Pourquoi acheter moins revient à acheter mieux ? Derrière cette question se joue une transformation profonde de la fonction achats. En replaçant le « juste besoin » au cœur des décisions, les entreprises passent d’une logique de volume à une logique de valeur. Un levier stratégique encore sous-exploité, qui invite les acheteurs à questionner les usages, éviter l’inutile et créer une performance durable, dans une démarche globale d’achats responsables. L’éclairage de Bénédicte Serradeil, experte en accompagnement RSE et décarbonation des entreprises.
Le « juste besoin » est souvent affiché en bonne place dans les politiques d’achats responsables. Sur le papier, tout le monde est d’accord. Dans la réalité, il reste encore trop souvent théorique.
Et pourtant, c’est sans doute l’un des leviers les plus puissants – et le plus sous-estimé – pour transformer en profondeur la fonction achats. Car il ne s’agit pas simplement d’acheter autrement, mais bien de changer de posture : passer d’un rôle d’exécutant à celui de partenaire stratégique capable de questionner, d’orienter et parfois même de dire non.
Derrière cette notion se cache une idée simple, presque désarmante : avons-nous vraiment besoin de ce que nous nous apprêtons à acheter ?
Repenser le besoin : un enjeu stratégique pour acheter moins
Dans un contexte de pression économique, de tension sur les ressources et d’exigences croissantes en matière de responsabilité sociétale, continuer à acheter « comme avant » n’est plus soutenable. Les entreprises doivent faire mieux avec moins, tout en réduisant leur empreinte environnementale et en renforçant leur résilience.
Les achats représentent en moyenne près de 50 % du chiffre d’affaires des entreprises. Autrement dit, agir sur le besoin, en amont, constitue un levier de performance considérable, bien au-delà de la seule négociation des prix.
Le juste besoin marque ainsi un basculement fondamental : on passe d’une logique de volume à une logique de valeur. Il ne s’agit plus uniquement d’optimiser un prix ou de sécuriser un fournisseur, mais de s’assurer que l’achat lui-même est pertinent.
Car le meilleur achat… reste souvent celui que l’on ne fait pas.
Ce changement de regard repositionne l’acheteur au cœur de la stratégie de l’entreprise. Il devient un acteur clé capable d’agir simultanément sur :
- la maîtrise des coûts
- la réduction des impacts environnementaux
- l’amélioration des conditions sociales dans la chaîne de valeur
- la création de valeur durable
Du besoin exprimé au besoin réel : acheter moins efficacement
Dans la plupart des organisations, le processus est bien huilé :
1/ d’abord, un prescripteur exprime un besoin
2/ l’acheteur le traite : il consulte le marché, puis contractualise
Efficace, traçable, certes. Mais rarement questionné.
Or, entre le besoin exprimé et le besoin réel, il existe souvent un écart significatif.
Quelques situations concrètes
- Un renouvellement systématique du matériel informatique selon un cycle prédéfini, sans analyse de l’usage réel ni de l’état des équipements.
- L’achat de mobilier neuf lors d’un réaménagement, alors qu’une partie du mobilier existant pourrait être réutilisée.
- Le recours à une prestation externe alors que certaines compétences existent en interne.
- L’achat de matériel neuf alors que des solutions de seconde main ou de mutualisation seraient possibles.
- Des commandes réalisées « par habitude » parce que « on a toujours fait comme ça » (typiquement : la papeterie, les goodies…).
Pourquoi on n’arrive pas à acheter moins ?
Ces pratiques ne sont pas marginales. Elles reflètent des logiques profondément ancrées dans les organisations : sécurité, standardisation, gain de temps… mais rarement sobriété.
Ce décalage se retrouve également dans les comportements individuels. Aujourd’hui, une personne réalise en moyenne un achat en ligne tous les neuf jours. Dans le même temps, la majorité des consommateurs affirme se poser la question du caractère indispensable avant d’acheter… mais seule une minorité parvient à acheter moins.
