Waarom komt minder kopen neer op beter kopen? Achter deze vraag gaat een ingrijpende transformatie van de inkoopfunctie schuil. Door de «juiste behoefte» weer centraal te stellen in de besluitvorming, stappen bedrijven over van een volumegerichte benadering naar een waardegerichte benadering. Een strategische hefboom die nog te weinig wordt benut en die inkopers uitnodigt om gebruikspatronen in vraag te stellen, overbodigheden te vermijden en duurzame prestaties te realiseren, binnen een alomvattende aanpak van verantwoord inkopen. Een toelichting door Bénédicte Serradeil, expert op het gebied van MVO-begeleiding en het koolstofarm maken van bedrijven.
Het begrip «rechtvaardige behoefte» neemt vaak een prominente plaats in binnen het beleid voor verantwoorde inkoop. Op papier is iedereen het erover eens. In de praktijk blijft het echter nog te vaak bij theorie.
En toch is dit ongetwijfeld een van de krachtigste – en meest onderschatte – hefbomen om de inkoopfunctie ingrijpend te veranderen. Het gaat namelijk niet alleen om een andere manier van inkopen, maar om een verandering van houding: de overstap maken van uitvoerder naar strategische partner in staat om vragen te stellen, richting te geven en soms zelfs nee te zeggen.
Achter dit begrip schuilt een eenvoudig, bijna ontwapenend idee: hebben we datgene wat we op het punt staan te kopen echt nodig?
De behoefte heroverwegen: een strategische uitdaging om minder te kopen
Tegen de achtergrond van economische druk, schaarste aan hulpbronnen en toenemende eisen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen is het niet langer houdbaar om «zoals voorheen» te blijven inkopen. Bedrijven moeten meer bereiken met minder, en tegelijkertijd hun ecologische voetafdruk te verkleinen en hun veerkracht te vergroten.
De uitgaven bedragen gemiddeld bijna 50 % van de omzet van bedrijven. Met andere woorden: door al in een vroeg stadium in te spelen op de behoefte kan een aanzienlijke prestatieverbetering worden gerealiseerd, die veel verder gaat dan alleen prijsonderhandelingen.
De ‘rechtvaardige behoefte’ markeert dus een fundamentele ommekeer: we gaan van een volumegerichte benadering over naar een waardelogica. Het gaat niet langer alleen om het optimaliseren van een prijs of het veiligstellen van een leverancier, maar om ervoor te zorgen dat de aankoop zelf relevant.
Want de beste aankoop… is vaak degene die je niet doet.
Door deze nieuwe kijk wordt de koper weer centraal gesteld in de bedrijfsstrategie. Hij wordt een een sleutelfiguur die in staat is om tegelijkertijd invloed uit te oefenen op :
- kostenbeheersing
- het verminderen van de milieueffecten
- de verbetering van de sociale omstandigheden in de waardeketen
- duurzame waardecreatie
Van de geuite behoefte naar de werkelijke behoefte: minder efficiënt inkopen
In de meeste organisaties verloopt het proces soepel:
1/ Allereerst geeft een voorschrijver een behoefte aan
2/ de koper handelt het af: hij verzoekt de markt en sluit vervolgens een overeenkomst
Efficiënt en traceerbaar, dat wel. Maar er wordt zelden vraagtekens bij geplaatst.
Maar tussen de uitgesproken behoefte en de werkelijke behoefte bestaat er vaak een aanzienlijk verschil.
Enkele concrete situaties
- Een systematische vervanging van de IT-apparatuur volgens een vooraf vastgestelde cyclus, zonder analyse van het daadwerkelijke gebruik of de staat van de apparatuur.
- De aankoop van nieuw meubilair bij een herinrichting, terwijl een deel van het bestaande meubilair hergebruikt zou kunnen worden.
- Het inschakelen van een externe dienstverlener terwijl bepaalde vaardigheden intern aanwezig zijn.
- De aanschaf van nieuwe apparatuur terwijl er ook tweedehandsoplossingen of gezamenlijk gebruik mogelijk zouden zijn.
- Bestellingen die «uit gewoonte» worden geplaatst omdat «we het altijd zo hebben gedaan» (bijvoorbeeld: kantoorbenodigdheden, promotieartikelen…).
Waarom lukt het ons niet om minder te kopen?
Deze praktijken zijn niet marginaal. Ze weerspiegelen denkwijzen die diep geworteld zijn in organisaties : veiligheid, standaardisatie, tijdwinst… maar zelden soberheid.
Dit verschil komt ook tot uiting in de individueel gedrag. Tegenwoordig doet iemand gemiddeld eens in de negen dagen een online aankoop. Tegelijkertijd geeft de meerderheid van de consumenten aan zich af te vragen of iets echt onmisbaar is voordat ze iets kopen… maar slechts een minderheid slaagt erin minder te kopen.
