Nos domaines de formation :

Formation Classer utile, rapide, efficace

4,6 / 5
Stage pratique
Durée : 2 jours
Réf : CLA
Prix  2018 : 1390 € H.T.
Pauses et déjeuners offerts
  • Programme
  • Cycles certifiants
  • Participants / Prérequis
  • Intra / sur-mesure
  • avis vérifiés
Programme

Méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l'information. Elaboration de plans de classement et organisation des procédures d'archivage et de consultation (papier et électronique). Gestion des espaces de travail. Point législatif et procédures de sécurité.

Objectifs pédagogiques

  • Utiliser les méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l'information
  • Choisir une méthode de classement en fonction de l'information et de son usage
  • Organiser et pérenniser son classement que ce soit en version papier ou informatique
  • Mettre en place les procédures de classement et d'archivage

Travaux pratiques

Alternance d'apports théoriques et pratiques : à partir de l'expérience de chaque participant, analyse et amélioration de son efficacité
PROGRAMME DE FORMATION

Définir et comprendre les caractéristiques d'un classement

  • L'usage du dossier : information, action...
  • Les caractéristiques d'un dossier : qui, quand, quelle forme
  • Le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.
  • Les différents outils et méthodes de classement.

Travaux pratiques
Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement des documents. Analyses des critères et des outils.

Organiser et "faire vivre" son classement

  • Instaurer une logique commune.
  • Identifier les principaux effets d'une mauvaise organisation personnelle.
  • Rationaliser son espace de travail.
  • Réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation.

Travaux pratiques
Cas d'organisation de classement.

Analyser l'information et choisir une méthode de classement

  • Analyser l'information à traiter dans son service.
  • Identifier les atouts et contraintes.
  • Mettre en œuvre les quatre principes du classement.
  • Connaître les différents outils pour une vue globale : To-do-list, carte conceptuelle.
  • Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs.

Travaux pratiques
Les outils et méthodes du classement.

Organiser le classement sur ordinateur

  • Choisir une arborescence claire pour tous.
  • Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers.
  • Utiliser les astuces de rangement sur la messagerie.

Travaux pratiques
Exercice d'arborescences.

Faciliter l'accès de tous à l'information

  • Définir la démarche pour réorganiser le classement existant d'un service.
  • Elaborer un plan de classement.
  • Faire coïncider le classement papier et informatique.
  • Mettre en place un classement compréhensible par tous : le tri et la restructuration des dossiers.

Travaux pratiques
Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place

Instaurer des procédures de classement et d'archivage

  • Identifier l'emprunteur et l'utilité de la fiche.
  • Déterminer une procédure de reclassement : qui, où, comment ?
  • Définir les modalités de gestion des documents. Procédure de sécurité.
  • Contrôler et définir les modalités d'accès aux fichiers.
  • Connaître la durée légale de conservation des documents.
  • Découvrir la GED.

Travaux pratiques
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en œuvre pour élaborer son plan de classement.

Cycles certifiants
Participants / Prérequis

» Participants

Toutes les personnes amenées à organiser le classement de ses propres dossiers et la gestion de la documentation. Assistant(e) ou service administratif.

» Prérequis

Aucune connaissance particulière.
Intra / sur-mesure
Programme standard     Programme sur-mesure
Oui / Non

Vos coordonnées

Avis vérifiés
picto avis vérifiés
Sylvie C. 01/10/2018
4 / 5
CONTENU DENSE ET PEDAGOGIE ADAPTEE A L'AUDITOIRE

Anne-Sophie M. 01/10/2018
5 / 5
2eme journée particulièrement interressante mais me rends compte de l'utilité de la 1ère => indissociables!
Avis client 4,6 / 5

Les avis client sont issus des feuilles d’évaluation de fin de formation. La note est calculée à partir de l’ensemble des avis datant de moins de 12 mois.

Pour vous inscrire

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PARIS

Horaires

Les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Les participants sont accueillis à partir de 8h45.
Pour les stages pratiques de 4 ou 5 jours, les sessions se terminent à 15h30 le dernier jour.