Même les solutions dites responsables ne sont pas à l’abri : près d’un achat d’occasion sur deux génère en réalité un effet rebond, en incitant à acheter davantage.
Autrement dit : le problème n’est pas seulement ce que l’on achète, mais pourquoi on l’achète.
Distinguer besoin, fonction et solution pour acheter moins
Le rôle de l’acheteur consiste alors à faire un pas de côté et à revenir à l’essentiel : l’usage et la finalité.
On peut distinguer trois niveaux de lecture :
1/ Le besoin exprimé
« J’ai besoin d’un nouvel ordinateur. »
2/ La fonction attendue
« Je dois pouvoir travailler efficacement. »
3/ Les solutions possibles
Réparation, mise à niveau, location, mutualisation, achat reconditionné ou neuf.
Ce travail de déconstruction, issu de l’analyse fonctionnelle (méthode issue de l’ingénierie, encore trop peu utilisée en achats), permet de sortir d’une logique de solution imposée pour explorer des alternatives souvent plus sobres, plus économiques et moins impactantes.
Il ouvre également un espace de dialogue précieux avec les prescripteurs, en repositionnant l’achat comme une réponse parmi d’autres, et non comme une évidence.
[Se former] Intégrer des critères sociaux, environnementaux et éthiques dans les décisions d’achat, c’est réduire les risques, stimuler l’innovation avec les fournisseurs et renforcer l’image de marque. Vous voulez améliorer la performance globale de l’entreprise grâce aux achats responsables ? Découvrez le programme de la formation Achats responsables : concilier performance achat et enjeux RSE.
Intégrer le juste besoin dans les pratiques pour acheter moins
Adopter le juste besoin ne repose pas uniquement sur de bonnes intentions. Cela nécessite de structurer la démarche et de l’ancrer dans les pratiques quotidiennes.
Tout commence par un questionnement systématique en amont des achats. En effet, quelques questions simples peuvent déjà transformer l’analyse :
- ce besoin est-il réellement indispensable ?
- peut-il être évité, réduit ou différé ?
- existe-t-il une solution interne ou mutualisée ?
- peut-on prolonger la durée de vie de l’existant ?
- une alternative moins impactante est-elle envisageable ?
- quel est le coût global, au-delà du prix d’achat ?
Posées au bon moment, ces questions permettent d’éviter de nombreux achats inutiles ou surdimensionnés.
Mais la clé réside dans la qualité du dialogue avec les prescripteurs.
Le juste besoin ne peut pas être imposé de manière descendante : il se construit dans l’échange, la compréhension des contraintes métiers et la recherche de solutions adaptées.
Cela suppose de faire évoluer la relation entre acheteurs et opérationnels :
- passer d’une logique de service à une logique de partenariat
- intégrer les acheteurs en amont des projets
- coconstruire les besoins plutôt que les valider a posteriori
[Témoignage]
« Dans le cadre du renouvellement de notre parc informatique, nous devions initialement remplacer 120 ordinateurs portables prévus au contrat de location. En retravaillant le besoin réel avec la direction informatique, nous avons constaté que seuls 35 postes nécessitaient réellement un remplacement. Pour les 85 autres, une extension de garantie et une augmentation de la mémoire vive suffisaient. Nous avons ainsi recentré le besoin sur l’objectif réel : garantir des outils performants aux collaborateurs, au meilleur coût et avec un impact environnemental réduit. Résultat : moins d’achats, des économies substantielles et une durée de vie des équipements prolongée. »
Les outils pour soutenir cette transformation
Par exemple :
- check-lists de questionnement intégrées aux processus achats
- analyses fonctionnelles simplifiées
- guides internes de bonnes pratiques
- fiches pratiques intégrant des critères de durabilité, de réparabilité et de cycle de vie
- indicateurs permettant de mesurer les achats évités
- retours d’expérience valorisant les démarches sobres
Car il est essentiel de rendre visible ce qui, par nature, ne l’est pas : un achat évité.
