tijd te beheren, je te concentreren of te herstellen. Deze hulpmiddelen moeten een aanvulling vormen op de organisatorische maatregelen en mogen niet worden gebruikt om een voortdurende overbelasting te compenseren.
Memorieflex: tevens invloed uitoefenen op de organisatie van het werk en op de individuele middelen.
7. Het management op het werk ondersteunen
Signalen van overbelasting herkennen en snel ingrijpen.
Ongewone vermoeidheid, prikkelbaarheid, terugtrekken, concentratieproblemen, herhaaldelijke fouten of een gebrek aan motivatie kunnen wijzen op een situatie van overbelasting. De leidinggevende moet het gesprek kunnen aangaan en samen met de medewerker naar concrete oplossingen zoeken.
8. Successen benadrukken
Wacht niet tot er grote projecten zijn om het geleverde werk te erkennen.
Benadruk de vooruitgang, bedank voor de bijdragen en vier de gezamenlijke successen: het oplossen van een incident, de oplevering van een project, de verbetering van een proces of onderlinge hulp tussen collega’s. Erkenning draagt ertoe bij dat de geleverde inspanningen zin krijgen.
Memorieflex: succesen net zo zichtbaar maken als de problemen.
Om stress op lange termijn te beperken, denk eens aan P.C.R.: Prioriteiten stellen, Communiceren, Herstellen.
Een goed presterend IT-team is geen team dat voortdurend onder druk staat: het is een team dat weet waar je je inspanningen op moet richten, wanneer je om hulp moet vragen en wanneer je moet herstellen.
Ontspanning is geen luxe: het is een essentiële voorwaarde voor duurzame prestaties.
