Opleiding : Handig, snel en efficiënt archiveren
Praktijkcursus - 2d
- 14u00 - Ref. CLA
|
Downloaden in pdf-formaat
Deze cursus delen via mail
 | Methoden, hulpmiddelen en technieken gebruiken voor het archiveren van documenten en informatie |
| Een classificatiemethode kiezen op basis van de informatie en het gebruik ervan |
| Je archiefsysteem organiseren en onderhouden, op papier of elektronisch |
| Procedures voor archivering en archivering implementeren |
Doelgroep
Iedereen die het archiveren van zijn eigen dossiers en het beheer van documentatie moet organiseren. Administratieve medewerkers of afdelingen.
Voorafgaande vereisten
Geen speciale kennis vereist.
Praktische modaliteiten
Praktisch werk
Afwisselend theoretische en praktische bijdragen: gebaseerd op de ervaring van elke deelnemer, analyse en verbetering van hun effectiviteit.
Opleidingsprogramma
1 De kenmerken van een classificatie definiëren en begrijpen
- Het bestand gebruiken: informatie, actie...
- De kenmerken van een dossier: wie, wanneer, welke vorm
- De sleutelrol van archivering bij het verzamelen en verwerken van informatie.
- De verschillende vijlgereedschappen en -methoden.
Praktisch werk
Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement des documents. Analyses des critères et des outils.
2 Organiseren en "ondersteunen" van uw archiefsysteem
- Zorg voor een gemeenschappelijke logica.
- De belangrijkste gevolgen van een slechte persoonlijke organisatie identificeren.
- Rationaliseer je werkruimte.
- Verminder bronnen van stress die te maken hebben met tijd en organisatie.
Praktisch werk
Classificatieorganisatie.
3 Informatie analyseren en een classificatiemethode kiezen
- De informatie analyseren die op je afdeling moet worden verwerkt.
- Activa en beperkingen identificeren.
- De vier principes van classificatie toepassen.
- De verschillende hulpmiddelen kennen voor een globaal overzicht: To-do-list, concept map.
- Het archiveringssysteem afstemmen op de kenmerken van het bedrijf en de gebruikers.
Praktisch werk
Vijlgereedschappen en -methoden.
4 Archivering organiseren op de computer
- Kies een duidelijke boomstructuur voor iedereen.
- Wees rigoureus in je keuze van bestandsnamen.
- Gebruik de tips om je e-mailinbox op te ruimen.
Praktisch werk
Boomoefening.
5 Toegang tot informatie vergemakkelijken voor iedereen
- Het proces definiëren voor het reorganiseren van het bestaande archiveringssysteem van een afdeling.
- Een archiefplan opstellen.
- Papieren en elektronische archivering op elkaar afstemmen.
- Zet een archiefsysteem op dat iedereen kan begrijpen: bestanden sorteren en herstructureren.
Praktisch werk
Zelfevaluatie van de sterke en zwakke punten van het huidige systeem
6 Procedures voor archivering en archivering implementeren
- Identificeer de lener en het doel van het formulier.
- Een outplacementprocedure bepalen: wie, waar, hoe?
- Procedures voor documentbeheer definiëren. Beveiligingsprocedures.
- Procedures voor bestandstoegang beheren en definiëren.
- Ken de wettelijke bewaartermijn voor documenten.
- Ontdek EDM.
Praktisch werk
Persoonlijk actieplan: het formaliseren van de acties die ondernomen moeten worden om je archiveringsplan te ontwikkelen.
Publicatiedatum : 28/08/2024
DEELNEMERS
Iedereen die het archiveren van zijn eigen dossiers en het beheer van documentatie moet organiseren. Administratieve medewerkers of afdelingen.
VOORAFGAANDE VEREISTEN
Geen speciale kennis vereist.
VAARDIGHEDEN VAN DE CURSUSLEIDER
De deskundigen die de cursus leiden zijn specialisten op het betreffende vakgebied. Zij werden geselecteerd door onze pedagogische teams zowel om hun vakkennis als hun pedagogische vaardigheden voor elke cursus die zij geven. Zij hebben minstens vijf tot tien jaar ervaring in hun vakgebied en oefenen of oefenden verantwoordelijke bedrijfsfuncties uit.
BEOORDELINGSMODALITEITEN
De cursusleider beoordeelt de pedagogische vooruitgang van de deelnemer gedurende de gehele cursus aan de hand van meerkeuzevragen, praktijksituaties, praktische opdrachten, …
De deelnemer legt ook van tevoren en naderhand een test af ter bevestiging van de verworven kennis.