Le diagramme FAST
Le diagramme FAST (function analysis system technique) est un outil d’analyse fonctionnelle utilisé pour comprendre et structurer un besoin à partir des fonctions attendues d’un produit, d’un service ou d’un achat. Son objectif est simple : partir de la question « À quoi cela sert ? » plutôt que « Que faut-il acheter ? ».
Grille d’analyse du juste besoin
1. Le besoin est-il justifié ?
- Quel objectif doit être atteint ?
- Ce besoin est-il indispensable maintenant ?
- Peut-il être reporté ou réduit ?
2. Peut-on éviter l’achat ?
- Une solution interne existe-t-elle déjà ?
- Le matériel ou le service est-il disponible ailleurs dans l’entreprise ?
- Peut-on mutualiser avec un autre service ?
3. Peut-on prolonger l’existant ?
- L’équipement actuel peut-il être réparé ou mis à niveau ?
- Une extension de garantie ou de maintenance est-elle possible ?
- La durée de vie peut-elle être allongée sans dégrader l’usage ?
4. Existe-t-il des alternatives ?
- Location, prêt ou partage d’usage ?
- Achat reconditionné ou de seconde main ?
- Prestation partielle plutôt que solution complète ?
5. Quels sont les impacts ?
- Quel est le coût global (achat, maintenance, fin de vie) ?
- Quels impacts environnementaux et sociaux sont associés ?
- La solution contribue-t-elle aux objectifs RSE de l’entreprise ?
6. Comment mesurer les résultats ?
- Combien d’achats ont été évités ?
- Quelles économies ont été réalisées ?
- Quelle réduction d’émissions ou de déchets a été obtenue ?
Mesurer pour piloter
L’un des freins majeurs au déploiement du juste besoin réside dans la difficulté à le mesurer. En effet, les organisations sont habituées à piloter ce qu’elles achètent, beaucoup moins ce qu’elles évitent.
Pourtant, les gains sont bien réels :
- économies budgétaires immédiates
- réduction des émissions de gaz à effet de serre
- limitation de la consommation de ressources
- diminution des déchets
Mettre en place des indicateurs adaptés permet donc de donner de la visibilité à ces bénéfices et de légitimer la démarche. Cela peut passer par :
- le suivi des achats évités (nombre, économies générées…)
- l’évaluation des émissions de CO₂ évitées
- la durée de vie prolongée des équipements
- ou encore l’intégration du juste besoin dans les objectifs des équipes achats
Mesurer, c’est aussi reconnaître la valeur du travail réalisé en amont, souvent invisible mais déterminant : celui qui consiste à ne pas acheter.
Acheter moins pour acheter mieux : une transformation culturelle
Au-delà des outils et des méthodes, le juste besoin implique une véritable évolution culturelle.
Côté prescripteurs, il s’agit d’accepter d’être challengés, de remettre en question certaines habitudes et d’intégrer des critères de durabilité dans leurs décisions.
Côté acheteurs, cela suppose de développer de nouvelles compétences : écoute active, capacité à questionner sans bloquer, pédagogie, influence. L’enjeu n’est pas de freiner les projets mais de les orienter vers des solutions plus pertinentes.
Cette posture peut parfois sembler inconfortable. Elle nécessite du temps, de la confiance et un soutien managérial clair. Mais elle ouvre aussi la voie à une fonction achats plus stratégique, plus reconnue et plus alignée avec les enjeux actuels.
En définitive, acheter moins commence par une question. C’est réapprendre un réflexe simple : prendre le temps de se poser la bonne question avant d’engager une dépense. Essayez de remplacer « comment acheter ? » par « faut-il acheter ? ». Dans un monde où chaque achat a des impacts économiques, sociaux et environnementaux, cette question devient un véritable acte de responsabilité. Et si, finalement, la maturité des achats responsables se mesurait moins à la qualité des appels d’offres… qu’à la pertinence des besoins exprimés ? Acheter mieux, c’est bien. Acheter moins, quand c’est possible, c’est souvent encore mieux.
