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Formation : Utiliser l’intelligence artificielle comme assistant bureautique

Formation pratique - 1j - 7h00 - Réf. IHP
Prix : 520 € H.T.

Utiliser l’intelligence artificielle comme assistant bureautique


Voir le programme en anglais


Nouvelle formation

Cette formation a pour objectif de permettre aux agents d’utiliser l’intelligence artificielle générative comme outil d’aide à la bureautique, afin de gagner du temps, améliorer la qualité des productions et structurer les pratiques, tout en conservant un contrôle humain systématique. La formation insiste sur les bonnes pratiques, les limites de l’IA dans les pratiques professionnelles.


INTER
INTRA
SUR MESURE

Formation pratique en présentiel ou à distance
Formation disponible en anglais, à la demande

Réf. IHP
  1j - 7h00
520 € H.T.
Pauses-café et
déjeuners offerts

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Cette formation a pour objectif de permettre aux agents d’utiliser l’intelligence artificielle générative comme outil d’aide à la bureautique, afin de gagner du temps, améliorer la qualité des productions et structurer les pratiques, tout en conservant un contrôle humain systématique. La formation insiste sur les bonnes pratiques, les limites de l’IA dans les pratiques professionnelles.


Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :
Comprendre ce que l’IA peut réellement apporter dans un contexte bureautique
Rédiger des prompts efficaces adaptés à chaque outil
Rédiger, corriger et synthétiser des contenus
Analyser et restructurer des données
Préparer des présentations professionnelles
Optimiser la gestion des courriels
Identifier les bonnes pratiques, limites et risques (confidentialité, fiabilité, dépendance).

Public concerné
Agents de la fonction publique.

Prérequis
Aucun

Méthodes et moyens pédagogiques
Méthodes pédagogiques
Alternance d'exposés et de travaux pratiques.

Modalités d'évaluation
Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques…
Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

Programme de la formation

1
Comprendre le rôle de l’IA et dédiger des prompts efficaces en bureautique

  • Ce que l’IA peut faire dans Excel, Word, Outlook, PowerPoint
  • Bonnes pratiques générales : toujours tester, relire et contextualiser
  • Bonnes pratiques du RIA et de la CNIL
  • Définition d’un prompt
  • Pourquoi un prompt mal formulé produit de mauvais résultats
Travaux pratiques
Traduire un besoin bureautique en instructions claires pour une IA. Correction de prompts mal formulés.

2
Excel : Exploiter l’IA pour comprendre et produire

  • Explication de formules complexes
  • Nettoyage de données : doublons, formats incohérents, valeurs manquantes
  • Création de formules conditionnelles
Travaux pratiques
Utiliser l’IA comme aide à l’analyse et à la construction de formules Excel.

3
Outlook et Word : Aide à la rédaction et à l’organisation

  • Reformulation d’un courriel maladroit
  • Création de réponses types
  • Aide à la rédaction d’accusés de réception
  • Structuration d’une réponse professionnelle
  • Aide à la création de règles Outlook (sans automatisation externe)
  • Transformer des notes brutes en document structuré
  • Simplifier un document pour un public non expert
  • Création de synthèses claires et exploitables
Travaux pratiques
Améliorer la qualité et l’homogénéité des communications écrites. Produire des documents professionnels clairs et structurés

4
PowerPoint : Créer une présentation structurée

  • Élaboration du plan d’une présentation
  • Adaptation au public
  • Limitation du jargon
Travaux pratiques
Réaliser un plan, une présentation avec l’IA pour clarifier les messages, pas pour les surcharger.


Solutions de financement
Plusieurs solutions existent pour financer votre formation et dépendent de votre situation professionnelle.
Découvrez-les sur notre page Comment financer sa formation ou contactez votre conseiller formation.

Horaires
Les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Les participants sont accueillis à partir de 8h45. Les pauses et déjeuners sont offerts.
Pour les formations de 4 ou 5 jours, quelle que soit la modalité, les sessions se terminent à 16h le dernier jour.
PARTICIPANTS
Agents de la fonction publique.

PRÉREQUIS
Aucun

COMPÉTENCES DU FORMATEUR
Les experts qui animent la formation sont des spécialistes des matières abordées. Ils ont été validés par nos équipes pédagogiques tant sur le plan des connaissances métiers que sur celui de la pédagogie, et ce pour chaque cours qu’ils enseignent. Ils ont au minimum cinq à dix années d’expérience dans leur domaine et occupent ou ont occupé des postes à responsabilité en entreprise.

MODALITÉS D’ÉVALUATION
Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques…
Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

MOYENS PÉDAGOGIQUES ET TECHNIQUES
• Les moyens pédagogiques et les méthodes d’enseignement utilisés sont principalement : aides audiovisuelles, documentation et support de cours, exercices pratiques d’application et corrigés des exercices pour les formations pratiques, études de cas ou présentation de cas réels pour les séminaires de formation.
• À l’issue de chaque formation ou séminaire, ORSYS fournit aux participants un questionnaire d’évaluation du cours qui est ensuite analysé par nos équipes pédagogiques.
• Une feuille d’émargement par demi-journée de présence est fournie en fin de formation ainsi qu’une attestation de fin de formation si le participant a bien assisté à la totalité de la session.

MODALITÉS ET DÉLAIS D’ACCÈS
L’inscription doit être finalisée 24 heures avant le début de la formation.

ACCESSIBILITÉ AUX PERSONNES HANDICAPÉES
Pour toute question ou besoin relatif à l’accessibilité, vous pouvez joindre notre équipe PSH par e-mail à l’adresse psh-accueil@orsys.fr.