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Formation Préparer votre passage à la GED, les meilleures pratiques
analyse documentaire, plan de classement et indexation

Stage pratique
Durée : 3 jours
Réf : GPD
Prix  2019 : 2030 € H.T.
Pauses et déjeuners offerts
  • Programme
  • Participants / Prérequis
  • Intra / sur-mesure
Programme

Ce stage pratique vous permettra d'appréhender toutes les étapes préliminaires à la mise en oeuvre d'une solution de GED ou de gestion de contenu d'entreprise. Vous apprendrez à organiser et à indexer votre fond documentaire et identifierez les types de contenu dont vous avez besoin.

Objectifs pédagogiques

  • Identifier les éléments de l'analyse documentaire
  • Créer un plan de classement
  • Indexer des contenus
  • Modéliser des flux documentaires
  • Créer des modèles de contenu

Travaux pratiques

Chaque module de l'exposé pédagogique s'accompagne d'ateliers permettant de mettre en pratique les méthodologies sur des cas concrets et réalistes.

Méthodes pédagogiques

Exposés pédagogiques accompagnés d'exemples et d'ateliers collectifs ou individuels.
PROGRAMME DE FORMATION

Identifier les éléments de l'analyse documentaire

  • Le cycle de vie des documents.
  • Les référentiels documentaires.
  • Le dossier d'analyse : plans de classement, tableaux de gestion, règles de conservation.
  • Identifier les différents types de documents.
  • L'acquisition et l'utilisation des métadonnées.
  • Les principales normes et standards utiles à l'analyste.
  • Les logiciels documentaires.

Etude de cas
Présentation d'un dossier d'analyse.

Créer le plan de classement

  • Les grandes classifications universelles.
  • Définir le périmètre du champ documentaire.
  • Analyser les activités et identifier les relations entre les activités et les documents selon la norme ISO-26122.
  • Méthodologie de conception adaptée.
  • Test et évaluation.
  • Les outils logiciels d'aide à la création.

Travaux pratiques
Proposer le plan de classement d'un échantillon de documents.

Indexer les contenus

  • Règles et méthodes d'indexation.
  • Choisir les métadonnées descriptives des contenus.
  • Définir une stratégie d'indexation : listes d'autorité, folksonomies...
  • Choisir les organisations d'index à implémenter : thesaurus, taxonomies, catégorisations...
  • Les logiciels d'aide à l'indexation.

Travaux pratiques
A l'aide du dossier d'analyse documentaire, proposer une organisation pour indexer un échantillon de documents.

Modéliser les flux documentaires

  • Identifier et représenter les flux documentaires.
  • Compléter le dossier d'analyse documentaire : profils utilisateur et matrices de workflow.
  • Formaliser la circulation des documents entre les utilisateurs.
  • Les logiciels d'aide à la modélisation.

Travaux pratiques
Compléter le dossier d'analyse documentaire pour représenter la circulation des documents dans une chaîne de validation.

Créer les modèles de contenu

  • Identifier les types de contenu.
  • Définir les propriétés, les aspects et les associations.
  • Utiliser les modèles de contenu dans la recherche et le classement des documents.

Démonstration
Création d'un modèle de contenu avec Drupal et Alfresco.

Finaliser le dossier d'analyse documentaire

  • Analyser la qualité et la pertinence de l'organisation documentaire. Faire évoluer le plan de classement.

Démonstration
Mettre en oeuvre le dossier d'analyse documentaire dans une solution logicielle.

Participants / Prérequis

» Participants

Toute personne impliquée dans un projet de GED ou de gestion de contenu.

» Prérequis

Connaissances de base des concepts fondamentaux de la GED. Ou connaissances équivalentes à celles apportées par le cours Gestion électronique de documents (réf. GDO).
Intra / sur-mesure

Demande de devis intra-entreprise
(réponse sous 48h)

Vos coordonnées

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PARIS

Horaires

Les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Les participants sont accueillis à partir de 8h45.
Pour les stages pratiques de 4 ou 5 jours, les sessions se terminent à 15h30 le dernier jour.