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Classer utile, rapide, efficace

Classer utile, rapide, efficace

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Méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l'information. Elaboration de plans de classement et organisation des procédures d'archivage et de consultation (papier et électronique). Gestion des espaces de travail. Point législatif et procédures de sécurité.


Inter
Intra
Sur mesure

Cours pratique en présentiel ou en classe à distance

Réf. CLA
Prix : 1450 € H.T.
  2j - 14h
Pauses-café et
déjeuners offerts




Méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l'information. Elaboration de plans de classement et organisation des procédures d'archivage et de consultation (papier et électronique). Gestion des espaces de travail. Point législatif et procédures de sécurité.

Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :
  • Utiliser les méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l'information
  • Choisir une méthode de classement en fonction de l'information et de son usage
  • Organiser et pérenniser son classement que ce soit en version papier ou informatique
  • Mettre en place les procédures de classement et d'archivage

Public concerné
Toutes les personnes amenées à organiser le classement de ses propres dossiers et la gestion de la documentation. Assistant(e) ou service administratif.

Prérequis
Aucune connaissance particulière.

Programme de la formation

Définir et comprendre les caractéristiques d'un classement

  • L'usage du dossier : information, action...
  • Les caractéristiques d'un dossier : qui, quand, quelle forme
  • Le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.
  • Les différents outils et méthodes de classement.
Travaux pratiques
Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement des documents. Analyses des critères et des outils.

Organiser et "faire vivre" son classement

  • Instaurer une logique commune.
  • Identifier les principaux effets d'une mauvaise organisation personnelle.
  • Rationaliser son espace de travail.
  • Réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation.
Travaux pratiques
Cas d'organisation de classement.

Analyser l'information et choisir une méthode de classement

  • Analyser l'information à traiter dans son service.
  • Identifier les atouts et contraintes.
  • Mettre en œuvre les quatre principes du classement.
  • Connaître les différents outils pour une vue globale : To-do-list, carte conceptuelle.
  • Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs.
Travaux pratiques
Les outils et méthodes du classement.

Organiser le classement sur ordinateur

  • Choisir une arborescence claire pour tous.
  • Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers.
  • Utiliser les astuces de rangement sur la messagerie.
Travaux pratiques
Exercice d'arborescences.

Faciliter l'accès de tous à l'information

  • Définir la démarche pour réorganiser le classement existant d'un service.
  • Elaborer un plan de classement.
  • Faire coïncider le classement papier et informatique.
  • Mettre en place un classement compréhensible par tous : le tri et la restructuration des dossiers.
Travaux pratiques
Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place

Instaurer des procédures de classement et d'archivage

  • Identifier l'emprunteur et l'utilité de la fiche.
  • Déterminer une procédure de reclassement : qui, où, comment ?
  • Définir les modalités de gestion des documents. Procédure de sécurité.
  • Contrôler et définir les modalités d'accès aux fichiers.
  • Connaître la durée légale de conservation des documents.
  • Découvrir la GED.
Travaux pratiques
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en œuvre pour élaborer son plan de classement.


Modalités pratiques
Travaux pratiques
Alternance d'apports théoriques et pratiques : à partir de l'expérience de chaque participant, analyse et amélioration de son efficacité

Modalités d'évaluation
Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques…
Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

Parcours certifiants associés
Pour aller plus loin et renforcer votre employabilité, découvrez les parcours certifiants qui contiennent cette formation :

Solutions de financement
Pour trouver la meilleure solution de financement adaptée à votre situation : contactez votre conseiller formation.
Il vous aidera à choisir parmi les solutions suivantes :
  • Le plan de développement des compétences de votre entreprise : rapprochez-vous de votre service RH.
  • Le dispositif FNE-Formation.
  • L’OPCO (opérateurs de compétences) de votre entreprise.
  • Pôle Emploi sous réserve de l’acceptation de votre dossier par votre conseiller Pôle Emploi.
  • Le plan de développement des compétences de votre entreprise : rapprochez-vous de votre service RH.
  • Le dispositif FNE-Formation.
  • L’OPCO (opérateurs de compétences) de votre entreprise.
  • Pôle Emploi sous réserve de l’acceptation de votre dossier par votre conseiller Pôle Emploi.

Avis clients
4,4 / 5
Les avis clients sont issus des évaluations de fin de formation. La note est calculée à partir de l’ensemble des évaluations datant de moins de 12 mois. Seules celles avec un commentaire textuel sont affichées.
GRAND-EST C.
31/03/22
5 / 5

On a passé rapidement les 10 règles d’or
PIERRE C.
31/03/22
5 / 5

méthode pédagogique interactive, bienveillante, avec le smile , très dynamique, et à l’écoute. Outils proposés accessibles et utilisables personnellement, exercices concrets
LAUBE LAETITIA O.
20/09/21
5 / 5

Très bonne formation et super animatrice




Horaires
En présentiel, les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Les participants sont accueillis à partir de 8h45. Les pauses et déjeuners sont offerts.
En classe à distance, la formation démarre à partir de 9h.
Pour les stages pratiques de 4 ou 5 jours, quelle que soit la modalité, les sessions se terminent à 15h30 le dernier jour.

Dates et lieux
Pour vous inscrire, sélectionnez la ville et la date de votre choix.
Du 8 au 9 septembre 2022 *
FR
Classe à distance
Session garantie
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Du 8 au 9 septembre 2022
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Paris La Défense
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Du 15 au 16 décembre 2022
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Paris La Défense
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Du 15 au 16 décembre 2022
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Classe à distance
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