Zelfs de zogenaamde verantwoorde oplossingen zijn hier niet immuun voor: bijna één op de twee tweedehandsaankopen leidt in werkelijkheid tot een rebound-effect, waardoor mensen worden aangemoedigd om nog meer te kopen.
Met andere woorden: het gaat niet alleen om wat je koopt, maar ook om waarom je het koopt.
Maak onderscheid tussen behoefte, functie en oplossing om minder te kopen
De rol van de inkoper bestaat er dan in om even afstand te nemen en terug te keren naar de essentie: het gebruik en het doel.
Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen drie interpretatieniveaus :
1/ De geuite behoefte
«Ik heb een nieuwe computer nodig.»
2/ De verwachte functie
«Ik moet efficiënt kunnen werken.»
3/ Mogelijke oplossingen
Reparatie, upgrade, verhuur, gezamenlijk gebruik, aankoop van gereviseerde of nieuwe apparatuur.
Dit ontledingsproces, dat voortkomt uit de functionele analyse (een methode uit de techniek die in de inkoop nog te weinig wordt toegepast), maakt het mogelijk om afstappen van een denkwijze waarin oplossingen worden opgelegd, om alternatieven te verkennen die vaak eenvoudiger, zuiniger en milieuvriendelijker zijn.
Hij opent ook een een waardevol platform voor dialoog met de voorschrijvers, door het kopen te herpositioneren als één van de mogelijke oplossingen, en niet als iets vanzelfsprekends.
[Training] Door sociale, ecologische en ethische criteria mee te nemen in aankoopbeslissingen, vermindert u risico's, stimuleert u innovatie bij leveranciers en versterkt u het imago van uw merk. Wilt u de algehele prestaties van uw bedrijf verbeteren door middel van verantwoord inkopen? Bekijk dan het trainingsprogramma. Verantwoord inkopen: inkoopprestaties en MVO-kwesties op elkaar afstemmen.
De juiste behoefte integreren in de werkwijzen om minder te kopen
Het omarmen van de juiste behoefte is niet alleen een kwestie van goede bedoelingen. Het vereist dat de aanpak gestructureerd wordt en in de dagelijkse praktijk wordt verankerd.
Het begint allemaal met een systematische afweging voorafgaand aan aankopen. Een paar eenvoudige vragen kunnen de analyse namelijk al ingrijpend veranderen:
- Is deze behoefte echt onmisbaar?
- kan dit worden voorkomen, beperkt of uitgesteld?
- Is er een interne of gedeelde oplossing?
- Kan de levensduur van het bestaande gebouw worden verlengd?
- Is er een alternatief denkbaar dat minder gevolgen heeft?
- Wat zijn de totale kosten, afgezien van de aankoopprijs?
Als deze vragen op het juiste moment worden gesteld, maken ze het mogelijk om’veel onnodige of te grote aankopen vermijden.
Maar de sleutel ligt in de kwaliteit van de dialoog met de voorschrijvers.
Wat echt nodig is, kan niet van bovenaf worden opgelegd: het ontstaat door dialoog, inzicht in de beperkingen van het vakgebied en het zoeken naar passende oplossingen.
Dat houdt in dat de relatie tussen inkopers en operationele medewerkers verder ontwikkelen :
- de overstap maken van een dienstverleningsbenadering naar een partnerschapsbenadering
- kopers al in een vroeg stadium bij projecten betrekken
- de behoeften gezamenlijk in kaart brengen in plaats van ze achteraf te valideren
[Testimonial]
«In het kader van de vernieuwing van ons computerpark moesten we aanvankelijk 120 laptops vervangen die in het leaseovereenkomst waren opgenomen. Toen we de werkelijke behoefte samen met de IT-afdeling opnieuw bekeken, bleek dat slechts 35 computers daadwerkelijk aan vervanging toe waren. Voor de overige 85 volstonden een garantieverlenging en een uitbreiding van het werkgeheugen. Zo hebben we de focus verlegd naar de werkelijke doelstelling: onze medewerkers voorzien van krachtige apparatuur, tegen de laagst mogelijke kosten en met een verminderde impact op het milieu. Het resultaat: minder aankopen, aanzienlijke besparingen en een langere levensduur van de apparatuur.»
De instrumenten om deze transformatie te ondersteunen
Bijvoorbeeld:
- checklists met vragen die in de inkoopprocessen zijn geïntegreerd
- vereenvoudigde functionele analyses
- interne richtlijnen voor goede praktijken
- praktische informatiebladen waarin criteria op het gebied van duurzaamheid, repareerbaarheid en levenscyclus zijn verwerkt
- indicatoren waarmee het aantal vermeden aankopen kan worden gemeten
- ervaringsverslagen waarin zuinige benaderingen worden geprezen
Want het is van essentieel belang om zichtbaar te maken wat van nature niet zichtbaar is: een voorkomen aankoop.
