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Témoignage client | ViaPro
Accompagner la prise de fonction de plus de 50 assistantes de direction
Domaine de compétences
Office manager - Assistante
Profil des participants
Assistantes administratives
Format pédagogique utilisé
Parcours sur mesure, en présentiel : 4 sessions de 1 jour / mois pendant 5 mois
Personnes formées
Plus de 50 assistantes formées
Nous avons particulièrement apprécié la capacité d’ORSYS à construire un programme sur mesure, adapté à nos besoins et à l’évolution des missions de nos assistantes. Les retours des participantes ont été très positifs, aussi bien à chaud qu’à froid.
Laëtitia BROHET, Directrice des Ressources, Humaines, GIP ViaPro
Le projet
Préparer plus de 50 assistantes administratives à leur prise de fonction comme assistantes de direction.
Le contexte et le besoin
Le projet est né dans le cadre d’une réorganisation et de la territorialisation de nos activités, avec le déploiement d’antennes sur le territoire. Cette évolution a entraîné une modification des missions de nos assistantes administratives et une révision de leurs fiches de poste.
Leur activité a progressivement évolué vers des fonctions d’assistantes de direction. Nous souhaitions donc leur proposer un socle commun de connaissances afin de les accompagner dans cette prise de fonction et de leur permettre d’être encore plus performantes dans leurs nouvelles missions.
La réponse ORSYS
Un parcours de formation construit sur mesure
Nous avons formé plus de 50 assistantes réparties en quatre sessions, à raison d’une journée de formation par mois entre janvier et avril.
Le programme a été construit sur mesure, à partir de notre cahier des charges et de nos besoins opérationnels. Nous avons échangé avec Simon et la formatrice afin de préciser les objectifs du projet et de construire un parcours adapté aux futures missions des assistantes.
Une cinquième journée complémentaire a ensuite été organisée fin mai pour faire le lien entre les connaissances acquises pendant la formation et la concrétisation de leurs nouvelles missions, avant leur prise de fonction en septembre.
Quel format pédagogique avez-vous choisi ?
Une formation en présentiel, au plus près du terrain
Les formations se sont déroulées en présentiel au siège de ViaPro, à Lille. Comme les assistantes exercent au quotidien dans différents lycées et établissements, ce temps passé au siège leur a permis de se retrouver, de partager leurs pratiques et de renforcer leur lien avec ViaPro et leur ligne managériale.
Le programme a été validé rapidement, avec seulement quelques ajustements. L’ingénierie pédagogique et les contenus proposés correspondaient dès le départ aux besoins identifiés.
Pourquoi avoir choisi ORSYS ?
Une expertise et un programme adaptés à nos besoins
Nous avons choisi ORSYS car nous avions déjà l’habitude de travailler avec cet organisme. Pour nos formations, nous consultons généralement plusieurs prestataires et nous sélectionnons les propositions en fonction de leur coût, mais aussi de la pertinence des contenus.
Dans le cadre de ce projet, nous avons particulièrement apprécié la capacité d’ORSYS à proposer un programme véritablement sur mesure, construit en fonction de notre cahier des charges et de nos besoins opérationnels.
Les échanges en amont avec les équipes ORSYS et la formatrice ont permis de bien définir nos attentes et d’ajuster le programme avant son déploiement.
Bilan de la formation
Des retours très favorables
Les formations se sont déroulées sans difficulté et les retours des assistantes ont été très positifs. Les participantes ont pris leurs nouvelles fonctions en septembre.
Nous réalisons systématiquement des enquêtes de satisfaction à chaud, puis à froid, trois mois après la formation. Les résultats obtenus à ces deux étapes ont été très favorables.
Nous suivons également le transfert des acquis au moyen d’échanges entre les managers et les collaborateurs formés. Il est parfois difficile d’obtenir tous les retours des managers, mais cette démarche nous permet d’évaluer plus précisément l’application des compétences acquises dans le cadre professionnel.
À propos de ViaPro
ViaPro est un groupement d’intérêt public qui intervient en soutien du rectorat de l’académie de Lille, sur les volets administratif et financier. L’organisme héberge notamment un centre de formation d’apprentis académique, qui accompagne aujourd’hui plus de 6 000 apprentis.
ViaPro compte environ 400 agents, dont les deux tiers sont implantés au sein d’un réseau territorial principalement composé d’unités de formation d’apprentis. Ces équipes sont notamment présentes dans des lycées professionnels du Nord et du Pas-de-Calais, où les assistantes administratives accompagnent les chefs d’établissement et les proviseurs.
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