TOEGANGSMODALITEITEN EN TERMIJNEN
De inschrijving dient 24 uur voor aanvang van de cursus plaatsgevonden te hebben.
TOEGANKELIJKHEID VOOR MINDERVALIDEN
Is voor u speciale toegankelijkheid vereist? Neem contact op met mevr. FOSSE, contactpersoon voor mindervaliden, via het adres psh-accueil@ORSYS.fr om uw verzoek en de haalbaarheid daarvan zo goed mogelijk te bestuderen.
Iedereen die het archiveren van zijn eigen dossiers en het beheer van documentatie moet organiseren. Administratieve medewerkers of afdelingen.
VOORAFGAANDE VEREISTEN
Geen speciale kennis vereist.
VAARDIGHEDEN VAN DE CURSUSLEIDER
De deskundigen die de cursus leiden zijn specialisten op het betreffende vakgebied. Zij werden geselecteerd door onze pedagogische teams zowel om hun vakkennis als hun pedagogische vaardigheden voor elke cursus die zij geven. Zij hebben minstens vijf tot tien jaar ervaring in hun vakgebied en oefenen of oefenden verantwoordelijke bedrijfsfuncties uit.
BEOORDELINGSMODALITEITEN
De cursusleider beoordeelt de pedagogische vooruitgang van de deelnemer gedurende de gehele cursus aan de hand van meerkeuzevragen, praktijksituaties, praktische opdrachten, …
De deelnemer legt ook van tevoren en naderhand een test af ter bevestiging van de verworven kennis.
PEDAGOGISCHE EN TECHNISCHE MIDDELEN
• De gebruikte pedagogische middelen en cursusmethoden zijn voornamelijk: audiovisuele hulpmiddelen, documentatie en cursusmateriaal, praktische oefeningen en correcties van de oefeningen voor praktijkstages, casestudies of reële voorbeelden voor de seminars.
• Na afloop van de stages of seminars verstrekt ORSYS de deelnemers een evaluatievragenlijst over de cursus die vervolgens door onze pedagogische teams wordt geanalyseerd.
• Na afloop van de cursus wordt een presentielijst per halve dag verstrekt, evenals een verklaring van de afronding van de cursus indien de stagiair alle sessies heeft bijgewoond.
• De gebruikte pedagogische middelen en cursusmethoden zijn voornamelijk: audiovisuele hulpmiddelen, documentatie en cursusmateriaal, praktische oefeningen en correcties van de oefeningen voor praktijkstages, casestudies of reële voorbeelden voor de seminars.
• Na afloop van de stages of seminars verstrekt ORSYS de deelnemers een evaluatievragenlijst over de cursus die vervolgens door onze pedagogische teams wordt geanalyseerd.
• Na afloop van de cursus wordt een presentielijst per halve dag verstrekt, evenals een verklaring van de afronding van de cursus indien de stagiair alle sessies heeft bijgewoond.
TOEGANGSMODALITEITEN EN TERMIJNEN
De inschrijving dient 24 uur voor aanvang van de cursus plaatsgevonden te hebben.
TOEGANKELIJKHEID VOOR MINDERVALIDEN
Is voor u speciale toegankelijkheid vereist? Neem contact op met mevr. FOSSE, contactpersoon voor mindervaliden, via het adres psh-accueil@ORSYS.fr om uw verzoek en de haalbaarheid daarvan zo goed mogelijk te bestuderen.
Dit programma is een origineel concept, ontwikkeld door de pedagogische teams van ORSYS Formation. Elke reproductie, weergave, aanpassing of exploitatie, geheel of gedeeltelijk, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ORSYS, is ten strengste verboden. ORSYS behoudt zich het recht voor om alle nodige maatregelen te nemen ter bescherming van haar intellectuele-eigendomsrechten.
Data en plaats
Selecteer uw locatie of kies voor de les op afstand en kies vervolgens uw datum.
Klas op afstand
Dernières places
Date garantie en présentiel ou à distance
Session garantie
Dit programma is een origineel concept, ontwikkeld door de pedagogische teams van ORSYS Formation. Elke reproductie, weergave, aanpassing of exploitatie, geheel of gedeeltelijk, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ORSYS, is ten strengste verboden. ORSYS behoudt zich het recht voor om alle nodige maatregelen te nemen ter bescherming van haar intellectuele-eigendomsrechten.