Het FAST-diagram
Het FAST-diagram (Function Analysis System Technique) is een instrument voor functionele analyse dat wordt gebruikt om een behoefte te begrijpen en te structureren op basis van de functies die van een product, een dienst of een aankoop worden verwacht. Het doel ervan is eenvoudig: uitgaan van de vraag «Waar dient dit voor?» in plaats van «Wat moet er worden aangeschaft?».
Analysekader voor de juiste behoefte
1. Is de behoefte gerechtvaardigd?
- Welk doel moet worden bereikt?
- Is dit nu echt nodig?
- Kan het worden uitgesteld of verminderd?
2. Kunnen we de aankoop vermijden?
- Bestaat er al een interne oplossing?
- Is de apparatuur of dienst elders binnen het bedrijf beschikbaar?
- Is het mogelijk om samen te werken met een andere afdeling?
3. Kan het bestaande worden verlengd?
- Kan de huidige apparatuur worden gerepareerd of gemoderniseerd?
- Is een verlenging van de garantie of het onderhoud mogelijk?
- Kan de levensduur worden verlengd zonder dat dit ten koste gaat van het gebruiksgemak?
4. Zijn er alternatieven?
- Verhuur, uitlening of gedeeld gebruik?
- Een refurbished of tweedehands exemplaar kopen?
- Een gedeeltelijke dienst in plaats van een totaaloplossing?
5. Wat zijn de gevolgen?
- Wat zijn de totale kosten (aankoop, onderhoud, afdankingsfase)?
- Welke milieu- en sociale gevolgen zijn hieraan verbonden?
- Draagt de oplossing bij aan de MVO-doelstellingen van het bedrijf?
6. Hoe kunnen de resultaten worden gemeten?
- Hoeveel aankopen zijn er voorkomen?
- Welke besparingen zijn er gerealiseerd?
- Welke vermindering van de uitstoot of het afval is er gerealiseerd?
Meten om te sturen
Een van de grootste belemmeringen voor de invoering van het ‘juiste behoefte’-principe is dat het moeilijk te meten is. Organisaties zijn namelijk gewend om bij te houden wat ze aanschaffen, maar veel minder wat ze juist vermijden.
Toch zijn de voordelen heel reëel:
- onmiddellijke bezuinigingen
- vermindering van de uitstoot van broeikasgassen
- beperking van het verbruik van hulpbronnen
- afvalvermindering
Door geschikte indicatoren in te voeren, kunnen deze voordelen dus zichtbaar worden gemaakt en kan de aanpak worden gelegitimeerd. Dit kan bijvoorbeeld door:
- het bijhouden van de vermeden aankopen (aantal, gerealiseerde besparingen…)
- de berekening van de vermeden CO₂-uitstoot
- de langere levensduur van de apparatuur
- of de integratie van de juiste behoefte in de doelstellingen van de inkoopteams
Meten betekent ook de waarde erkennen van het werk dat vooraf is verricht, dat vaak onzichtbaar maar doorslaggevend is: het werk dat erin bestaat om niet te kopen.
Minder kopen om beter te kopen: een culturele ommekeer
Naast de hulpmiddelen en methoden houdt de juiste behoefte ook een een echte culturele ontwikkeling.
Wat de voorschrijvers betreft, gaat het erom dat ze bereid zijn om uitgedaagd te worden, bepaalde gewoontes in twijfel te trekken en duurzaamheidscriteria in hun beslissingen mee te nemen.
Voor kopers betekent dit dat ze nieuwe vaardigheden moeten ontwikkelen: actief luisteren, het vermogen om vragen te stellen zonder te blokkeren, pedagogische vaardigheden, invloed. Het gaat er niet om projecten te remmen, maar ze in de richting van relevantere oplossingen te sturen.
Deze houding kan soms ongemakkelijk lijken. Het vergt tijd, vertrouwen en een duidelijke ondersteuning door het management. Maar het maakt ook de weg vrij voor een inkoopfunctie die strategischer is, meer erkenning geniet en beter aansluit bij de huidige uitdagingen.
Uiteindelijk begint minder kopen met een vraag. Het gaat erom een eenvoudige reflex opnieuw aan te leren: de tijd nemen om jezelf de juiste vraag te stellen voordat je iets koopt. Probeer «hoe koop ik dit?» te vervangen door «moet ik dit kopen?». In een wereld waarin elke aankoop economische, sociale en ecologische gevolgen heeft, wordt deze vraag een daadwerkelijke uiting van verantwoordelijkheid. Wat als de mate van volwassenheid van verantwoord inkopen uiteindelijk minder wordt afgemeten aan de kwaliteit van de aanbestedingen… dan wel aan de relevantie van de geformuleerde behoeften? Beter kopen is goed. Minder kopen, als dat mogelijk is, is vaak nog beter.
